Požadavky na ERP systém se v čase výrazně proměnily. Dříve byl kladen důraz především na jejich funkční část – na schopnosti efektivní práce s daty, stabilitu, bezpečnost a možnosti customizace procesů a struktury dat. Uživatel se musel nový systém naučit používat takový, jaký byl, a zvykat si na nové uživatelské prostředí při každém přechodu na nový systém nebo jeho novou verzi.

V dnešní době je čím dál podstatnější také vizuální stránka, jednoduchost a intuitivnost uživatelského rozhraní. Při výběru nového ERP systému pro společnost hrají klíčovou roli manažeři, kteří budou také uživateli, a prioritou začíná být rychlost a jednoduchost, se kterou jsou schopni získat pro ně podstatné informace ze systému.

Většina moderních ERP systémů je koncipována tak, aby se ovládala přes internetový prohlížeč, a uživatel k nim přistupuje jako k jakékoliv jiné webové stránce. Z toho také plyne současný trend, ve kterém jsou vytvářena GUI těchto systémů, kdy využívají známé prvky jako například záložky nebo dílčí menší okna, do kterých jsou sdruženy jednotlivé základní prvky systému.

Výhodu z tohoto ohledu pochopitelně mají mladší systémy, které byly v tomto duchu již navržené a mohou tím pádem využít všech prvků, jež dnešní webdesign nabízí. Tam, kde tradiční systémy mohou působit zastarale a neresponzivně, nabídne moderní řešení, dynamický vzhled a široké možnosti přizpůsobení. Jedná se o systémy navržené a sestavené pro potřeby dnešního trhu. Zůstává klíčové, aby moderní ERP řešení bylo vytvořené v souladu se zásadami responzivního designu, takže je optimalizované a využitelné na široké paletě přístrojů od tradičního webového prohlížeče na stolním počítači přes tablety až po chytré mobilní telefony.

Obr. 1: Dříve byl kladen důraz především na funkčnost (vzhled ERP systému z přelomu tisíciletí). Zdroj: Oracle

Zejména mobilním zařízením se přikládá velký význam, přičemž manažeři vyžadují, aby mohli k datům přistupovat i na cestách. Ať už se jedná o pouhou kontrolu podřízených a výsledků firmy nebo o vzdálenou účast ve schvalovacím procesu, systémy musí být pro tyto případy plně optimalizované.

Uživatelské rozhraní je dynamickou součástí moderního řešení

Diverzifikace současného trhu naznačuje, že i nejlépe navržený systém nemusí plně vyhovovat každé společnosti ve stavu, v jakém je zpočátku dodáván. Moderním trendem se také stává cílené zobecnění systému při jeho prodeji, kdy řešení nabízí pouze základní procesy, které jsou univerzální pro většinu společností, a jednotlivá specifika vyplývající z potřeb každého podniku jsou dodána na zakázku. Takovýto typ systému je označován jako platforma, na základě které se teprve dodatečně vytvoří cílené řešení pro daný podnik. Možnost customizace neboli zakázkové úpravy je zcela klíčovou vlastností daného řešení a může rozhodnout o přijetí nebo odmítnutí systému. Toto je první možnost přizpůsobení systému pro potřeby dané společnosti a je řešena již při jeho implementaci.

Další variantou úpravy je customizace uživatelského prostředí pro potřeby jednotlivých oddělení společnosti, pracovních pozic, případně konkrétních zaměstnanců, pokud mají specifické požadavky. Bezpečnost systémů je řešena systémem přístupových rolí a vlastnosti uživatelského rozhraní je také možné definovat na základě těchto rolí. V praxi to znamená, že každý zaměstnanec má po přihlášení do systému k dispozici moduly, se kterými nejčastěji pracuje. Toto řešení zvyšuje efektivitu práce uživatele, zjednodušuje jeho pohyb systémem a tím také nepřímo snižuje náklady a potřebný čas na proškolení.

Obr. 2: Dashboard moderního ERP řešení, zde ukázka ze systému NetSuite

Prostředkem k tomuto zjednodušení jsou tzv. dashboardy. Tyto specializované stránky sdružují potřebné odkazy k navigaci systémem pro daného uživatele. V moderních systémech je možné na dashboard navíc přidat další funkcionality systému: výsledky vyhledávání, aktivní připomínky, grafické znázornění klíčových ukazatelů nebo například kalendář s událostmi svými i svých podřízených. Díky tomu, pokud jsou tyto stránky správně navržené, uživatel prakticky nemusí dashboard opustit a veškerou svou běžnou pracovní agendu zvládne v jemu známé části systému.

Dashboardy jsou navržené tak, aby jejich jednoduchá úprava byla zvládnutelná uživatelem bez potřeby kontaktování technické podpory. Tyto úpravy zahrnují reorganizaci stránky, přidávání a odebíráni jednotlivých dílčích oken a také jejich základní nastavení, kdy je možné například filtrovat výsledky vyhledávání nebo určovat časový rámec pro zobrazená data.

Základem se stává mobilní přístup

Mobilní zařízení zaznamenala v posledních pěti letech obrovský boom. Postupně jsme byli svědky přechodu klasických mobilních telefonů na smartphony, ke kterým se později přidaly i výkonné tablety. Tato zařízení se stala v průběhu času plnohodnotnými doplňky manažerů, kteří začali vyžadovat optimalizaci ERP systémů pro tato zařízení a také je hojně využívají při každodenní práci.

Obr. 3 a 4: Moderní systém umožňuje komplexní práci s informacemi a transakcemi i na cestách (ukázka z mobilní aplikace NetSuite)

Přistupovat k systému z mobilních zařízení je v zásadě možné dvěma způsoby. První je přihlášení přes mobilní internetový prohlížeč stejným způsobem jako na počítači. Tento způsob přístupu klade vysoké nároky na design systému, kdy je nutné upravit stránky podle velikosti a druhu zařízení tak, aby byl obsah vždy jednoduše dostupný a dobře čitelný. Stránky jsou v ideálním případě navržené zvlášť pro mobilní telefony a zvlášť pro tablety, aby optimálně využily dostupnou plochu displeje. Dostupný obsah se tedy může v závislosti na zařízení lišit. Tam, kde mobilní telefon zobrazí pouze text, je tablet schopný zobrazit i graf, případně jiné složitější struktury, které by na menším displeji smartphonu byly nepřehledné.

Druhým a sofistikovanějším typem přístupu do systému je dedikovaná mobilní aplikace. Nespornou výhodou je možná úplná optimalizace pro koncové zařízení a plná kontrola nad způsobem, jakým bude na zařízení obsah zobrazen. Z toho vyplývá další výhoda, kterou je zpřístupnění obsahu systému pro libovolnou mobilní platformu a možné sladění vzhledu aplikace s designem operačního systému mobilního zařízení, jež dále zpříjemní zážitek z užívání. Tento způsob přístupu je pracnější na vytvoření, ale výhody jsou natolik zřejmé, že kvalitní mobilní přístup k systému se stal jakousi vizitkou moderního ERP řešení a stává se dalším důvodem, proč se pro daný systém rozhodnout, nebo jej naopak zavrhnout.

Ze špičkového GUI netěží pouze interní uživatelé

V současnosti nesmí být uživatelské rozhraní systému chápáno pouze ve vztahu k vnitřnímu prostředí společnosti. Jakkoliv je důležité, aby práce zaměstnanců v systému byla co možná nejefektivnější, je zároveň důležité, jak se společnost prezentuje ve vztahu k vnějšímu světu. Dnes je podle serveru evermechant.com v prostředí internetu každou minutu prodáno zboží za téměř 2,5 milionu dolarů. Mít vlastní způsob, jak nabízet a prodat své zboží online, může být klíčové pro přežití společnosti na trhu. Dnešní systémy proto nabízejí určitý stupeň adaptace pro tuto potřebu. Jednat se může o tradiční e-shop s nákupním košíkem v jednodušším případě až po kompletní internetová centra pro obsluhu zákazníků a obchodních partnerů, která nabídnou vlastní přihlášení, přístup k historii transakcí, adresář kontaktů, správu vráceného zboží, pokročilou práci s položkami v katalogu při nákupu nebo správu plateb za zboží.

Vzhledem k tomu, že se jedná o vizitku společnosti v online prostředí, musí systémy nabízet možnosti individualizace těchto modulů tak, aby odpovídaly nejen předmětu podnikání firmy, ale rovněž, aby odrážely firemní identitu a zapadly do stylu, kterým se prezentuje na trhu.

Na dnešním saturovaném trhu neslouží vzhled systému pouze k jejich vzájemnému rozlišení. Uživatelské rozhraní je navrženo tak, aby zefektivnilo práci zaměstnanců. Správně navržený systém také umožňuje manažerům dostat se ke všem potřebným informacím co nejrychleji a zároveň na jejich základě přijímat rychlá rozhodnutí, a to i z mobilních zařízení, pokud je potřeba. Všechny tyto prvky posouvají grafické uživatelské rozhraní moderních systémů mezi jejich klíčové prvky.

Zdeno Dubnička
Autor článku je konzultant a vývojář ve společnosti ARC Consulting s.r.o. se zkušenostmi z mezinárodních projektů implementace a customizace ERP systémů.