Podle všech předpokladů by letošní rok měl být pro většinu firem ve znamení růstu. Řada z nich se proto ocitne na hranici, kdy nastane rozhodování, zda jim ještě stačí ekonomický informační systém, nebo zda už potřebují sofistikovaného pomocníka k řízení firmy, tedy ERP systém.

Klíčovou otázkou při takovém rozhodování je, jaký problém potřebuje firma vyřešit. Vedení společnosti ztrácí přehled o stavu jednotlivých zakázek, jejichž počet stále narůstá? Ve firmě bují administrativa a je stále těžší uhlídat, kde se který dokument právě nachází? Zaměstnanci ztrácejí drahocenný čas předáváním informací, které by bylo jednodušší sdílet v jednom systému? Většinou jde o kombinaci těchto problémů, jejichž důsledkem je problém nejzávažnější – horší produktivita práce a nižší ziskovost zakázek.

Aby lék zabral…

Zavedení ERP systému může při správném postupu vyřešit řadu problémů najednou. Předchází mu zpravidla interní analýza současného stavu a pojmenování problémů, což už samo o sobě znamená pro firmu určitý posun. Je třeba přesně definovat potřeby firmy a jednotlivých oddělení, aby bylo možné přichystat výběrové řízení.

Je třeba otevřeně mluvit o tom, jaké výhody zavedení systému firmě přinese, a komunikovat je směrem do všech oddělení. Zaměstnanci totiž zavedení systému mohou zpočátku vnímat jako něco, co pro ně bude znamenat víc práce.

Je výhodou vybrat systém, který je možné přizpůsobit stávajícím firemním postupům. Zároveň stojí za to, zejména pokud firma zatím patří k těm menším, využít zkušenosti dodavatele a nechat si poradit, jak je nejlépe zefektivnit. Při správném nastavení funkčních procesů se stanou pro rostoucí firmu přirozenými a stávající i noví zaměstnanci je lépe přijmou.

… a nezruinoval

Při přechodu z ekonomického systému na pokročilý software je velkým tématem cena a financování systému, který pro rostoucí firmu představuje významnou investici. Je dobré vědět, že je zde více možností.

Pokud si firma přeje investici rozložit v čase, je dobré zvolit systém, u kterého je možné jednotlivé moduly implementovat postupně. Ne vždy je ale vhodné takový postup zvolit, protože může znamenat nutnost přenášet data mezi nově implementovaným modulem a původními částmi software. V takovém případě je lepší jít cestou „standardu“, který obvykle řeší většinou potřeb, ale není stoprocentně přizpůsoben individuálním požadavkům. Implementace některých částí má pak dvě velké fáze „implementace standardu“ a „přizpůsobení standardu“. Docílíte tak nejen lepšího rozložení v čase, ale též možnosti revidovat původní požadavky na základě provozu standardu.

ERP systém jako služba

Zajímavou cestou pro financování může být „pronájem software“ (SaaS). Zákazník místo jednorázové částky platí pouze pronájem licencí. Je obvykle lhostejné, zdali je ERP systém nainstalovaný u klienta, či na serverech provozovatele (tzv. v cloudu), na kterého tak přechází náklady na správu datového uložiště a zodpovědnost za jeho dostupnost a bezchybný provoz. V tomto modelu je systém pružnější z pohledu počtu a rozsahu licencí a zákazník může obojí průběžně měnit podle toho, jak se mění počet zaměstnanců ve firmě. Pronájem softwaru je velmi vhodným řešením právě pro menší společnosti, kde se každá úspora počítá.

Jiným způsobem placení, který můžeme nazvat „cashflow friendly“, je rozdělení celkové sumy do splátek. Dodavatelé softwaru s takovou možností zpravidla počítají a vyjdou v této otázce klientům vstříc.

Myšlenky na budoucnost

Jak bylo výše zmíněno, představuje nákup ERP systému pro firmu významnou investici, proto je potřeba každý krok řádně zvážit a nic nepodcenit. Je třeba myslet na budoucnost, a to i dost vzdálenou, protože kvalitní software využívá firma i desítky let. Proto je dobré vybírat dodavatele, který na českém trhu působí už delší dobu, jeho vlastnická struktura i ekonomické výsledky jsou stabilní a je tudíž předpoklad, že v oboru zůstane ještě hodně dlouho. Zkušený dodavatel ERP systému také lépe provede procesem implementace, zajistí dlouhodobě kvalitní zákaznický servis a odborná školení pro uživatele.

Důležitým vkladem do budoucnosti je také zkušený člověk na straně objednatele, který bude dodavateli při implementaci kvalitním partnerem. Jeho úlohou bude nejen kontrola kvality implementace, hlídání termínů, ale také komunikace s klíčovými uživateli a vedením společnosti a zajištění jejich součinnosti. Kvalitní implementace je totiž klíčem k budoucímu efektivnímu využívání ERP systému.

Mgr. Petr Klapka Autor článkuje ředitelem společnosti Vision Praha s.r.o.