ERP systémy jsou páteří moderních podniků – umožňují jim integrovat různé funkce, jako jsou finance, lidské zdroje, dodavatelský řetězec a další. Zavedení systému ERP představuje významnou investici, která může a také téměř vždy ovlivní všechny oblasti a procesy organizace. Je proto třeba přistupovat k němu opravdu pečlivě. Pro zajištění úspěšné implementace systému ERP hraje klíčovou roli tzv. UAT (User Acceptance Testing) neboli testování přijetí uživateli.

Fáze UAT v rámci implementace ERP

Testování přijetí uživateli (UAT) je jednou ze závěrečných fází procesu implementace ERP. Jedná se o komplexní fázi testování, ve které koncoví uživatelé před uvedením do provozu ověřují, zda systém ERP splňuje potřeby jejich podniku a funguje správně. Tento proces obvykle zahrnuje následující klíčové aspekty:

1. Funkční testování
V úvodní fázi se vyhodnocuje, zda systém ERP splňuje požadované funkce. Uživatelé tedy ověřují možnost provádění jednotlivých podnikových procesů – vytváření objednávek, zpracování mezd, generování finančních výkazů a podobně.

2. Testování výkonnosti
Testování výkonnosti hodnotí, jak systém ERP zvládá zátěž v reálném prostředí. Pomáhá identifikovat potenciální riziková místa a zajišťuje, že systém v ostrém provozu dokáže pojmout předpokládaný počet současně pracujících uživatelů bez výrazného snížení výkonu.

3. Testování bezpečnosti
Bezpečnost je u systémů ERP naprosto klíčová, velmi často se v nich totiž zpracovávají vysoce citlivé obchodní informace. Tato fáze UAT proto zahrnuje důkladné testování kontroly přístupu uživatelů, šifrování dat a dalších bezpečnostních opatření k ochraně kritických informací.

4. Integrační testování
Systémy ERP integrují různé moduly a zdroje dat. UAT proto ověřuje plynulé proudění dat mezi různými částmi systému a také bezchybné fungování integrace s jinými systémy.

Testování přijetí uživateli podporuje akceptaci nového ERP napříč firmou a zvyšuje pravděpodobnost jeho úspěšného fungování.

Význam UAT pro úspěch implementace ERP

Testování přijetí uživateli pomáhá odhalit případné problémy a odchylky ještě před spuštěním systému do ostrého provozu, což snižuje riziko nákladných chyb po startu. Zapojení koncových uživatelů do testování navíc zajišťuje, že systém bude odpovídat jejich skutečným požadavkům a preferencím. Zároveň podporuje akceptaci nového ERP napříč firmou a zvyšuje pravděpodobnost jeho úspěšného fungování. UAT dále ověřuje, zda procesy migrace a integrace dat zachovávají integritu dat a zabraňují jejich ztrátě nebo poškození, protože data jsou kořeny ERP systému.

Osvědčené postupy pro testování

Pro efektivní řízení procesu testování je stěžejní definice konkrétních cílů a kritérií úspěšného testování. Jednotliví UAT testeři také musí projít náležitým proškolením, jak se systémem pracovat, aby se v něm mohli efektivně orientovat. Tím se předejde triviálním chybám souvisejícím se základní neznalostí systému a jeho fungování, které by mohly celé testování prodloužit o celé týdny, ne-li měsíce. Komplexní posouzení funkčnosti ERP systému se nejlépe zajistí zapojením koncových uživatelů z různých oddělení.

Testeři musí projít důkladným proškolením, jak se systémem pracovat. UAT by se mělo provádět ve více kolech.

Důležitým faktorem je vytvoření testovacích scénářů, které odrážejí reálné podnikové procesy, aby se včas odhalily veškeré potenciální problémy. Vytvoření maximálně realistických scénářů napomáhá využití reálných testovacích dat. UAT by se mělo provádět ve více kolech, kdy každé další kolo řeší problémy zjištěné v předchozích kolech, dokud uživatelé nejsou s výkonem a funkčností systému spokojení. Může se samozřejmě stát, že k plné spokojenosti uživatelů nikdy nedojde, obzvlášť v případech, kdy jsou lidé zvyklí na starší systém a testovanou novinku s ním příliš srovnávají. V takové situaci je třeba hledat rozumný kompromis. Nový systém totiž může mít zcela odlišné vlastnosti než ten původní. V rámci UAT testování je proto dobré jednotlivé testery včas seznámit s hlavními rozdíly mezi testovaným systémem a původně využívaným programem. V opačném případě se může stát, že se celé testování „zasekne“ jen kvůli tomu, že uživatelé měli zcela jinou představu.

Testování UAT tedy představuje nedílnou a kritickou fázi implementace ERP systému, která zajišťuje, aby systém odpovídal potřebám podniku, správně fungoval a splňoval vysoké bezpečnostní a výkonnostní standardy. Aktivním zapojením koncových uživatelů a dodržením osvědčených postupů při testování mohou organizace snížit rizika, zvýšit spokojenost koncových uživatelů a připravit tak půdu pro úspěšnou implementaci ERP systému a jeho dlouhodobé efektivní fungování.

Zuzana Kubíková Autorka působí jako Management Consulting Manager ve společnosti RSM Technology CZ.