Přihlášení ERP News


Tematické seriály

Nové!

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

Nové!

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

Nové!

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 

Berghof

Partneři webu

Uživatelské rozhraní

Úterý, 13 Říjen 2015 13:22

je jedním z klíčových aspektů kvalitního ERP

09-K2-01Stejně jako se za posledních deset let vyvíjí v ERP systémech nástroje pro řízení výroby, skladů či vztahů se zákazníky, by se mělo vyvíjet i uživatelské rozhraní. Zvyšuje totiž efektivitu uživatelů i jejich schopnost a odhodlání systém pochopit a začít plně využívat ke svému prospěchu.

Přesto je uživatelské rozhraní stále dodavateli ERP systémů podceňováno a přehlíženo.

Nepřehledné šedé formuláře

Informační systém je základní stavební kámen každé procesně řízené firmy a dokáže na jedné straně podporovat a automatizovat spoustu rutinních činností v provozu a na straně druhé jednotlivé procesy také vyhodnocovat a poskytovat tak managementu důležitá data pro další rozvoj firmy. Většina zaměstnanců s ním každý den dlouhé hodiny pracuje, a to u terminálů, v kancelářích i na cestách. Přesto jde často stále o nepřehledné šedé formuláře s desítkami políček, kterých se uživatelé obávají a nedokážou jejich potenciál využít.

Proč je vlastně UI důležité?

Příliš složité uživatelské rozhraní způsobuje to, že uživatelé vytvářejí chyby, které zkreslují důležité výstupy pro management, a navíc také často začínají utíkat k evidenci dat mimo systém, do excelovských tabulek a poznámek, čímž se ztrácí velká část firemního know-how. Při obměnách zaměstnanců pro změnu dochází k předávání jen zlomku informací potřebných ke správné práci se systémem a postupem času se tak omezuje zručnost lidí pracujících se systémem na úplné minimum.

Systém by však měl být dostatečně intuitivní na to, aby jej uživatel dokázal pochopit i sám, bez nutnosti placených školení od dodavatele. Vypomoci mohou v tomto ohledu kromě vstřícného rozhraní také nápovědy, popisy nástrojů či video manuály.

Není jednoduchost jako jednoduchost

Ale pozor - není jednoduchost jako jednoduchost. V současné době se například objevuje spousta nových CRM řešení, která jsou na pohled líbivá, přehledná i jednoduchá. Většinou je to ale na úkor funkčnosti a přizpůsobitelnosti softwaru. Funkčnost a šířka nástrojů a funkcí nesmí být omezována z důvodů jednoduchého uživatelského rozhraní. Naopak je třeba hledat způsoby, jak maximální možnou funkčnost co nejjednodušším způsobem zobrazovat. Navíc s ohledem na to, aby systém bylo možné z hlediska funkcí i rozhraní ohýbat dle potřeb a specifik každé firmy.

Uživatelské role

Již při vývoji systému je třeba myslet na to, že s ním budou pracovat jak dělníci ve výrobě a skladníci v logistických centrech, tak účetní, obchodníci či manažeři. Jedni data do systému zadávají ručně, jiní je tisknou na papír a další potřebují vidět pouze grafy a indikátory stavů - ačkoli všichni přistupují ke stejným datům přes stejný systém, každý potřebuje pro svou práci zcela odlišné funkce a nástroje. A často dokonce i různá zařízení, ať už jde o terminály, čtečky, počítače, tablety či mobily.

Již u výrobce systému by proto měly vzniknout přesně definované role pro skupiny uživatelů se stejnými potřebami a pro tyto role je třeba navrhovat vizuálně i ergonomicky odladěná uživatelská rozhraní. Je třeba ale přitom myslet na zachování základních ovládacích návyků, které musí zůstat všude stejné (zavírání křížkem, klávesa F2 pro uložení apod.).

09-K2-02

Úpravy při implementaci

Při implementaci informačního systému by následně měly být jednotlivé role přiděleny lidem či skupinám lidí ve firmě a následně doupraveny tak, aby odpovídaly pravidlům a činnostem v dané firmě
a aby navíc obsahovaly speciální úpravy nad rámec standardní instalace. Tato činnost musí probíhat již za asistence zaměstnanců společnosti, kteří se systémem budou pracovat.

Poté už přechází správa rolí a jejich nastavení pod společnost, která systém bude používat. Následné úpravy je vhodné konzultovat s dodavatelem řešení, který tak na jedné straně zůstane v obraze a na straně druhé může získat podněty pro další vývoj systému.

Úpravy na straně uživatele

Po nasazení systému do provozu se s ním definitivně setkává uživatel, který průběžně na základě své gramotnosti a svých návyků s používáním produktu a jeho funkcí chce zoptimalizovat své činnosti. Tady je potřeba, aby dodavatel systému zajistil běžným uživatelům takové možnosti úprav, aby se jim se systémem co nejlépe a co nejefektivněji pracovalo. Do této skupiny patří například zpřístupnění osobního nastavení nejčastěji používaných nástrojů a funkcí, úpravy a evidence filtrů či sestav.

Možnosti úprav na straně koncového uživatele však nesmí být neomezené, protože by následně komplikovaly podporu ze strany IT oddělení či dodavatele systému a omezovaly schopnost uživatele samovzdělávat se z dostupných vzdělávacích podkladů, jako jsou dokumentace či webináře.

Ideálním kompromisem je například integrovaný designer formulářů, který umožní jisté úpravy, ale zároveň nerozevírá nůžky mezi standardní a přizpůsobenou verzí uživatelského rozhraní systému.

Vliv spotřebitelských aplikací

Mobilní aplikace zvyšují IT gramotnost lidí. Na druhou stranu jsou ale také překážkou, protože ukazují, že IT může být jednoduché a intuitivní. Jenže ERP je už z principu nástroj složitý a nikdy nemůže nabídnout jednoduchost aplikací, které denně používáme na mobilních telefonech a tabletech. I tady platí, že správnou cestou není sblížení se spotřebitelskými aplikacemi za každou cenu, ale spíše převzetí vhodných myšlenek do vývoje a nejčastěji používaných návyků do uživatelského rozhraní systému.

Změna uživatelského rozhraní trvá roky

Důležitost koncepce ve vývoji uživatelského rozhraní podtrhuje fakt, že v rámci implementace informačního systému lze vždy 90 procent specifických požadavků doprogramovat na přání v rámci dnů, týdnů či měsíců. Stejně jako lze například pokrýt zcela nové firemní agendy a procesy. Předělat ale celé uživatelské rozhraní komplexního ERP systému je právě díky jeho provázanosti a šířce práce na několik let. Proto jsme při vývoji nového uživatelského rozhraní, se kterým jsme začali již v roce 2012, vybrali řešení, které je nezávislé na platformě i zařízení. Díky tomu je možné přenášet uživatelské nastavení a návyky i na nové platformy, které přijdou v budoucnu. A dá to zároveň i možnost našim zákazníkům vyvíjet si plnohodnotné vlastní nástroje přesně dle svých specifických potřeb.

Miroslav Böhm
Autor článku je marketingovým manažerem a koordinátorem UX týmu Informačního systému K2.


Poslat na email Tisk Přidat mezi oblíbené TwitterFacebook googleLinkujGoogle BuzzTip redakci
 
další články o ERP

Vaše ERP a trendy digitalizace?

 

Právní úprava změnového řízení
při implementaci softwaru

 

ERP a cloud jdou ruku v ruce