Společnost Arbes Technologies rozšířila ERP systému FEIS o modul Workflow, který zefektivňuje proces objednávání a schvalování. Nový modul přináší transparentnost do procesu interního i externího objednávání a umožňuje uceleně mapovat a digitalizovat celý nákupní proces, ověřit dodavatele a automaticky hlídat rozpočet. Podle výrobce lze modul Workflow využít i samostatně, resp. propojením s jinými ekonomickými systémy.

Nový schvalovací modul informačního systému FEIS dokáže řídit schvalovací procesy pro různé typy dokladů a navíc umožňuje automatickou kontrolu při čerpání finančních prostředků, podle schválených limitů.

Nákupní proces začíná v novém modulu výběrem dodavatele a vytvořením objednávky. Dále pokračuje schválením dle přednastaveného schvalovacího schématu a odesláním dodavateli a končí zpracováním došlé faktury za realizované plnění, jejím zaúčtováním a úhradou. Po celou dobu je hlídána výše plnění schváleného limitu rozpočtu příslušného oddělení. Systém podporuje maximální automatizaci jednotlivých kroků, dynamicky přiděluje úkoly podle zadaných dat v systému a zajišťuje automatické schválení faktury při shodě s již dříve schválenou objednávkou.

Žádankový proces je navíc rozšířen o vazbu na skladové hospodářství. Začíná interním požadavkem žadatele, který specifikuje obsah žádanky výběrem disponibilního zboží ze skladu, a postupným sestavováním žádanky se přidáváním položek průběžně aktualizuje schválený limit čerpání finančních prostředků. Po schválení přímým nadřízeným (či dalšími účastníky procesu) je automaticky připravena výdejka k realizaci pracovníkem ve skladu a generován úkol k přepravě a předání objednaného zboží žadateli. Pro opakující se požadavky jsou připraveny šablony.

V rámci obou procesů vzniká digitální stopa, prostřednictvím které lze jednoduše a přehledně sledovat, kdo co objednává a schvaluje, kdo si vyžádal doplnění a kdo realizuje výdaje ze skladu a v jakém čase. Dá se tak zpětně zauditovat, které zboží, v jaké hodnotě a v jakém čase přišlo nebo odešlo do určité organizace.