V dnešní době je projektové řízení často skloňovaným pojmem. V silně konkurenčním prostředí je nutné být lepší než ostatní, což ale znamená budovat svou práci na pevných a spolehlivých základech. Tím máme na mysli dobré plánování, včasné předání jednotlivých etap projektů, dodržování termínů předání, vhodné sestavení lidských zdrojů a operativní zastupitelnost, či dostatečná časová i finanční rezerva. Rovněž stanovení jasných a pevných cílů projektů s daným finančním rozpočtem patří mezi základní požadavky dobře zvládnuté a odvedené práce, spojené s budováním dobrých obchodních vztahů.

Ať už se jedná o výrobní, obchodní, či služby poskytující firmu, cíl je vždy společný. Nebýt ve ztrátě a neztratit klienta. Co ale přesně znamená řízení projektů a zakázek, pro koho je vhodné a kdy má společnost uvažovat o této činnosti, si povíme v následujícím článku.

Řízení bez systému je cestou ke ztrátě klienta

Dnešní zákazník je velmi náročný, možná si řeknete zhýčkaný a požaduje odvedenou práci v co nejkratším termínu, garanci ceny, eliminaci vlastních investovaných nákladů a sankce za případné nedodržení termínů předání etapy či díla jako takového. Klient, kterého jednou zklamete ať prodloužením termínu dodání či prodražením projektu ztratí důvěru, která se jen těžko vrací zpět. Proto je dobré těmto kritickým událostem předcházet a ne nadarmo se říká, že štěstí přeje připraveným. Řízení projektů a zakázek se zpravidla skládá z mnoha činností a úkolů, které běží paralelně vedle sebe, či na sebe navazují. Mezi ně patří zejména stanovení a dodržení cílů projektu, rozplánování a rozdělení na etapy a termíny předání jednotlivých etap, vyčlenění lidských zdrojů, rozpočet projektu, sledování rentability atd. Jak je patrné, řízení projektů a zakázek je natolik náročnou záležitostí, že je nutné mít tým lidí s jasně rozdělenými a definovanými úkoly, nebo projektového manažera a systém, který zajistí černou práci a hlavně ušetří čas a náklady na lidské zdroje. Uvolní ruce a zajistí klidný spánek řídícím pracovníkům, kteří tak nemusejí v hlavě nosit veškeré informace o průběhu a dění okolo projektů a zakázek.

Výhody řízení projektů a zakázek v ERP systému

Stále je mnoho firem, které používají separátní systém na řízení projektů a zakázek, kdy je tento stav dán historií, nadstandardními požadavky, či pořizovací cenou. Oproti tomu je využíván ERP systém na ostatní agendy typu účetnictví, mzdy, CRM atd. Toto řešení je poměrně nešťastné hned z několika důvodů. Kromě nutnosti znát ovládání a vnitřní logiku dvou systémů a to nejen na úrovni uživatelské, ale i administrátorské, je hlavní problém v nedostatečném propojení a sdílení informací oddělených systémů. Komunikace zpravidla probíhá přes tzv. importní můstky, což je poměrně nákladné a na míru vytvořené propojení systému s výměnou nezbytně nutných dat. Firmy mají většinou vyšší požadavky na výměnu dat, nicméně díky vysoké ceně programování můstků se musí spokojit se základními informacemi. Dalším aspektem, který celé řešení prodražuje je údržba. Jelikož o sobě oba systémy neví, stává se poměrně často, že po upgrade na vyšší verzi jednoho ze systémů přestane propojení fungovat a musí se opět za nemalé náklady přizpůsobit. Výhody integrace projektového řízení a zakázek v ERP systému tedy spočívají zejména v ušetření práce obsluhy, jednotnosti struktury dat a plného propojení na ostatní agendy systému jako je účetnictví, kdy je možné rovnou fakturovat a účtovat projekt či jeho část, mzdy kdy je možné jednotlivé výkony na projektech započítat do mzdového listu, nebo napojení na výrobní agendy. Máte přehled o rentabilitě projektů či zakázek, porovnání plánu a reálného plnění, možnost sledovat práci na projektech a zakázkách včetně přehledu volných kapacit. Nezanedbatelnou výhodou tohoto řešení je i jeden dodavatel, se kterým řešíte Vaše požadavky a provoz systému.

Porovnání plánu a reality

Většinou má projektové řízení dvě hlavní funkce. Slouží pro řízení interních projektů (například zavedení IS ve společnosti, různé marketingové akce a podobně) a pro řízení externích zakázek. Projektové řízení je pak navrženo jako nástroj pro řízení zakázky. Pro snadné první naplánování struktury projektu slouží tabulka velmi podobná způsobu pořízení projektu v MS Project (obrázek č.1).

Obr. č 1: Ganttův diagram v ERP systému Vision32

Z obrázku je patrné, že snadno a přehledně vytvoříte strukturu projektu a nastavíte hlavní vazby jednotlivých prvků (nebo též etap, částí, úkolů a podobně) projektu. Každý prvek lze zjednodušeně považovat za projekt uvnitř hlavního projektu a takto se i chová. Co je velice důležité, že se nejedná o pasivní grafický výstup, ale o aktivní prvky. Můžete tak pomocí myší posouvat projekt či projekty na časové ose a měnit tak datum realizace, kdy se v závislosti na posunutém termínu dynamicky mění i navázané lidské zdroje. Kdykoliv je možné kliknout na projekt či etapu a z grafické části se dostat do klasického zobrazení prohlížeče systému (obrázek č. 2).

Obr.č.2: naplánované fáze projektu včetně stavů v ERP systému Vision32

Počet úrovní je neomezen. Každý prvek obsahuje všechny důležité informace včetně názvu a čísla prvku, termíny, soupis dílčích prvků, dokumentaci s možností vkládání příloh (textové dokumenty, pdf, xls, obrázky, výkresy, maily a podobně), odpovědné osoby, soupis zdrojů včetně jejich kapacitního vytížení, plán materiálu, výkonů, subdodávek, skutečnou spotřebu materiálu, výkonů a subdodávek. Každý prvek zároveň obsahuje nastavení fakturace. Systém umožňuje projekt fakturovat buď podle skutečnosti, nebo podle předem naplánovaných částek. Obě metody lze kombinovat a doplnit o fakturaci víceprací či tvorbu zálohových faktur. Přehledně na jednom místě můžete porovnávat plán vůči realitě a včas přijmout opatření, pokud ukazatele projektu indikují, že se projekt či jeho etapa nedá realizovat v termínu či za předpokládaného rozpočtu.

Hlídání nákladů, režie a celkové rentability

U projektů a zakázek je velice důležité ekonomické hledisko, tedy kalkulace a celkový rozpočet. Z jednoho místa, tak lze sledovat, zdali je některá část projektu prodělečná a co překročení rozpočtu způsobilo (obrázek č.3)

Obr. č.3: rozpočet projektu v ERP systému Vision32

Podstatnou část nákladů na jednotlivých projektech a zakázkách tvoří mzda pracovníků, kteří realizují jednotlivé etapy. Proto je velmi důležité dobré zaplánování a využití lidských zdrojů. Zdrojem přitom může být například profese (opravář, programátor a podobně) nebo konkrétní pracovník. Kromě lidských zdrojů může být plánována i kapacita strojů, vozidel apod.. Plánování probíhá automaticky, na základě Vámi definovaných pravidel, s následnou možností manuálních úprav, kdy je možno využít zkušeností plánovačů nebo řešit konflikty v kapacitním plánu. Vytížení zdroje je znázorněno v procentech a barevně (obrázek č.4). Důležitým nástrojem je potom sledování skutečných výkonů jednotlivých pracovníků, porovnání s plánem a okamžité promítnutí těchto nákladů do finančního vyhodnocení projektu. Zde se jedná o unikátní řešení, kdy jsou náklady na mzdy pracovníků ihned započítávány do výsledku projektu, aniž by bylo nutné čekat na měsíční zpracování mezd.

Obr.č.4: plánování zdrojů za využití kalendářů v ERP systému Vision32

Chcete-li se dozvědět více o projektovém řízení a řízení zakázek, navštivte stránku www.vision.cz/funkcni-rozsah-erp-vision32/projekty/projektove-rizeni-zakazek-podrobne.aspx.

Projektové řízení není věda, ale je dobré být připraven, protože jak již bylo zmíněno, štěstí přeje připraveným.

Ladislav Vaníček
obchodní manažer Vision Praha s.r.o.