Skutečný příběh implementace podnikového informačního systému
Krok čtvrtý: Závěrečné testování školení uživatelů, převod dat a spuštění

Ve čtvrtém a prozatím posledním pokračování seriálu o jedné reálné implementaci podnikového informačního systému se dostáváme k závěrečnému testování nové verze informačního systému, školení uživatelů a vlastnímu momentu převodu dat a následnému spuštění.

Závěrečných čtrnáct dní bylo věnováno intenzivnímu školení všech uživatelů systému. Školení prováděli výhradně vedoucí, případně členové jednotlivých procesních týmů. V principu byly aplikovány dva typy školení. Pro uživatele, kteří pracují pouze s jednou nebo několika málo funkcemi informačního systému a pro které se jejich práce i způsob ovládání zásadně nezmění, byla uspořádána opakovaná společná školení s ukázkou práce v novém systému. V každém z těchto školení byl vyčleněn časový prostor na připomínky uživatelů a zároveň bylo ve školicí místnosti připraveno několik zkušebních pracovišť, kde si případní zájemci mohli svoji práci vyzkoušet pod dohledem konzultantů v testovací verzi systému. Druhý typ školení byl určen těm pracovníkům, pro které se obsah jejich práce s reimplementovaným informačním systémem významně změní. Tito pracovníci absolvovali jedno nebo několik individuálních školení připravených přímo na míru, rovněž s příslušnými interními konzultanty. O každém školení byl následně pořízen strukturovaný zápis včetně potvrzení účasti pozvaných uživatelů a zdokumentování případných dotazů.
Pro vlastní fázi přechodu na přelomu měsíců března a dubna byl vypracován detailní harmonogram. Tento harmonogram byl schválen managementem společnosti a pomocí elektronické pošty distribuován všem pracovníkům. Hlavní body tohoto harmonogramu byly následující:

• Ve středu 1. 4. v 1.00 hod. bude současný informační systém uzavřen pro všechny uživatele, kromě pracovníků kteří se podílejí na zpracování březnové měsíční závěrky.
• V pátek 3. 4. v 7.00 hod. bude březnová účetní závěrka zpracována a současný informační systém bude uzavřen pro všechny uživatele, dále bude následovat transformování současných databázových struktur do databázových struktur nového informačního systému, které proběhne v pátek 3. 4. Sobota 4. 4. a neděle 5. 4. budou věnovány testování nad převedenými daty, parametrizování nového systému a ověření jednotlivých funkcionalit.
• V pondělí 6. 4. a úterý 7. 4. budou tyto činnosti pokračovat, přičemž některé části modulu Ekonomika a controlling již budou ověřovány v novém systému omezenou skupinou uživatelů. Bude se jednat zejména o kontrolu již zmíněné účetní závěrky, zpracování mezd a elektronický platební styk s bankami. Pro všechny tyto kritické oblasti budou připravena náhradní (krizová) řešení mimo nový systém.

Naplánovaný průběh takto připraveného harmonogramu byl bez výjimky dodržen. Ve středu 8. dubna byl v sedm hodin nový informační systém zpřístupněn všem běžným uživatelům. Členové jednotlivých procesních týmů byli od rána připraveni řešit telefonické a e-mailové dotazy uživatelů. V průběhu prvních několika desítek minut došlo k vyčerpání počtu plovoucích licencí systému, ale již v závěru prvního dne se provoz stabilizoval. Během prvních tří dní provozu bylo samozřejmě nutné vyřešit řadu drobných kolizí a problémů souvisejících s nastavením systému, novými číselníky a funkčními změnami.
V okamžiku vzniku tohoto textu běží nový informační systém již dvanáct dní a jeho fungování je až na drobné a očekávané komplikace (kterým jeden můj bývalý kolega říká „mušince na katedrále“) bezproblémové. Dalším prubířským kamenem bude následná měsíční účetní závěrka na začátku května, která proběhne již kompletně v novém informačním systému. Na celkové hodnocení projektu je v této chvíli tedy ještě poměrně brzy, nicméně první dílčí závěry lze učinit:

• reimplementovaný systém byl nasazen v plném rozsahu a podle předem zpracované procesní analýzy,
• časový harmonogram projektu byl dodržen, reimplementovaný systém byl spuštěn v původním plánovaném termínu 1. 4. 2009,
• start nového systému neohrozil vlastní chod společnosti, došlo jen k drobným a předpokládaným provozním problémům,
• některé dílčí problémy, které nastaly u oblastí, jež byly funkčností informačního systému pokryty nově, vyplývají spíše z organizačních a komunikačních nedostatků, a nikoliv z chybné implementace,
• z hlediska ostrého spuštění lze v této chvíli hodnotit celý projekt jako úspěšný.

První neformální hodnocení s dodavatelem řešení konstatovalo zejména velmi dobrou spolupráci na všech úrovních, a to hlavně v závěrečných fázích projektu. Uspíšení původního projektu v důsledku avizované možnosti prodeje společnosti (viz třetí část seriálu) se ukázalo jako šťastné i vzhledem k současnému omezování investičních prostředků do IT z důvodu nutného snižování nákladů. Obchodní zástupci dodavatele v této souvislosti potvrdili, že řada jejich před nedávnem slibně rozpracovaných projektů byla buď odložena, nebo i definitivně zrušena.

Jiří Löffelmann

Tato emailová adresa je chráněna před spamboty, abyste ji viděli, povolte JavaScript