Přihlášení ERP news
Partneři webu
- Centrum pro výzkum informačních systémů
- CVIS Consulting
- Komplexní informační systém K2
pro management podniků
Co vás čeká při implementaci IS (seriál 1.díl) |
Úterý, 16 Listopad 2010 16:25 |
Celý proces implementace je možné rozdělit do následujících hlavních kroků: - definování rozsahu činností, které je potřeba informačním systémem podpořit (tvorba požadavků a zadání)
- vyhledávání a rozhodování o vhodném systému (výběr)
- proces samotné realizační fáze (implementace)
- vlastní využívání informačního systému a jeho údržba (produktivní provoz)
Jednou z nejvíce podceňovaných fází je tvorba požadavků a zadání. A to i přesto, že tato fáze může mít ve finále největší dopad do celkových nákladů na implementaci. Častou chybou je vydefinování maximálních požadavků na budoucí systém, které následně vedou k předimenzovanému řešení. Takový systém pak nabízí funkcionalitu, která je využívána jen okrajově (případně vůbec). Opačným přístupem je stručné vydefinování požadavků, kdy zákazník očekává celou řadu funkcí jako „samozřejmé“ a ve výsledku pak dochází k potřebě neustálého upřesňování zadání, kdy tyto změny se následně negativně promítají do celkové ceny řešení. Již od počátku je dobré pracovat i s myšlenkou definice klíčových ukazatelů, na základě kterých bude společnost schopna posuzovat přínos informačního systému pro její business. Z pohledu firmy proto může dobře zvládnutá fáze přípravy ušetřit nemalé finanční prostředky a je potřeba se jí důkladně věnovat. V rámci fáze výběru je dobré neopomenout pohled na celkové náklady, které je potřeba na informační systém vynaložit. Jedná se především o náklady na pořízení systému a dále potřebné provozní náklady, které sebou používání informačního systému nese. V oblasti informačních systémů je dnes již běžná praxe ročních poplatků na údržbu, jejíž součástí je často telefonická podpora, nárok na nové verze a především dílčí updaty systému, např. z důvodu úprav legislativy. Implementace systému se může projevit i v potřebě investovat do celkového IT vybavení ve společnosti, častým doprovodným jevem je plošná výměna koncových stanic, tak aby tato zařízení splňovala hardwarové požadavky budoucího systému. Na všechny tyto aspekty je potřeba ve fázi výběru pamatovat, problematika celkových potřebných nákladů je odborně označována jako „total cost of ownership (TCO)“ – celkové náklady na vlastnictví. Vlastní průběh implementace znamená pro společnost mimořádnou situaci, kdy je potřeba v rámci běžného života realizovat projekt změny. Samotná změna je již od počátku u většinu pracovníků vnímána jako věc „obtěžující“, je proto potřeba s odporem ke změně počítat (tento odpor je zcela přirozený, změny má rád málokdo). Pro členy týmu znamená projekt časové vytížení nad rámec jejich standardní náplně, při plánování kapacit a termínů se na tyto skutečnosti musí brát zřetel. I z tohoto důvodu je dobré mít od začátku vydefinované motivační nástroje, které dává firma v rámci projektu k dispozici. Pro úspěšné zvládnutí celého projektu implementace je nutná podpora vedení společnosti, pro potřeby řešení projektových problémů je nutné, aby vedoucí projektu dostal od vedení jasné kompetence a byl nastaven interní mechanismus, jak případné problémy v rámci firmy řešit ve spolupráci s managmentem. Pro mnoho firem poslední krok začíná a končí dnem spuštění nového systému. Produktivní provoz je ale fází, kterou lze charakterizovat celý „životní cyklus“ využívání informačního systému. V jeho průběhu je nutné řídit budoucí změny či úpravy v rámci systému, je potřeba vyhodnocovat přínosy informačního systému pro společnost (např. ve vazbě na klíčové ukazatele). Celá řada požadavků na funkcionalitu systému navíc přichází na řadu až po určitém čase (reporting, vyhodnocování dat), tyto požadavky nesmějí „zapadnout“. Proto i této fázi je potřeba věnovat dostatečnou pozornost a management společnosti by měl definovat jasného „šéfa“, který informační systém ve společnosti zastřešuje. Tak jak bylo zmíněno již u fáze výběru, provozní náklady jsou nezanedbatelnou položkou v celkové ceně, kterou společnost do systému investuje. Uvedeným krokům se ve větším detailu budeme postupně věnovat v dalších částech našeho seriálu. Pavel Rek |