Při výběru ERP systému zákazníci zvažují především funkčnost, šíři podpory podnikových procesů a zkušenosti dodavatele. Co by však také neměli opomenout, je design, především způsob, jakým tvůrci systému dokázali propojit funkční a estetickou stránku navrhovaného produktu, a tím zajistit jeho dobrou použitelnost.

Funkčnost ERP systému

Funkčnost je věc technická a současné ERP systémy jsou schopny ji poskytnout ve velké šíři. Vzájemně se odlišují především v rozsahu podpory procesů v jednotlivých průmyslových odvětvích. Současný vývoj ekonomiky vyžaduje stále vyšší agilnost podniků, používání nových cest a postupů, což si žádá další novou funkcionalitu a vyšší komplexnost. ERP systémy se proto rozšiřují o další oblasti, jako je EAM, SCM, CRM, PLM, CPM, řízení projektů atd. Nejsou to však celky tvořené jednou aplikací, ale chytře a úzce do jednoho systému propojené různé aplikace určené pro různé typy pracovníků. Jako příklad můžeme uvést:

• účetní, nákupčí, plánovači a prodejci typicky pracují se základním klientem ERP systému, což je obvykle desktopová aplikace,
• kontroloři pracují v nástrojích typu business inteligence, které mají obvykle formu nástroje využívajícího Excel pro jeho silné analytické možnosti,
• vedoucí pracovníci a manažeři využívají on-line mobilní aplikace, aby mohli na cestách sledovat klíčové údaje a schvalovat požadavky na objednávky nebo fakturaci,
• designéři používají dokument management, integrovaný do desktopu,
• údržbáři používají speciální off-line mobilní aplikace, aby mohli i v těžko přístupných místech získat informace o prováděné opravě a reportovat jejich výsledek,
• pracovníci na projektech používají webového klienta, aby mohli rychle odepisovat prováděné činnosti,
• obchodníci využívají CRM systém pro možnost mít i ze vzdáleného místa všechny informace o zákaznících a zakázkách, využívají integrace Outlooku a CRM pro uchování důležitých informací.

Vzhled a použitelnost ERP systému

Vzhled je v dnešní době u většiny produktů na vysoké úrovni. ERP systémy se snaží svým vzhledem přiblížit prostředí spotřební elektroniky a inspirují se například u tabletů, iPhonů apod. Uživatelé musí být s ERP systémem spokojeni, musí jim být užitečný a musí se jim líbit – jen pak jej budou opravdu využívat. Je to stejné jako u auta, nestačí dobrý motor a spolehlivost, důležitá je i barva a tvar. A podobně, jako je auto součástí image jednotlivce, tak se i ERP systém stává částí image firmy.

Velmi důležitým aspektem každého informačního systému je i jeho dobrá použitelnost. Je nutné, aby uživatelé dokázali v systému udělat vše, co chtějí a potřebují. Tedy například najít informaci, vytvořit nákupní požadavek, vyřadit prodejní položku, zaregistrovat nový objekt majetku nebo uzavřít projekt. Znamená to také, že toto vše uživatelé dokáží udělat v rozumném čase a bez velkého přemýšlení, bez chyb a zásadních zklamání.

Nároky na uživatele

Je zřejmé, že stále se rozšiřující funkčnost a komplexnost ERP systémů vyžaduje schopnost uživatelů jednoduše je používat. Pokud nejsou systémy dostatečně intuitivní, pak to může znamenat problém. Samozřejmě je možné uživatele intenzivně školit, ale to s sebou přináší významné investice a jejich skutečný přínos je nízký. Důvody lze shrnout do následujících bodů:

• fluktuace – uživatelé (pracovníci) často fluktuují, což si žádá potřebu nového a nového učení,
• stárnoucí pracovní síly – generace obecně stárne, což snižuje schopnost učení,
• krátké pracovní úvazky – vyžaduje mít více pracovníků.

Situace se navíc nebude zlepšovat. Figuruje zde také faktor zapomínání, to co se uživatelé sice naučili, ale rutinně nepoužívají, pak mají tendenci zapomínat a s používáním systému mají problémy. Tato situace je dána také tím, že se mění struktura uživatelů a výrazně roste jejich počet. Podíváme-li se do historie, a nemusíme jít tak daleko, stačí dvacet let zpátky, počítačů v podnicích bylo velmi málo a byly určené pouze pro úzkou skupinu IT odborníků. A nebyla to pouze vysoká cena, která vymezovala jejich použití na úroveň velmi vzdělaných a dobře vyškolených pracovníků. Byla to také použitelnost uživatelského rozhraní, které bylo pouze textové a o intuitivnosti se nedalo hovořit.

S příchodem grafických rozhraní se situace významně zlepšila, schopnost používat ERP se přesunula od bílých plášťů více k běžným uživatelům. Jak však rostla funkcionalita a zvyšovala se podpora procesů, přinášelo to potřebu používání ERP pro stále větší počet uživatelů.

Dostupné statistiky z interních zdrojů IFS z roku 2010 a 2011 uvádějí, že počet uživatelů ERP systémů typicky odpovídá 25 procentům zaměstnanců. Výzkum byl proveden v průmyslových podnicích v České republice a dalších zemích Evropy ve velikosti od 100 do 2 000 zaměstnanců (statistický odhad počtu pracovníků: různé zdroje z internetu, přepočteno k roku 2010).

Země Počet zkoumaných firem (zákazníků a potenciálních zákazníků) Statistický odhad počtu pracovníků od 45 do 64 let (%) Poměr počtu uživatelů ERP k počtu zaměstnanců, započtena i licence pro mobilní aplikace (%)

Dalším faktorem uživatelského problému je způsob práce se systémem. Textové režimy sice byly zcela neintuitivní, ale měly jednu nepřekonatelnou výhodu. Byly velmi rychlé na pořizování dat. Určitě to potvrdí nejedna účetní, která si takový systém pamatuje. K funkcionalitě se dostávala přes nacvičené kódy a za celý den se nemusela dotknout myši. Do dnešního dne existují účetní společnosti, které externě zpracovávají účetnictví pro malé firmy a nedají na takovýto systém dopustit, neboť, jak tvrdí, ve Windows verzi systému není možné dosáhnout stejné efektivity jako ve verzi DOSové.

Rychlost manuálního pořizování dat už v běžných průmyslových podnicích ale není tolik významná, protože se jich manuálně pořizuje stále méně. Vydané faktury se vytvářejí a účtují automaticky, přijaté faktury přijímáme přes EDI, objednávky přes web, stav výroby se sleduje snímači přímo na výrobních strojích. Rutinní, opakované práce je tedy stále méně, na druhou stranu stále častěji děláme věci, které jsme dříve nedělali.

Jedná se buď o činnosti, kdy se mění struktura výroby, zavádí se nových výrobek, provádějí se změny v organizaci práce. Nebo je potřeba vyhledat informace o spotřebě materiálu ve vazbě na roční období a počet odstávek. Všechny tyto činnosti jsou jiné, děláme je poprvé, dělali se naposledy před dlouhým časem, nebo jsou jinak nestandardní a vyžadují určité schopnosti uživatelů. Ti je buď musejí umět, nebo ještě lépe, musejí být schopni efektivně intuicí přijít na to, jak danou činnost udělat.

V jednoduchosti krása

Proto se výrobci ERP velmi intenzivně zabývají designem a především použitelností. Podnikům to přináší možnost mít více specialistů v daném oboru – nákupčích, projektových manažerů, výrobních plánovačů, kontrolérů – a nemusejí se obávat situace, kdy musí dojít k nahrazení těchto pracovníků. S intuitivním ERP systémem do těchto nových lidí nebude třeba na počátku investovat tak vysoké částky na školení a oni budou schopni brzy po nástupu podávat vysoké výkony v oblastech, kde jsou odborníci.

Dlouhodobým cílem je, aby ERP systémy byly tak intuitivní, jako jsou například webové aplikace nebo samoobslužné odbavovací terminály na letištích. Když si v e-shopu kupujete nový telefon nebo si kupujete letenku pro svou další dovolenou, také nedostáváte žádné školení. Každá z těchto webových aplikací obsahuje i návod k použití, ale ruku na srdce, kdo ho kdy četl? Automaticky očekáváme, že ačkoliv zmiňované letenky na daném portálu kupujeme poprvé, tak intuitivně přijdeme na to, jak to udělat. A zvládají to i lidé výrazně dříve narození.

Jaký by tedy měl být moderní ERP systém, aby maximálně podpořil vaše podnikání? Intuitivní, efektivní a atraktivní!

Pavel Bláhovec
Autor pracuje jako ředitel obchodu a podpory ve společnosti IFS Czech.