Pokud má společnost hodně obchodních partnerů a zpracovává tedy velké množství faktur, potřebuje systém, který nejen spolehlivě kumuluje údaje z registrů v rámci celé Evropy a má k dispozici potřebná rozhraní pro napojení na SAP. Důležité je také, aby takový systém uměl buď lidem nebo systému SAP aktivně zasílat informace o změnách údajů obchodních partnerů. Tato proaktivní notifikace totiž eliminuje nutnost opakovaných dotazů na údaje, ať už ověření probíhá ručně nebo automatizovaně přímo v SAPu. Zaměstnanci ani SAP pak nemusí nic hlídat, protože takový systém jim dá vědět o tom, že je třeba něco prověřit.

Takové řešení připravila společnost KCT Data ve spolupráci se společností Forers. Centralizovaný systém validace obchodních partnerů ve veřejných registrech byl navržen za účelem značné úspory nákladů na složitou kontrolu jednotlivých faktur a dodavatelů s využitím více zdrojů. Systém nazvaný CEVR je řešením pro společnosti, které chtějí eliminovat čas potřebný pro validaci účetních dokladů, ať už ji zaměstnanci provádějí ručně nebo automatizovaně přímo v SAP.

Centralizovaný systém validace obchodních partnerů ve veřejných registrech vychází z modulární, snadno škálovatelné architektury. Portál je založen na množství redundatních serverů umístěných v různých geografických lokacích, což garantuje dostupnost 24/7. Systém podporuje asynchronní i synchronní zpracování, tj. je schopen posílat aktivně notifikace o změně sledovaných údajů i poskytovat online odpovědi na dotazy ze systému SAP nebo webového rozhraní. Systém podporuje protokoly IPv4 i IPv6. Samozřejmostí je zajištění vysokého standardu bezpečnosti. Pro napojení k systému SAP jsou připravena API rozhraní ve standardech HTTP/S REST, SOAP, XMPP. Využití služby Centralizovaného systému validace obchodních partnerů ve veřejných registrech umožňuje minimalizovat rozsah do vývoje a integračních scénářů v SAP systémech na samotné využití poskytovaných informací (v reportech, rozhodovacích workflow apod.). Systém plně podporuje multikanálovou komunikaci. Např. na dotaz zaslaný prostřednictvím SMS dokáže odpovídat emailem apod. – dle nastavení pro konkrétního klienta. Podporovanými komunikačními kanály (kromě API rozhraní) jsou e-mail, SMS, příp. i IVR na telefonní lince.

Systém je nabízen výhradně jako služba v různých tarifních programech. Tyto tarifní programy zahrnují jak časové předplatné (bez omezení množství dotazů za předplacené období), tak i platbu za uskutečněné dotazy. Je možné také nastavit individuální tarif na míru. Samozřejmostí je možnost vyžádání výpisů uskutečněných dotazů, podpora více fakturačních jednotek, resp. standard vyúčtování obvyklý v sektoru telekomunikací. Vzhledem k velkým zkušenostem v oblasti SAP služeb je KCT Data schopna poskytnout nabídku „na klíč", tj. nabídku zahrnující jak předplatné služeb, tak i návrh a realizaci veškerých úprav pro efektivní využití tohoto systému. V případě, že se klient rozhodne webové rozhraní systému zveřejnit na svém firemním portále, je možný tzv. white-labeling, tj. uzpůsobení vzhled standardům klienta.

U každého sledovaného subjektu systém eviduje plnou historii změn od začátku sledování. Tato vlastnost je velice důležitá, protože ne všechny veřejně dostupné registry to dokáží nabídnout. Pro zajištění dostupnosti 24/7 je v systému implementována inteligentní cache, která zajišťuje funkcionalitu i v době odstávky zdrojových registrů.

Podporované zdroje

Díky modulární architektuře je systém připraven pro postupné doplňování zdrojových registrů dle požadavků a potřeb zákazníků. V současnosti jsou podporovány následující zdroje s tím, že je možno další zdroje dle požadavku uživatelů snadno a rychle doplnit.

Ekonomické registry:
ARES (tj. i OR a RŽP); Registr nespolehlivých plátců daně (ADIS); Registrace DPH v EU (VIES); Registrace pro styk s orgány celní správy (EORI – zveřejnění registrace je podmíněno souhlasem subjektu); Insolvenční rejstřík ČR (podle insolvenčního zákona).

Agendy:
Kontrola na odcizení OP a cestovního pasu v ČR (MVČR); ověření SPZ na České kanceláři pojistitelů; ověření registrace pro zpracování osobních údajů u ÚOOU

Ostatní zdroje
Kurzy měn; features na NYMEX/COMEX (offline po uzavření burzy); výskyt adresy na SPAM listech (důležité pro odesílání faktur, vyúčtování apod.); sledování zásilek (PPL, Česká pošta apod.); Sledování výskytu klíčových slov ve vysílání České televize.

www.kctdata.cz