Přihlášení ERP news
Partneři webu
- Centrum pro výzkum informačních systémů
- CVIS Consulting
- Komplexní informační systém K2
pro management podniků
Integrace informačních systémů v malých firmách |
Pondělí, 15 Srpen 2016 10:08 | ||
Motto: „Kdo má jednu nohu v kánoi a druhou ve člunu, spadne do řeky," úsloví Indiánů z kmene Tuscarora.Před časem jsem napsal článek inspirovaný indiánským úslovím o jízdě na mrtvém koni, věnovaný malým firmám (mluvím o firmách až do 50 zaměstnanců a až do 10 mil. obratu) užívajícím starý nedostačující informační systém. Dnes se budu zabývat situací, kdy je ve firmě provozováno několik různých, třeba i nových informačních systémů – jiná situace, jiné úsloví, avšak obdobné ponaučení. Kvalita informací – předpoklad užitečnosti IS, neboli k čemu je nám plavidlo?Pokud hovoříme o podnikové informatice, je nutné si uvědomit, že vlastně jen představuje určitou část infrastruktury, která podporuje firemní procesy směřující k naplnění poslání a cílů podniku. Informační systémy jsou jen nástrojem, který by měl zvyšovat (nebo alespoň udržovat) efektivitu firemních procesů. I v tomto kontextu se pokusíme nahlédnout na řešení pomocí jednotného komplexního IS a na řešení pomocí integrace několika různých systémů (či elementárních programů). Aby IS skutečně podporoval firemní procesy, musí být poskytované informace kvalitní, zejména tedy:
Ten, kdo si vybral, pořídil a implementoval komplexní procesní firemní informační systém správně, má výše zmíněnou kvalitu informací zajištěnu a vnímá ji jako samozřejmou. V případě integrace více nástrojů (informačních systémů), a to i vysoce kvalitních, není kvalita výsledných informací samozřejmostí, naopak její dosažení je obvykle netriviální. Paradoxem je, že i „nekvalita" informací (z výše uvedeného pohledu – tedy nejednoznačnost, duplicita, nedostupnost atd.) je uživatelem často rovněž vnímána jako samozřejmá a nevyhnutelná. Co to je vlastně integrace?Integraci několika informačních systémů lze provádět celou řadou metod, které se liší mírou naplnění jednotlivých požadavků na kvalitu informací. Nicméně pokaždé při integraci usilujeme jen o to, abychom se přiblížili stavu, který představuje komplexní procesně orientovaný IS. Objekty sledované (využívané) v rámci firemních procesů lze je rozdělit do dvou skupin. V první jsou ty „sdílené", které potřebuje celá řada procesů různého typu (mnohdy ve všech organizačních útvarech), například adresář, katalog výrobků, organizační jednotky, stav procesu, některé dokumenty, ... Ve druhé skupině jsou ty objekty, které jsou zapotřebí jen v rámci určitých procesů, například stroj (ve výrobě), auto (v expedici) apod. Při volbě způsobu integrace dvou či více IS se bude přihlížet k těmto základním aspektům:
Již při letmém pohledu na základní aspekty integrace se ven dere otázka „Opravdu je integrace správná cesta? Lze vůbec z integrovaných IS získávat kvalitní informace, a pokud ano, tak za jakou cenu?", a to každý aspekt má řadu dílčích problémů, které se vzájemně ovlivňují. Nyní se podíváme na tři modelové případy integrace s různou mírou kvality informací. 1. Nulová integrace (neboli vyrážíme na řeku, ono to nějak pojede)Máme firemní proces, ve kterém se přijímá objednávka, pro každou její položku se zakládá výrobní zakázka, nakonec se výrobky dle objednávky fakturují a prodávají. Provozován je ERP systém, ve kterém se evidují objednávky a vystavují dodací listy a faktury, a výrobní systém, kde se evidují zakázky. Pokud se pracovníkům obchodu jeví, že již přijali hodně objednávek, exportují je do tabulky v MS Excel, kterou uloží na domluvené místo na síťovém disku. Zde si tuto tabulku převezme výroba a dle ní si založí výrobní zakázky, přičemž do poznámky si poznamenají číslo objednávky. Podobně si předávají údaje o tom, že výrobky dle dané objednávky byly vyrobeny. Vzhledem k tomu, že uvedené systémy byly zprovozněny nekoordinovaně, má každý svůj vlastní číselník výrobků – vzájemně se identifikují dle popisu. Z pohledu kvality informace „stav objednávky" je to samozřejmě katastrofa. Navíc se mnohdy může stát:
2. Něco jako integrace (neboli svážeme člun a kanoi k sobě provázkem)Máme firemní proces, který zahrnuje přijetí objednávky, jí odpovídající výrobní zakázku a následnou dodávku s fakturací. Z historických důvodů obchodníci používají svůj systém, kde si evidují přijaté objednávky včetně informace, na kdy je naplánována výroba a kdy byla uskutečněna dodávka. Na používání tohoto systému obchodníci trvají – přece se nebudou učit něco nového. Vše ostatní je zpracováváno v procesním firemním ERP systému, tedy verifikace objednávky technologem, výrobou, z hlediska dostupnosti materiálu, plánování výroby, příprava expedice, dodávka, fakurace, ... Integraci online obchodní systém po stránce technické neumožňuje, takže si ERP každou hodinu načítá automaticky nové objednávky přímo z obchodního systému a duplikuje je k sobě, současně do obchodního systému přímo zapisuje informace o jejich převzetí a také o realizaci odpovídající dodávky. Na první pohled se jeví, že by takováto synchronizace dat mohla docela dobře fungovat, ale po prvotní naivní realizaci se objevují problémy:
3. Plná integrace (neboli naložíme člun a kanoi na vor)Máme technicky vyspělé dva IS (ERP i CRM). Připusťme, že CRM dále disponuje určitou funkčností, kterou v ERP není možné nastavit, tedy je důvod se pokusit o integraci. Zde se zaměříme na jediný firemní proces: Je patrné, že uvedené IS musí nějakým způsobem sdílet při určitém zjednodušení nejméně tyto objekty: Odběratel (adresát), nabídka včetně specifikace zboží a slevového kuponu, marketingová akce, indikace realizovaného nákupu (ukončení kampaně pro konkrétního adresáta). Oba IS disponují technikou webových služeb, a lze tedy zvolit duplikaci objektů online, aby se zajistila včasnost informace. Též lze pro oba systémy nastavit, že obsluha bude pracovat v jednotném rozhraní (nemusí se učit různá ovládání), navíc je možné současně získávat komplexní informaci složenou z údajů obou systémů. Díky vysoké technické kvalitě obou IS bylo možné zvolit minimální duplikaci sdílených objektů, čímž jsme se vyhnuli situaci, že by se údaje z jednotlivých systémů mohly lišit (třeba díky odlišnému zaokrouhlování nebo jinému významu stejnojmenného údaje apod.). Na první pohled se jeví, že jsme dosáhli optimálního stavu – jako kdybychom provozovali systém jediný (fakticky jsme v jednotném rozhraní vybudovali kompletní nový systém). Ovšem náklady na integraci touto cestou (dosažení skutečně kvalitních informací) jsou obvykle tak vysoké, že v segmentu středních a malých firem to zkusí málokdo. Navíc je zde i tak riziko, že se nové verze jednotlivých systémů budou muset integrovat znovu, že výpadek (zpomalení) jednoho systému významně ovlivní druhý, apod. ZávěrStejně jako nelze cválat po cestě businessu na mrtvém koni, je nebezpečné plout jeho bouřlivými vodami s jednou nohou ve člunu a s druhou v kanoi. Funkční propojení odlišných plavidel – skutečná integrace – je mnohem dražší než pořízení lodi odpovídající plánované cestě a nákladu – komplexního procesně orientovaného informačního systému. Balancování nad hlubinou levné integrace, která si svůj název ani nezaslouží, vede k pádu do řeky. Ostatně i Francouzi říkají: „Kdo chce plout na dvou lodích, ten se utopí." Pravda, která platí napříč kontinenty.
|