Přihlášení ERP news
Partneři webu
- Centrum pro výzkum informačních systémů
- CVIS Consulting
- Komplexní informační systém K2
pro management podniků
Krok za krokem projektem ERP, 4. díl |
Čtvrtek, 18 Červen 2009 09:27 |
Skutečný příběh implementace podnikového informačního systému
Zhruba měsíc před ostrým startem reimplementovaného informačního systému si všichni zainteresovaní začali plně uvědomovat význam celého projektu a zároveň vnímat jeho velmi rychle se blížící koncový termín. Vzhledem k současnému nepříznivému hospodářskému vývoji, který se nevyhnul ani naší společnosti, zde navíc existovalo velmi striktně formulované zadání managementu – start nového systému nesmí v žádném případě ohrozit vlastní chod společnosti, což znamenalo, že nelze byť jen připustit možnost kolapsu některého z hlavních firemních procesů. Hospodářská recese a s ní související pokles zakázkové náplně pak v tomto období plně zaměstnávali všechny potenciální klíčové uživatele – obchodníky, technické a výrobní specialisty, plánaře i pracovníky finančního oddělení. Na poslední schůzce řídícího výboru konstatoval interní sponzor projektu, že vzhledem k této situaci nemůže projektový tým očekávat žádnou významnou pomoc zevnitř společnosti ani zvýšenou podporu managementu. Přechod na nový systém musí proběhnout hladce a bezproblémově (nejlépe tak, aby o něm vlastně nikdo ani nevěděl). Tato situace samozřejmě nepřispěla k psychické pohodě celého týmu, který na projektu už osm měsíců intenzivně pracoval. Nervozita mezi jeho členy se stupňovala a výjimkou nebyly ani neadekvátní a podrážděné reakce pramenící ze stresujících situací. Na poslední čtyři týdny byl připraven harmonogram, ve kterém byly první dva týdny vyhrazeny takzvaným integračním testům a druhé dva finálnímu školení uživatelů. Integrační testy probíhaly následujícím způsobem. Pro každý hlavní proces byl vytvořen scénář, jehož forma byla předepsána implementační metodikou. Tento scénář popisoval celý průběh jednotlivého procesu v informačním systému – například scénář procesu zakázka popisoval zakázku od jejího založení po jednotlivých krocích až k závěrečné fakturaci. Každý z těchto scénářů se pak v novém systému detailně simuloval a testoval za přítomnosti vedoucích i členů příslušného interního i externího procesního týmu (viz třetí část seriálu). Ke každému testovanému scénáři byl vytvořen závěrečný protokol schválený a podepsaný oběma stranami. Chybná funkcionalita a další nedostatky zachycené při integračních testech byly okamžitě řešeny a opravovány ve spolupráci s dodavatelem řešení. Závěrečných čtrnáct dní bylo věnováno intenzivnímu školení všech uživatelů systému. Školení prováděli výhradně vedoucí, případně členové jednotlivých procesních týmů. V principu byly aplikovány dva typy školení. Pro uživatele, kteří pracují pouze s jednou nebo několika málo funkcemi informačního systému a pro které se jejich práce i způsob ovládání zásadně nezmění, byla uspořádána opakovaná společná školení s ukázkou práce v novém systému. V každém z těchto školení byl vyčleněn časový prostor na připomínky uživatelů a zároveň bylo ve školicí místnosti připraveno několik zkušebních pracovišť, kde si případní zájemci mohli svoji práci vyzkoušet pod dohledem konzultantů v testovací verzi systému. Druhý typ školení byl určen těm pracovníkům, pro které se obsah jejich práce s reimplementovaným informačním systémem významně změní. Tito pracovníci absolvovali jedno nebo několik individuálních školení připravených přímo na míru, rovněž s příslušnými interními konzultanty. O každém školení byl následně pořízen strukturovaný zápis včetně potvrzení účasti pozvaných uživatelů a zdokumentování případných dotazů.
První neformální hodnocení s dodavatelem řešení konstatovalo zejména velmi dobrou spolupráci na všech úrovních, a to hlavně v závěrečných fázích projektu. Uspíšení původního projektu v důsledku avizované možnosti prodeje společnosti (viz třetí část seriálu) se ukázalo jako šťastné i vzhledem k současnému omezování investičních prostředků do IT z důvodu nutného snižování nákladů. Obchodní zástupci dodavatele v této souvislosti potvrdili, že řada jejich před nedávnem slibně rozpracovaných projektů byla buď odložena, nebo i definitivně zrušena. Námi sledovaný projekt bude nyní ještě pokračovat poslední dvouměsíční etapou: Produktivní provoz a jeho optimalizace. K podrobnějšímu popisu této etapy i k celkovému vyhodnocení celého projektu s větším časovým odstupem bych se rád vrátil v některém z podzimních vydání časopisu IT Systems.
Jiří Löffelmann |