Versino Solution Factory: oborová řešení SAP pro malé a střední podniky

Značka SAP je ve světě podnikových informačních systémů dlouhodobě vnímána jako „drahá“ a určená pro „ty velké“. Přitom již několik let je dostupné řešení SAP Business One zaměřené na nejnižší segment trhu, které v ČR využívá více jak dvě stě organizací, celosvětově pak více jak 30 700 firem. Jaké jsou hlavní vlastnosti tohoto produktu a co lze na jeho bázi vybudovat za oborová řešení, to si představíme v následujícím dílu našeho seriálu.

Základní charakteristika SAP Business One

Informační systém SAP Business One byl vyvinut speciálně pro potřeby malých a středních firem. Toto řešení vzniklo původně akvizicí společnosti Top Manage. Proto má také SAP Business One technologický základ odlišný od systémů, které používají jádro SAP ERP.

SAP Business One je sice systém určený primárně pro nejnižší segment trhu, při výběrových řízeních v průmyslových podnicích však často konkuruje i řešením, která jsou určena pro větší společnosti. Ceny těchto projektů se obvykle pohybují v rozmezí jednoho až dvou milionů korun za kompletní dodávku, která zahrnuje licence, servisní poplatek za první rok provozu, implementační služby a nezbytnou hardwarovou a softwarovou infrastrukturu. Na druhou stranu mohou malé nebo začínající firmy nyní využít speciální nabídky na SAP Business One Starter Package, kde se celková cena projektu může dostat i pod hranici sto tisíc korun.

Dashboard vedoucího obchodu včetně hlášení a výstrah

SAP Business One je dodáván prostřednictvím nepřímého obchodního modelu. Zkušení partneři dokážou na této platformě nabízet procesně přizpůsobená řešení pro vybraná odvětví. Příkladem může být společnost Versino CZ, která pod značkou Versino Solution Factory kombinuje vlastní oborové know-how s produkty třetích stran a spolehlivou architekturou IBM a Citrix.

Aplikace pro malé a střední podniky

Versino CZ nasazuje SAP Business One do typických malých a středních společností. Vytváří pro ně oborová řešení, a to ve čtyřech hlavních směrech: plánování a řízení výroby, projektově zaměřené služby, řešení pro velkoobchodní podniky a řešení pro organizace s velkým podílem servisní činnosti.

Společnost vyvíjí také univerzální moduly a aplikace, jako je například Versino Country Package, který slouží k vylepšení podpory národního prostředí a legislativy ČR i SR, nebo Versino Portal Factory, jež je určeno ke zpřístupnění informací ze SAP Business One do podnikového intranetu. Versino Mobile Agent pak zajišťuje mobilní podporu prodeje.

Společnost se zaměřuje také na podporu manažerského rozhodování. Vlastní řešení Versino Report Factory představuje sadu předpřipravených šablon interaktivních rozhodovacích tabulí (dashboards) pro sledování a analýzu klíčových ukazatelů (KPI), které jsou integrovány přímo v ERP systému nebo portálovém řešení. Versino CZ nabízí také pokročilá řešení Business Intelligence vybudované na bázi SAP Crystal Solution a Paris Technologies – Power OLAP.

Proč zákazníci kupují SAP Business One?

SAP Business One užívá v současnosti více jak 30 700 zákazníků po celém světě. Systém se neprodává po modulech, zákazník při jeho koupi získává veškerou funkcionalitu. K dispozici jsou také speciální licence pro určité typy uživatelů, které umožňují optimalizovat skladbu a cenu licence.

Společnosti nasazují tento informační systém z různých důvodů. K těm nejčastěji zmiňovaným patří plná provázanost všech jeho částí (modulů) a intuitivní uživatelské rozhraní se snadným ovládáním. Pozitivně hodnocena je také schopnost konsolidovat agendy vedené v různých specializovaných aplikacích nebo mimo informační systém. Významnou vlastností je rovněž vícejazyčnost a globální podpora produktu, což je velkou výhodou při vstupu firmy na zahraniční trhy nebo jejím zapojení do mezinárodního obchodu.

Kmenová data obchodního partnera

Velmi ceněna je vysoká úroveň flexibility. Ta dovoluje partnerům relativně snadno přizpůsobovat produkt „na míru“ a vyvíjet vlastní oborová řešení. Zákazníkům pak poskytuje široké možnosti úprav uživatelského rozhraní či nastavení infrastrukturních aplikací typu workflow. V neposlední řadě rozhoduje renomé značky SAP a zázemí světové jedničky na trhu ERP systémů, které představuje dostatečnou záruku vývoje systému do budoucna.

Architektura systému, technické vlastnosti a inovace

SAP Business One používá technologie Microsoftu – databázový stroj Microsoft SQL Server a sadu kancelářských aplikací Microsoft Office. Systém je provozován na dvouvrstvé architektuře klient/server, přičemž na straně uživatele se instaluje technologie tlustého klienta. Pro vzdálený přístup k aplikaci se používá technologie nulového klienta, jako je například Citrix XenApp Fundamentals nebo různé druhy klientů pro mobilní telefony či tablety, jež dodává přímo SAP. Alternativním způsobem přístupu k údajům uloženým v systému je také integrace s MS Outlook, který může sloužit jako datová základna kontaktů a klientská aplikace pro zaznamenávání aktivit s obchodními partnery. K napojování jiných aplikací, konsolidaci mezi firmami, komunikaci s mobilními zařízeními či pro automatizovaný přenos dat mohou uživatelé systému zdarma využít integrační platformu SAP Business One Integration (B1i). Její součástí jsou mimo jiné přednastavené scénáře, například pro propojení se SAP ERP.

Zakázkové úpravy SAP Business One se provádějí s využitím standardních funkcí dostupných uživatelům přímo v aplikaci (např. vytváření tabulek, úpravy vstupních obrazovek, doplňování uživatelsky definovaných polí, automatizace plnění či kontroly hodnot atd.). Požaduje-li zákazník rozsáhlejší úpravy, pak mohou vývojáři použít tzv. nástroje SDK (Software Development Kit). SDK umožňuje při použití běžných programovacích nástrojů přistupovat k datovým objektům a objektům uživatelského rozhraní systému přes aplikační vrstvu (API), kterou dodává a garantuje přímo SAP. Výhoda tohoto řešení spočívá především v tom, že jádro systému a jeho aplikační logika nejsou nijak zakázkovými úpravami narušeny, a dodavatel tak může garantovat plnou funkčnost a kompatibilitu celého řešení i při budoucích inovacích produktu.

Ty se provádí v několika úrovních. Hlavní verze produktu, které obsahují významná rozšíření a změny, přichází na trh zhruba v tříletých intervalech. Přibližně každý rok jsou pak poskytována dílčí vylepšení systému, ta však v zásadě vychází z příslušné hlavní verze produktu. Ve dvou- až tříměsíčních intervalech SAP uvolňuje tzv. opravné balíčky, které obsahují především aktualizace legislativy, korekce nedostatků a také drobná vylepšení prováděná na základě zpětné vazby od zákazníků.

Plánování kapacit v Ganttově grafu

Uživatelské prostředí

V roce 2010 představil SAP novou verzi systému, která nese označení 8.8. Revolučních změn v této verzi doznalo právě uživatelské rozhraní. To nyní obsahuje mnoho nástrojů pro optimalizaci rutinní práce s informačním systémem. Jedním z nich jsou osobní kokpity. Kokpity mohou být také sdílené v rámci oddělení nebo celé firmy.

Uživatel si sám v jedné obrazovce může shromáždit potřebné funkce a informace, které jsou přístupné z jednoho místa. Do kokpitu je možné snadno umístit několik typů pomůcek. Jsou to všeobecné funkce systému, hlášení a výstrahy, prohlížeč internetu, přehled otevřených dokladů a manažerské interaktivní tabule. Veškeré úpravy rozhraní pak lze provádět pomocí jednoduché funkce „drag and drop“. Další užitečnou pomůckou jsou tzv. hlášení a výstrahy. Ta na základě předdefinovaných pravidel slouží k upozorňování na důležité události. Podobně je tomu u seznamu otevřených dokladů. Ty si uživatel rovněž sám nadefinuje a má je pak přístupné přímo ve svém rozhraní.

Poslední významnou uživatelskou vlastností, kterou stojí za to zmínit, je vyhledávání informací napříč celým systémem, tedy nad jeho databázovými tabulkami. Je třeba podotknout, že tuto možnost poskytují konkurenční ERP systémy spíše výjimečně.

Jednoduchost, intuitivnost a interaktivita ovládání SAP Business One je tedy vtělena do těchto tří charakteristických vlastností:

• dostupnost – jakoukoliv informaci lze mít přístupnou z jednoho místa uživatelského rozhraní,
• dohledatelnost – jakoukoliv informaci lze vyhledat napříč databázovými tabulkami systému, popřípadě zpodrobnit funkcí drill-down,
• orientace na objekty – pomůcky a funkce lze v rámci uživatelského rozhraní rozmisťovat přetažením myší z nabídky systému a pracovat s nimi způsobem drag and drop jako s objekty.

Správa výrobních příkazů s vazbou na prodejní zakázky

Oborové řešení pro výrobní podniky

Versino Production Factory je oborové řešení určené pro řízení zakázkové nebo malosériové výroby. V určitých případech však dokáže uspokojit i organizace zabývající se kontinuální či velkosériovou výrobou. Podle způsobu odběru produkce jej lze nasadit ve výrobě na sklad, zakázku, montáž na zakázku i produkci investičních celků, respektive inženýring. Řešení zahrnuje nástroje pro kompletní zpracování zakázky, od stádia úvodního jednání se zákazníkem přes vytvoření a předání zakázky do výroby až po finální distribuci. Přitom je zaměřeno na fázi vytváření montážní zakázky na základě různých kritérií plynoucích z technologické přípravy výroby, materiálových potřeb, zaplánování do výroby, hodnototvorných i podpůrných procesů.

Jeho hlavní předností je možnost sledování průběhu a stavu zakázek v reálném čase prostřednictvím odváděcích terminálů ve výrobě a grafická vizualizace formou Ganttova diagramu. Další silnou stránkou je podpora detailnějšího rozpracování plánu na základě výrobních dávek. Jedná se o možnost následného rozdělení výrobních zakázek, které jsou sdruženy do jednoho plánu na dávky, které lze společně uvolňovat do výroby. Kromě jiného obsahuje také konfigurátor výrobků, který umožňuje vytvořit konkrétní sestavu výrobku. Jedná se o krokový konfigurátor fungující na řádcích prodejních dokladů.

Oborové řešení používá společnost USSPA, lídr českého trhu a jeden z předních evropských výrobců akrylátových masážních van a bazénů, firma Giga vyrábějící jeřábová a zvedací zařízení nebo producent městského mobiliáře a kovových konstrukcí firma Kovocité. Dále je nasazeno například ve společnosti Dura-Line CT, zabývající se produkcí a prodejem plastových potrubních systémů, firmě Polstrin Design, která vyrábí čalouněný nábytek, nebo společnosti Arkov zabývající se výrobou a opravami hydraulických válců.

Řízení projektů a servisních služeb

Společnost Versino CZ dále nabízí a rozvíjí oborové řešení určené pro zakázkově nebo projektově orientované společnosti, a to pod názvem Versino Project Factory. Zákazníci stále častěji požadovali, aby byly do systému zakomponovány funkce pro řízení zakázek i některých dalších vnitropodnikových agend formou projektů, zejména pak v oblasti plánování operativních činností a financí. Versino Project Factory je nasazeno například ve společnosti RWE Plynoprojekt, která se zabývá projektováním v oblasti plynárenství, provozem plnicích stanic zemního plynu, prodejem a servisem plynárenských výrobků. K dalším uživatelům patří například Výzkumný ústav železniční nebo Envi-Pur, společnost zaměřená na dodávky v oblasti čištění a úpravy vody a vzduchu.

Organizacím s významným podílem servisních služeb je určeno řešení Versino Service Factory. To poskytuje nástroje pro plánování a řízení servisních zakázek a sledování jejich plnění po celou dobu životního cyklu. Zahrnuje rovněž podporu řízení servisních techniků, alokaci zdrojů, kapacit a sledování důležitých finančních ukazatelů. Nabízí také evidenci všech zařízení, na něž je poskytována servisní podpora, servisní dispečink s přidělováním oprav technikům na základě jejich odbornosti nebo vytíženosti, navíc s integrovanou službou Google Maps a Google Earth. Nechybí ani vícekanálové řízení kontaktů, které může sloužit jak zákazníkům, tak servisním pracovníkům. Versino Service Factory používá například společnost Impromt Computer poskytující servis v oblasti IT a Perfekt Servis zajišťující služby pro koncové uživatele bílé domácí techniky a ostatních elektrických spotřebičů.

Plánování oprav pomocí Google Maps

Řízení velkoobchodu a portálové řešení

Versino Distribution Factory je oborové řešení vyvinuté pro zákazníky z řad velkoobchodních a distribučních společností. Jeho hlavním přínosem je rozšíření standardních funkcí SAP Business One tak, aby bylo možné co nejpružněji a automatizovaně odbavovat zakázky a poskytovat údaje o jejich aktuálním stavu. Do oborového řešení bylo zakomponováno řízení tradičních i elektronických distribučních kanálů, a to na bázi EDI, mobilních klientů či webového obchodu.

Versino Distribution Factory umí vytvářet nabídky z katalogů zboží, které jsou založeny v samostatné databázi. Zároveň umí automaticky připravit dodávky a jejich balení pro přepravní služby, poskytuje sledování zásilek, kontroluje vyúčtování přepravních služeb a provádí rozesílání upomínek podle neprovedených úhrad zaslaného zboží. Jeho klíčovou vlastností je schopnost práce s více variantami artiklů. Umí samozřejmě pracovat také s reklamacemi a veškerými atributy, které se jich týkají (evidence způsobů řešení zjištěných vad zboží, prodejních dokumentů atd.). Oborové řešení používají například společnosti Milpex, distributor sportovních oděvů a spodního prádla, Alfavaria Group, prodejce průmyslového nářadí, MPL Trading, velkoobchod se stavebním materiálem, nebo Popilka, přepravce a prodejce pohonných hmot.

Společnost Versino CZ má ve své nabídce také horizontální (odvětvově neutrální) řešení. Jedním z nich je Versino Portal Factory. Tento portál slouží k vytvoření intranetového prostředí umožňujícího přímý přístup k datům a distribuci informací uložených v databázi SAP Business One širší skupině pracovníků než jen uživatelům tohoto systému. Řešení je koncipováno jako modulární, přičemž jednotlivé moduly lze dále upravovat a doplňovat o další funkce nebo obsah. Řešení lze rozšířit například o interaktivní rozhodovací tabule, řízení a schvalování dokladů pomocí workflow či podporu práce servisních techniků a obchodních zástupců.

Jak pořídit SAP Business One

SAP Business One se licencuje na pojmenovaného uživatele, což znamená, že každý, kdo vstupuje do systému, musí mít svou vlastní licenci. Ty jsou dvojího typu – Professional a Limited. Profesionální licence poskytuje uživateli právo zápisu i pohledu do všech modulů systému. Omezené licence jsou navrženy tak, aby odpovídaly určitým rolím, například obchodníkům, servisním pracovníkům, účetním apod. Licence lze kombinovat, a to tak, aby zejména v malých a středních firmách systém respektoval existenci sdružených rolí. Jeden pracovník tak může mít například limitovaný přístup k nákupu a zároveň k řízení obchodní agendy v oblasti prodeje. Cenová politika je příznivá. Licence například pro deset uživatelů lze pořídit již od 250 tisíc korun. Záleží především na kombinaci jednotlivých typů licencí pro daný implementační projekt.

Novinkou je speciální licence určená pro potřeby malých firem do pěti uživatelů, které se zabývají především obchodní činností nebo poskytováním služeb a chtějí začít využívat možností komplexního ERP systému. Cena jedné uživatelské licence SAP Business One Starter Package je devatenáct tisíc korun včetně databáze.

Versino CZ zajišťuje veškeré služby, které jsou spojeny s implementací systému u zákazníka. Servisní služby k SAP Business One poskytuje jak výrobce, tak Versino CZ. Servis se obvykle hradí formou paušální platby na uživatele. Zákazníci, kteří již mají systém v rutinním provozu, mohou také zvolit platbu za určitý časový fond, z něhož jsou potom čerpány člověkohodiny na servisní práce. Vzhledem k tomu, že jim dodavatel přes helpdesk zajišťuje podrobný přehled využívání služeb, mohou si tak zvolit model řízení servisu, který je pro ně výhodnější.

Na pořízení a implementaci SAP Business One s oborovým řešením Versino lze využít financování od IBM nebo SAP. Obě společnosti poskytují své služby na úhradu celého projektu včetně softwaru, hardwaru, infrastruktury, implementačních i servisních služeb.

Petr Sodomka, Dagmar Šulová
Petr Sodomka je předsedou Centra pro výzkum informačních systémů, docentem Fakulty podnikatelské VUT v Brně a jednatelem poradenské společnosti CVIS Consulting. Dagmar Šulová je manažerkou poradenských projektů a odbornou konzultantkou poradenské společnosti CVIS Consulting.