Trendem poslední doby jsou řešení, která zvládnou zastřešit veškeré firemní informace a flexibilně podporovat všechny důležité firemní procesy v návaznosti na uživatelské role. Zaměření uživatelského rozhraní na konkrétní pracovní místa totiž výrazně usnadňuje práci s ERP systémem.

Aby mohly firmy obstát v sílící konkurenci globálních trhů, musí své koncepce vytvářet na strategické i operativní úrovni, optimalizovat zdroje a neustále organizovat nové struktury. V dnešní době je totiž podmínkou úspěchu dynamický růst společnosti. Cykly se zrychlují a kdo jim nestačí, zaplatí svou firmou. Pomoci přitom může informační systém, který přináší podporu jak pro zavedené a rutinně používané procesy, tak pro operativní reakce na proměny i výzvy trhu a zákaznické požadavky.

Pokud je informační systém správně zvolen a naimplementován, výrazně zvyšuje konkurenceschopnost společnosti zefektivněním a zrychlením řídicích, ekonomických, obchodních a výrobních procesů. Implementaci navíc firmy mohou vnímat jako výzvu a jedinečnou příležitost, která je dokáže očistit od procesního balastu. Samotný ERP systém by měl mít integrován nástroj pro modelování procesů s navazujícím aparátem workflow. Chtěl bych ale zdůraznit, že s procesním řízením nevystačíme. Prakticky v každé organizaci probíhají v rámci jejího vývoje složité jednorázové akce, které je nutné řídit projektově. Někdy je na projektovém řízení založen i hlavní proces organizace. Proto vidím jako významnou výhodu, pokud má v sobě informační systém integrován také nástroj pro projektové řízení.

Každý zaměstnanec v závislosti na své pozici vyžaduje od softwaru rozdílné informace a funkce. Jaké konkrétní firemní procesy dokáží v dnešní době informační systémy podpořit v závislosti na rolích svých uživatelů? Například pro vedení firmy jsou důležitá konsolidovaná a provázaná data. Spolehlivé informace jsou zásadní pro správná a včasná manažerská rozhodnutí, diferencovanou práci se zákazníky, zrychlení a zpřesnění kontaktu s nimi, ale také pro správnou volbu dodavatelů zboží a služeb. Proto firmy upřednostňují sjednocené platformy, ve kterých nemohou vznikat datové duplicity. Zde dostávají prostor sofistikované technologie, kam patří například nástroje spadající do skupiny Business Intelligence, které mohou sloužit například pro sledování trendů v rámci odbytu. Za důležité pro vedení firem považuji i nástroje pro projektové řízení, bez kterých není možné řídit rozsáhlé akce spojené s „přelaďováním" organizace na nově stanovované strategické cíle.

Pro obchodního ředitele jsou klíčové všechny procesy, do kterých spadá obchodní plánování, porovnávání zamýšlených a skutečných prodejů nebo akvizice nových příležitostí. Důležitý je dokonalý přehled o zákaznících a zajištění komunikace s nimi – ta by měla mimo jiné zachytit i detailní pohled na jednotlivé obchodní případy. K řízení obchodního týmu je nezbytné mít možnost zobrazovat data jednotlivých obchodníků za určité období. V novodobém systému by neměly chybět funkce, které podporují zpracování přijatých objednávek především z hlediska potvrzování termínů dodání a tvorby vydaných objednávek ve vazbě na stavy zásob a dodací lhůty zboží, respektive ve vazbě na plánování výroby. Zde přicházejí ke slovu funkcionality zahrnované pod zkratky CRM a APS, tedy řízení vztahů se zákazníky a pokročilé plánování.

Tak jako se za poslední dobu změnila role ekonomického ředitele, změnil se i jeho přístup k využívání informačního systému. Protože ekonomická krize již odezněla, finanční ředitel se nutně nemusí soustředit na osekávání nákladů. Aktuálně je oceňovaná operativní reakce na změny, což vyžaduje přesné metody měření. Stále je ale nutné, aby ekonomický ředitel sledoval procesy, které souvisí s tvorbou rozpočtu a průběžnou kontrolou jeho plnění jak za celou organizaci, tak za jednotlivá střediska, a dále procesy související s řízením finančních toků. Proto je důležité, aby měl informační systém kvalitní nástroje pro sledování cash flow a s tím souvisejícího stavu placení pohledávek a závazků.

ERP systém musí umět řídit i operativně přizpůsobovat procesy, které souvisí s požadavky dodavatelsko-odběratelského řetězce. Důležité jsou procesy týkající se plánování výrobních zakázek s ohledem na měnící se situaci v oblasti přijatých objednávek, výrobních kapacit a dodávek materiálu. Zvláště zde se ukazuje akutní potřeba funkcionalit pro pokročilé plánování výroby (APS).

Na rozdíl od situace před deseti lety je dnes většina ERP systémů schopna podpořit většinu výše uvedených klíčových procesů. I když se ERP systémy značně liší svou komplexností, umí řešit svoji případnou nedostatečnost vzhledem k potřebám svých zákazníků využitím nástrojů třetích stran, na které se dokážou s většími či menšími obtížemi napojit.

Jiří Melzer Autor je zakladatel a předseda představenstva společnosti DC Concept a. s.