Payday Loans
OpenOffice

Banner

Přihlášení ERP News


OpenOffice

Partneři webu

RED Online

Čtvrtek, 25 Únor 2010 15:42

Řešení na platformě Microsoft Dynamics NAV pro developery

developerDevelopment ve stavebnictví zaznamenal během hospodářské recese významný pokles, ať už hovoříme o stavbách pro komerční využití, nebo pro rezidenční bydlení. Přesto, nebo právě proto mohou nyní developeři využít tento „oddechový čas“ k automatizaci a zefektivnění stávajících procesů a posílit tak svou konkurenceschopnost pro období oživení poptávky po stavebních projektech. Bohužel se k takovému kroku na trhu nenabízí mnoho softwarových řešení a k tomu ještě na různých úrovních zpracování, kvality i funkčního zaměření. Představme si proto zajímavé oborové řešení s velkými ambicemi na platformě Microsoft Dynamics.

Real Estate Development (RED Online) – tak zní název nového oborového řešení společnosti Essence International, která patří k předním dodavatelům Microsoft Dynamics NAV v České a Slovenské republice. Essence působí na trhu s podnikovým softwarem od roku 2000. Původně vznikla jako vývojové centrum britské firmy, které poskytovalo programátorské služby pro implementace tehdejšího produktu Navision v zahraničí. Na počátku byly veškeré aktivity společnosti směřovány mimo ČR s tím, že se portfolio služeb postupně rozšířilo o zjišťování požadavků zákazníků, testování a dodávku systému včetně zajištění veškerých implementačních prací. Na český a slovenský trh firma vstoupila v roce 2003 a nyní zde realizuje sedmdesát procent své činnosti.

Proč vytvářet oborová řešení

Původní zaměření společnosti na vývoj softwaru ovlivnilo i její další směřování. Pro Essence je typická vynikající znalost produktu a souvisejících technologií, na obchod a marketing je kladen podstatně menší důraz. Pomalejší rozvoj v obchodní oblasti je však plně vyvažován kvalitou tuzemských i zahraničních projektů. Za všechny uveďme implementaci NAV ve společnosti Baumatic, včetně na míru připraveného řešení řízených skladů, nasazení NAV ve společnosti Adast, předního českého výrobce tiskařských strojů, nebo mezinárodní implementační projekt pro jedno z největších světových hudebních vydavatelství, společnost EMI.

Zkušenosti získané při řešení mezinárodních i domácích projektů společnost postupně zúročovala při tvorbě oborových řešení. Pro vedení firmy jde o podstatný rys celopodnikové strategie. „Bez specializace na vybrané obory nebudou mít IT firmy na trhu takovou sílu jako v minulosti. Pro dlouhodobou spolupráci se zákazníky je důležité porozumět jejich detailním požadavkům, hovořit s nimi jejich jazykem a připravovat jim takové inovace původního řešení, které budou respektovat trendy daného odvětví,“ zdůvodňuje oborovou orientaci Martin Borusík, obchodní ředitel společnosti.

Dva směry rozvoje a počátek RED Online

Společnost Essence nabízí oborové řešení pro zakázkově orientované společnosti – typicky pro firmy podnikající v oblasti IT, marketingu, služeb a samozřejmě také výrobní podniky. Posledně jmenovaná skupina firem tak může získat detailní pokrytí plánování a řízení sériové i kusové výroby založené na rozsáhlém víceúrovňovém kusovníku, z něhož lze zkompletovat finální produkt obsahující desítky tisíc komponent (např. tiskařský stroj vyráběný společností Adast). Kromě již zmíněné podpory řízeného skladu může Essence k vertikálnímu řešení nabídnout také vybudování manažerského systému na bázi Targit Business Intelligence Suite. I když toto BI řešení není v ČR příliš známo, patří v Evropě na přední příčky pomyslného žebříčku – používá jej více jak 3 100 zákazníků.

Druhým preferovaným oborem se stalo projektování, realizace a financování staveb za účelem komerčního využití nebo vytvoření bytových prostor – jinými slovy development ve stavebnictví. Prapočátkem vývoje developerského řešení se stala v roce 2005 spolupráce se známou společností Sekyra Group, pro niž Essence vyvinula na bázi NAV funkcionalitu pro řízení ekonomiky a financí. K ní navíc přibyl vývoj na zakázku s cílem centralizovat řízení účetnictví, vztahů se zákazníky a dodavateli u osmdesáti dceřiných společností tehdejší korporace, vytvořit příslušné replikace a konsolidovat veškeré informační toky a procesy. Ostatní funkčnosti důležité pro developera zajišťovala jiná partnerská společnost, neboť takový byl tehdy požadavek klienta.

Po zkušenosti s projektem u Sekyrovy korporace dostala společnost Essence nabídku vytvořit ucelené developerské řešení pro firmu Crestyl, která v současnosti rozvíjí v patnácti lokalitách investice za více jak jednu miliardu eur. Tuto výzvu se podařilo Essence úspěšně naplnit, a to až na úroveň řízení stavebních objektů, obytných jednotek či milníků jednotlivých projektů. K vytvoření samotného oborového řešení napomohli nejen další zákazníci z oblasti stavebnictví, jako například Avia, člen skupiny Odien Group, ale také firmy, pro něž Essence vyvíjela některé společné funkčnosti. Jde především o již zmíněné replikace, které se podařilo v rámci páté verze NAV zcela sjednotit a standardizovat.

Replikace nyní disponují vlastním nástrojem, který umožňuje vybrat libovolnou databázovou tabulku a vytvořit k ní replikační model pro libovolnou firmu. Tato zobecnělá technologie našla využití nejen u developerů. Úspěšně je využívají i další společnosti, jako například My Dva Holding, výrobně-obchodní společnost zajišťující interiéry a další služby pro developerské projekty, nebo firma European Data Project, která se zabývá kovovýrobou, výrobou a pronájmem výherních automatů.

Specifika developerského odvětví

Podnikání v oblasti stavebního developmentu se neobejde bez vytváření firem za účelem realizace jednotlivých projektů, uskutečňování fúzí a odprodejů celých společností. Tento postup je pro developery nezbytný. Celý proces je spouštěn vyhledáváním příležitostí, které se odehrávají na úrovni mateřské firmy. Je-li takováto příležitost nalezena a ekonomicky vyhodnocena, začne oslovování investorů. Mateřská firma vytvoří pro daný konkrétní projekt dceřinou společnost, čímž se zajistí transparentnost veškerých finančních toků a vlastnické struktury, zejména vůči bankám, akcionářům či dalším institucím podílejícím se na jeho financování.

Po dobu výstavby komerčního objektu developer zajišťuje i budoucí nájemce a po jeho dokončení je těmto nájemcům objekt předán k vlastnímu užívání. Developeři obvykle staví komerční objekty za účelem prodeje celého objektu jako funkčního celku. Předmětem prodeje je tak z důvodu daňové optimalizace i již uzavřených nájemních smluv celá dceřiná společnost. Po dobu výstavby rezidenčních objektů je developerem zajišťován také prodej rezidenčních jednotek (bytů, garáží, sklepů atd.). Po dokončení výstavby, kolaudaci objektu a předání bytů developerovi zůstává původní dceřiná firma jako „prázdná skořápka“, kterou vypořádá vůči investorům – formou podílů, garantovaných výnosů apod. Po určitém čase je firma zlikvidována nebo se stane předmětem akvizice ze strany mateřské společnosti.

Proč jsou replikace důležité právě pro developery

Jak je zřejmé z předchozího popisu hodnototvorného procesu, replikace představují pro developera klíčový nástroj k řízení a konsolidování báze dat v složité struktuře subjektů a často prováděných změn. Z technologického hlediska představuje proces replikace kopírování a údržby databázových objektů ve více databázích, které dohromady tvoří distribuovaný databázový systém. Je-li provedena změna v nějaké databázové tabulce, dojde k jejímu zachycení, lokálnímu uložení a následně přeposlání a konsolidaci v centrální databázi. Replikace zabezpečuje uživatelům rychlý lokální přístup ke sdíleným datům. Zároveň zvyšuje dostupnost dat, neboť vytváří alternativu přístupu k nim.

Informační systém zahrnující replikace pak developerům dovoluje zavést libovolný počet mateřských firem v databázi a pracovat s jejich kmenovými daty. Na mateřské firmy pak lze navázat dceřiné společnosti, pod nimiž jsou realizovány jednotlivé developerské projekty. Prakticky se postupuje například takto: je třeba vytvořit mateřskou společnost v ČR a na Slovensku a pod nimi pak následně zřídit dceřiné firmy – jednotlivé developerské projekty tak, aby jejich databázové tabulky se zákazníky, dodavateli a předkontacemi (nastavením účtů) bylo možné centrálně řídit pod každou mateřskou firmou zvlášť. Založení jakékoliv nové společnosti pak znamená jednoduchou operaci s nastavením příslušných replikací a zahájení ostrého provozu (účtování) v řádu několika minut.

Důvody implementace centrálního informačního systému

Uživatele developerských společností lze bez nadsázky označit za velmi schopné, což se projevuje hlavně v nadstandardních nárocích při vytváření vlastního řešení. Problém znamenají zejména roztříštěné agendy, kdy si jednotlivá oddělení vytváří vlastní databáze se strukturou dat, která je potřebná právě pro účely daného oddělení. Tímto dochází často k chybám při zpracování dat, neboť není zpravidla dostatečně zajištěna jejich správnost. Z toho plyne taktéž časová náročnost při zpracování reportů (bankám, akcionářům, managementu), neboť je nutné zpracovávat a uchovávat také vlastní zdrojová data. Další oblastí, kterou systém musí pokrývat, je správa, autorizace a archivace dokumentů. Centrální informační systém by také měl obsahovat plnou podporu podnikových procesů.

Hlavním cílem nasazení oborového řešení je sjednocení a centralizace dat a zavedení reportingu tak, aby management mohl sledovat on-line například dodržování rozpočtů, cash flow a zda není nějak ohrožena návratnost investice.

Základní stavební kameny RED Online

Oborové řešení RED Online se skládá ze základní části (Microsoft Dynamics NAV), kterou tvoří moduly pro vedení běžných účetních agend a projektové řízení. Dalšími volitelnými součástmi jsou systém pro řízení dokumentů (DMS), rezervační systém (zejména pro rezervace bytových jednotek) a obecné datové rozhraní (pro externí prodejní a marketingové webové prezentace atd.).

Základním stavebním kamenem modulu Projekty i ostatních agend developerského řešení je karta projektu a rozpočet. Projekt a zjednodušený rozpočet se v mateřské společnosti zakládá již ve fázi akvizice, tedy v době, kdy ještě neexistuje dceřiná firma. Je-li projekt vyhodnocen jako životaschopný, založí se v databázi dceřiná společnost, do níž je následně převeden. Projekt lze kdykoliv vyhodnocovat a samozřejmě porovnávat jeho jednotlivé fáze mezi sebou.

V rámci přípravy se následně dopracovávají nákladové i výnosové položky rozpočtu. Výnosové řádky jsou doplňovány pomocí agendy stavebních objektů, jednotek, rozkladů jednotek a autorizovaných ceníků. Všechny změny prvotních agend prodeje se pak automaticky promítají do výnosů rozpočtu. Jednotlivé projekty lze sdružit pod jednu hlavičku projektu. Uživatel může zadávat pouze nákladové projekty (příprava staveniště, inženýrské sítě atd.). Konkrétní struktura společnosti a projektů vychází vždy z potřeb daného projektu.

Autorizace a řízení dokumentů

Vzhledem k tomu, že se při realizaci developerských projektů pracuje s vysokými částkami, je nezbytně nutné kontrolovat skutečné náklady dle stanovených rozpočtů, což by bez propracovaného systému autorizací rozpočtů i dokladů nebylo možné. Každá změna rozpočtu vyžaduje autorizaci oprávněných osob, a to dle míry zásahu (změna v kapitole bez finančního dopadu na kapitolu, s dopadem na kapitolu, s dopadem na rozpočet celého projektu). Při změně stavu projektu či na základě jiné zvolené události dochází k archivaci verze rozpočtu. Je umožněno sledování skutečnosti oproti libovolné verzi rozpočtu projektu, případně porovnání dvou archivních verzí mezi sebou.

U developerů je životní nutností zavedení systému pro řízení dokumentů, zvláště pak v oblasti evidence smluvních vztahů a provázání na účetnictví. DMS (document management system) představuje kompletní zabezpečení příjmu, uložení a řízeného přístupu k elektronickým dokumentům. Cílem systémů DMS je poskytnout okamžitý přístup ke správným dokumentům bez ohledu na jejich umístění a formát. Umožňují nejen aktuální dokumenty rychle získat, ale také zajistit jejich bezpečnost díky přesnému vymezení přístupových práv jednotlivých uživatelů. Poskytují organizovanou, přehlednou a efektivní správu všech dokumentů v organizaci. Nedílnou součástí DMS je implementace schvalovacích procesů ve společnosti a dále propojení správy a zpracování dokumentů s účetní částí řešení. Všechny dokumenty, které přicházejí do společnosti, musejí být převedeny do elektronické podoby. Následně procházejí firmou podle definovaných autorizačních postupů. Účetní dokumenty (faktury apod.) jsou pak automaticky převedeny a založeny do příslušné agendy, kde čekají na zaúčtování.

Řízení finančních toků, plán prodeje

Samozřejmostí je plně automatický výpočet cash flow jednotlivých projektů i souhrnné cash flow všech firem ve skupině. Tohoto lze využít například pro zjištění finanční angažovanosti banky napříč všemi projekty v čase, a to včetně modelování budoucího stavu. U příjmů předchází kalkulaci cash flow výpočet plánu prodeje. Na základě nastavených parametrů u jednotlivých milníků systém vypočte plán prodeje, který pak zahrne do modelování cash flow. Samozřejmostí je možnost vytváření verzí jak plánů prodeje, tak cash flow. Veškeré náklady i výnosy je možné plánovat dle libovolně zadaných milníků, kdy na základě skutečného data splnění dochází k aktualizaci všech dat v systému včetně cash flow.

Obchodní cyklus a rezervační web

Je-li developerský projekt připraven a schválen, následuje jeho realizace. Informační systém proto musí zajistit plnou podporu procesů také oblasti nákupu a prodeje. Samotný proces prodeje musí být v systému podpořen funkcionalitou pokrývající všechny fáze specifického obchodního cyklu developera. V případě rezidenčního bydlení vypadá tento cyklus následovně.

Úkolem obchodního oddělení je zajistit klienty, kteří si koupí bytové jednotky. V případě, že klient projeví zájem, je potřeba provést v systému rezervaci. Následně je vystavena zálohová faktura na rezervační poplatek, sepsána a zaevidována smlouva. V okamžiku, kdy je poplatek uhrazen, lze již s vysokou pravděpodobností počítat s tím, že klient skutečně uhradí danou bytovou jednotku. V systému pak lze sledovat parametry konkrétních smluv o smlouvě budoucí, splátkový kalendář vyplněný podle data, fakturace a další entity a podprocesy.

Kromě evidence bytových jednotek, klientů a smluvních vztahů má prodejní oddělení k dispozici také přehled požadovaných změn a případné reklamace. Na základě splátkového kalendáře a po splnění konkrétního milníku pak systém automaticky generuje dokumenty (faktury pro klienty), popřípadě eviduje pohledávky. Neuhrazené pohledávky lze automaticky odesílat jako oznámení odpovědnému prodejci, případně přímo zákazníkovi. Tímto postupem je zabezpečeno, aby byl každý zákazník včas obeznámen o vystaveném dokladu a odpovědný pracovník o případných pohledávkách. Pro externí obchodní zástupce a realitní kanceláře je v systému plně integrován rezervační web, kde mohou nahlížet na stav bytových jednotek, popřípadě provádět rezervace. Systém zabezpečuje i to, aby žádná jednotka nebyla prodána vícekrát.

Technologické aspekty RED Online

Řešení RED Online využívá jak standardní funkcionality Microsoft Dynamics NAV, tak moduly, které byly do systému dopracovány na míru. Vše je plně integrováno v rámci jednoho celku, takže lze například automaticky generovat zálohové faktury nebo faktury pro závěrečné vyúčtování, a to včetně vyčíslení hodnoty pozemku dle vlastnického podílu z prohlášení vlastníků. Všechny doklady vytvořené z prvotních agend jsou tak standardní součástí účetnictví v Microsoft Dynamics NAV.

Document management system byl vytvořen v prostředí Microsoft SharePoint Services, autorizační komponenty a rezervační web pak na bázi Microsoft.NET. Jako databázová platforma pro implementaci RED Online se používá výhradně Microsoft SQL Server. Pro reporting bylo použito SQL Reporting Services a pro developera je připraveno přibližně čtyřicet finálních reportů (sales reporting komerčních projektů, sales reporting rezidenčních projektů, projektový reporting, sledování rozpočtu a skutečnosti, porovnání verzí rozpočtů, cash flow atd.). Pro uživatelské dotváření reportů a náhledů na data jsou připravené datové kostky nad datovým skladem. Jako uživatelské rozhraní je pak možné použít kontingenční tabulky v MS Excelu nebo například řešení Targit.

 

Petr Sodomka je předsedou Centra pro výzkum informačních systémů, docentem Fakulty managementu a ekonomiky UTB ve Zlíně a jednatelem poradenské společnosti CVIS Consulting.

Hana Klčová je šéfredaktorkou portálu CVIS.cz, odbornou asistentkou Fakulty managementu a ekonomiky UTB ve Zlíně a analytičkou poradenské společnosti CVIS Consulting.


Poslat na email Tisk Přidat mezi oblíbené TwitterFacebook googleLinkujGoogle BuzzTip redakci