E LINKX
Helios

Přihlášení ERP News



Přihlaste se k odběru newsletteru ERPnews, ve kterém pravidelně rozesíláme ty nejzajímavější články ze světa ERP.



Kodys - Honeywell
IT Systems - předplatné

Tematické seriály

Nové!

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

Nové!

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

Nové!

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 

BERGHOF

Partneři webu

Co vás čeká při implementaci IS (seriál 1.díl)

Úterý, 16 Listopad 2010 16:25

implementaceisImplementace informačního systému může být pro mnoho firem procesem, při kterém narážejí na celou řadu problémů a překážek.  Z pohledu vlastního zavádění systému není podstatné, zda se jedná o projekt náhrady určitého řešení jiným, nebo o implementaci „na zelené louce“. V obou případech je možné vysledovat pozitiva i negativa a je potřeba umět se na ně vhodně připravit či adekvátně reagovat. Následující seriál se pokusí tento proces přiblížit klíčovým „ne IT“ manažerům společností a upozornit na hlavní úskalí, která vás během něj čekají.

 

Celý proces implementace je možné rozdělit do následujících hlavních kroků:

- definování rozsahu činností, které je potřeba informačním systémem podpořit (tvorba požadavků a zadání)
- vyhledávání a rozhodování o vhodném systému (výběr)
- proces samotné realizační fáze (implementace)
- vlastní využívání informačního systému a jeho údržba (produktivní provoz)

Jednou z nejvíce podceňovaných fází je tvorba požadavků a zadání. A to i přesto, že tato fáze může mít ve finále největší dopad do celkových nákladů na implementaci. Častou chybou je vydefinování maximálních požadavků na budoucí systém, které následně vedou k předimenzovanému řešení. Takový systém pak nabízí funkcionalitu, která je využívána jen okrajově (případně vůbec). Opačným přístupem je stručné vydefinování požadavků, kdy zákazník očekává celou řadu funkcí jako „samozřejmé“ a ve výsledku pak dochází k potřebě neustálého upřesňování zadání, kdy tyto změny se následně negativně promítají do celkové ceny řešení. Již od počátku je dobré pracovat i s myšlenkou definice klíčových ukazatelů, na základě kterých bude společnost schopna posuzovat přínos informačního systému pro její business. Z pohledu firmy proto může dobře zvládnutá fáze přípravy ušetřit nemalé finanční prostředky a je potřeba se jí důkladně věnovat.

V rámci fáze výběru je dobré neopomenout pohled na celkové náklady, které je potřeba na informační systém vynaložit. Jedná se především o náklady na pořízení systému a dále potřebné provozní náklady, které sebou používání informačního systému nese. V oblasti informačních systémů je dnes již běžná praxe ročních poplatků na údržbu, jejíž součástí je často telefonická podpora, nárok na nové verze a především dílčí updaty systému, např. z důvodu úprav legislativy. Implementace systému se může projevit i v potřebě investovat do celkového IT vybavení ve společnosti, častým doprovodným jevem je plošná výměna koncových stanic, tak aby tato zařízení splňovala hardwarové požadavky budoucího systému. Na všechny tyto aspekty je potřeba ve fázi výběru pamatovat, problematika celkových potřebných nákladů je odborně označována jako „total cost of ownership (TCO)“ – celkové náklady na vlastnictví.

shutterstock_9279304

Vlastní průběh implementace znamená pro společnost mimořádnou situaci, kdy je potřeba v rámci běžného života realizovat projekt změny. Samotná změna je již od počátku u většinu pracovníků vnímána jako věc „obtěžující“, je proto potřeba s odporem ke změně počítat (tento odpor je zcela přirozený, změny má rád málokdo). Pro členy týmu znamená projekt časové vytížení nad rámec jejich standardní náplně, při plánování kapacit a termínů se na tyto skutečnosti musí brát zřetel. I z tohoto důvodu je dobré mít od začátku vydefinované motivační  nástroje, které dává firma v rámci projektu k dispozici. Pro úspěšné zvládnutí celého projektu implementace je nutná podpora vedení společnosti, pro potřeby řešení projektových problémů je nutné, aby vedoucí projektu dostal od vedení jasné kompetence a byl nastaven interní mechanismus, jak případné problémy v rámci firmy řešit ve spolupráci s managmentem.

Pro mnoho firem poslední krok začíná a končí dnem spuštění nového systému. Produktivní provoz je ale fází, kterou lze charakterizovat celý „životní cyklus“ využívání informačního systému. V jeho průběhu je nutné řídit budoucí změny či úpravy v rámci systému, je potřeba vyhodnocovat přínosy informačního systému pro společnost (např. ve vazbě na klíčové ukazatele). Celá řada požadavků na funkcionalitu systému navíc přichází na řadu až po určitém čase (reporting, vyhodnocování dat), tyto požadavky nesmějí „zapadnout“. Proto i této fázi je potřeba věnovat dostatečnou pozornost a management společnosti by měl definovat jasného „šéfa“, který informační systém ve společnosti zastřešuje. Tak jak bylo zmíněno již u fáze výběru, provozní náklady jsou nezanedbatelnou položkou v celkové ceně, kterou společnost do systému investuje.

Uvedeným krokům se ve větším detailu budeme postupně věnovat v dalších částech našeho seriálu.

Pavel Rek
Autor působí ve společnosti Infotea


Poslat na email Tisk Přidat mezi oblíbené TwitterFacebook googleLinkujGoogle BuzzTip redakci
 
další články o ERP

Automatizace procesů v ERP

 

Kritická místa ERP projektů

 

Digitální transformace a ERP