Přihlášení ERP news



Přihlaste se k odběru newsletteru ERP news, ve kterém pravidelně rozesíláme ty nejzajímavější články ze světa ERP.



Partneři webu

Dotace – požehnání, nebo problém?

Čtvrtek, 21 Duben 2011 08:24
01-dotace-01V tomto článku se snažím poskytnout zcela konkrétní a praktické rady, čeho se vyvarovat při realizaci projektů v oblasti ICT s dotacemi. Vycházím přitom z reálné poradenské praxe, nikoli z teorií nebo ideologií.
Dotace z peněz EU jsou nepopiratelný fakt a v praxi manažera je s ním nutno počítat. V oblasti ICT je jejich efekt v řadě ohledů zcela zásadní, a to jak pro dodavatele, tak pro zákazníky. Jako každý zásah do tržního prostředí s sebou nesou nechtěné účinky, o kterých je dobré vědět a v rámci možností se jim vyhnout.

V tomto článku vycházíme z naší poradenské praxe ve firmách střední velikosti. Není možné si nevšimnout, že některé problematické situace související s faktem, že většina projektů ICT v tomto segmentu je dotovaná, se u klientů opakují. Pokusíme se tedy poskytnout manažerům a majitelům těchto podniků návod, jak těmto novým problémům předcházet.

Ekonomický pohled na dotovaný projekt

Hlavním důvodem, proč se firmy rozhodují využít dotace, je ekonomická stránka projektu. Slib uhrazení až poloviny investičních výdajů na projekt je jistě velmi lákavý. Je však realita skutečně taková?

Prvním aspektem jsou náklady související s vlastní dotací, a to jak náklady na její získání, tak dodatečné náklady na plnění požadavků na standard implementačního projektu požadovaný CzechInvestem. První z nich mají formu buď poplatků poradenské firmě, která dotaci zajišťuje, nebo vnitřních režijních nákladů příjemce dotace. Osobně si nemyslím, že by druhý způsob byl levnější, a navíc se ukazuje, že poradenské firmy mají mnohem větší šanci na úspěch. V každém případě se u běžných ICT projektů pohybujeme v oblasti procent z celkového rozpočtu projektu. Podobné je to s náklady, jež jsou nutné pro splnění požadavků na formální podobu projektu. I jejich velikost je v oblasti jednotek procent z ceny rozpočtu.

Závažnějším problémem je ovšem to, že dotace je poskytována jenom na hodnotu projektu do spuštění systému. To ale představuje zhruba polovinu celkových nákladů, které zákazník za provoz systému zaplatí. Druhá polovina nákladů je uhrazena v dalším provozu systému, a tudíž není dotována. Přesunutí těchto nákladů do dotované části projektu (například předplacení maintenance), což je dodavateli někdy nabízeno, má řadu úskalí. Především je to právně problematické. Také je zřejmé, že je velmi obtížné předvídat vývoje systému a vztahů s dodavatelem do delší budoucnosti, takže je otázka, co si zákazník vlastně předplácí a jaké na to má garance. Rozhodně nelze tento postup doporučit.

Ovšem snad nejhorším ekonomickým efektem je eskalace požadavků na systém s vidinou, že to vlastně pořizujeme velmi výhodně. Jde o učebnicovou ukázku filozofie „nekup to, když je to tak laciné“. Je totiž nutné vzít v potaz, že složitější systém je nutné nejenom zaplatit, což je sice dotované, i když jen zčásti, ale také jeho využívání může být mnohem náročnější, a tím i dražší. Z praxe jsou známy případy, kdy tento přístup zcela smazal ekonomický přínos dotace dokonce i z krátkodobého pohledu. Z dlouhodobého pohledu je celkový efekt zjevně vysoce záporný.

Na obrázku 1 vidíme typické, či spíše z pohledu eskalace nákladů optimistické rozložení všech výdajů na systém za dobu jeho provozování. Zdůrazňuji, že dotace je poskytnuta pouze na žlutě ohraničenou část rozpočtu.

01-dotace-02

Obr. 1: Typická struktura výdajů na dotovaný informační systém po celou dobu jeho užívání v procentech

Dopad do výběru systému

Výběr informačního systému je z řady důvodů nelehká úloha. Vždy se střetává řada názorů, zkušeností a zájmů jednotlivých zaměstnanců zákazníka. Problém není řešen často, a proto s ním nejsou dostatečné zkušenosti, navíc ICT zpravidla není předmětem podnikání zákazníka. Také nemá smysl zastírat, že korupční potenciál je v těchto situacích značný. Nicméně primární zájem je jasný. Nalézt řešení výhodné pro zákazníka, tedy optimalizující náklady a přínosy. Dotace však do výběrového procesu vnáší nový prvek. Je požadováno, aby výběrové řízení bylo „fér“ i vůči dodavatelům. Co je tím přesně myšleno přesahuje rámec tohoto článku, ale hodně se toho skrývá za pojmem nediskriminační, jenž je vykládán velmi byrokraticky.

Podívejme se však na praktickou stránku věci. Většina výběru informačních systému je realizována tak, že názor na to, co je vlastně předmětem dodávky, postupně krystalizuje v rámci jednání s velmi omezeným okruhem dodavatelů. Jakkoli není tento postup optimální, je alespoň zvladatelný. Nicméně je diskriminační, a to už proto, že není možné jednat se všemi, kteří o to mají zájem. V rámci takovéhoto vyjednávání hrají značnou úlohu i osobní vztahy. Z hlediska úspěchu implementace to je žádoucí, nicméně flagrantně diskriminační. A toho je v dotovaných projektech nutné se vyvarovat. Snaha o objektivizaci výběru také vede k tomu, že nadřazuje formalizované sliby nad zdravý rozum. Navíc je všem jasné, že se na konci implementace vůči nedodrženým slibům nelze ohradit, protože vyplacení dotace je vázáno na bezchybně dodaný systém (mimochodem nevěřím, že je to v ICT kromě zcela triviálních situací možné).

Výsledkem je, že do výběrových řízení jsou podávány nabídky, jejichž cílem je formálně splnit požadavky zcela bez ohledu na faktické potřeby zákazníka. Tomu nahrává také fakt, že mnoho zadání je velmi obecných, zpravidla obsahují jen „moduly“ typu sklad, nákup, prodej a další. A v obecné rovině dnes všichni umí všechno. Seriózní nabídky jsou potom dramaticky znevýhodněny vyšší cenou. Klient je potom nucen si vybrat systém na základě slibů, jejichž důvěryhodnost je od začátku pochybná. Situace došla tak daleko, že někteří (a stále stejní) dodavatelé sahají k otevřeným pohrůžkám stížnostmi na nedodržení pravidel pro výběrová řízení, pokud nebude rozhodnuto dle jejich představ. Že se jedná o stále tytéž firmy, které jsou zpravidla v nedobré situaci, snad ani netřeba dodávat.

Implementační aspekty

Každým rokem firmy zabývající se výzkumem trhu alarmují informacemi o počtu ICT projektů, které překročili rozpočet či termín dodání. Dlouhodobě jde asi o sedmdesát až osmdesát procent. Jsem toho názoru, že jde o jev přirozený, způsobený samotnou podstatou těchto investic. Ty totiž hluboce zasahují do firemních procesů a mají velmi blahodárný účinek vycházející z nutnosti tyto procesy v průběhu implementace zrevidovat. Revize a restrukturalizace procesů je jistě žádoucí, všechny její dopady je však velmi obtížné před spuštěním projektu předvídat. Mnohem rozumnější je se s nimi do jisté míry smířit, vždyť procesní optimalizace je základním, ačkoli mnohdy nevyřčeným cílem implementací ICT. Tento přístup je však v dotovaných projektech velmi obtížně průchozí. Změna struktury rozpočtu projektu, či dokonce jeho zvýšení je velmi problematické a je zpravidla řešeno skrytým způsobem, například fakturací přes třetí subjekt. Posun termínu může být ještě problematičtější, pokud přesáhne termín daný CzechInvestem pro uzavření výzvy. Systém je potom nutné bez výhrad převzít, aby bylo možné dotaci inkasovat.

Ztráta možnosti managementu měnit základní parametry projektu v jeho průběhu mívá dramatický dopad na kvalitu. Smutnou realitou je, že jsou spouštěny a formálně přebírány systémy bez nutných startovacích dat, s neprověřenými či nedokončenými programovými úpravami a ve firmách s nevyškoleným personálem. Procesní optimalizace, jež byla původním cílem implementace, ale je časově nejnáročnější a celkově nejhůře uchopitelná, je mnohdy zcela zapomenuta. Místo ní se dostavuje procesní chaos, který se po značně dlouhé době stabilizuje do nové podoby mimo kontrolu managementu. Dodatečné náklady, které s touto nežádoucí situací vznikají, nelze vyčíslit, ale evidentně jsou značné. Nejhorší ovšem je, že reálný stav systému neodpovídá stavu formálně deklarovanému, takže klient je zcela odkázán na dobrou vůli dodavatele, který má navíc již zaplaceno. Mám tu zkušenost, že i samotní dodavatelé vnímají takovouto pozici jako neadekvátní a nedobrou.

Jak lze problematickým dopadům čelit?

Pokud o rizicích víme, jsme na dobré cestě je omezit, nebo zcela eliminovat. Obecně se dá říci, že dotované projekty kladou mnohem větší nároky na předprojektovou přípravu a celkovou kulturu řízení projektu. Doporučujeme přistoupit k tomu, co je běžné ve větších společnostech, a to k využití prostředků procesní analýzy. Od ní jsou někdy menší společnosti odrazeny z ekonomických důvodů, ale v případě dotovaných projektů i tyto odpadají. Dovolím si tedy navrhnout několik zásad, jejichž dodržení zcela, nebo alespoň v podstatné míře, omezí specifické problémy dotovaných projektů:

  • Věnujte zvýšenou pozornost přípravě implementačního projektu, zejména fázi optimalizace firemních procesů. Tím je rozumné se zabývat na základě procesního modelu mnohdy ještě v nedotované fázi projektu, aby byla zachována dostatečná flexibilita.
  • Věnujte zvýšenou pozornost tomu, co má systém dělat. Nejlepší je formulovat požadavky na systém na základě procesní analýzy jako požadavky na jeho funkcionalitu. Katalog požadavků na funkcionalitu, obsahující zpravidla stovky položek, vám pomůže jak ve fázi výběru, tak při samotné implementaci systému. Ukázku katalogu požadavků najdete na obrázku 2.
  • Pro výběr systému použijte některou z metodik založených na procesním modelování a z něho vycházející definici požadavků na funkcionality, například rapid choice.
  • V rámci celého projektu nepodléhejte pokušení vyhovět požadavkům CzechInvestu formálně, nikoli fakticky, například předplácením některých nedodaných služeb či akceptací nedokončených prací. Dotaci vnímejte jako třešničku na dortu, nikoli základní kámen implementace.
  • Využívejte služeb poradenských firem jak při zajištění dotace, tak při tvorbě procesního modelu.

A na závěr odstavce ještě obecné, ale velmi důrazné doporučení. Nikdy se nepouštějte do projektu jenom proto, že byla vypsána dotace. Stejně většinu nákladů ponese vaše firma.

Proces, skupina požadavků

Název požadavku

Popis požadavku

06 Výroba

06.12 Mezioperační kontrola

Systém musí podporovat evidenci mezioperačních kontrol na výrobním příkazu.

06 Výroba

06.13 Provedení údržby

Systém musí podporovat indikaci provedení technologicky nutné údržby ve stanovených intervalech (mazání formy apod.) na terminálu pro odvádění mezioperační kontroly. Údržbový postup a záznamy o jeho realizaci jsou svázány s výrobním příkazem.

06 Výroba

06.14 Záznam o poruše

Systém musí podporovat tvorbu záznamů o poruše vstřikolisu nebo manipulátoru z číselníku poruch a evidencí začátku a konce poruch (prostoje).

06 Výroba

06.15 Evidence doby přípravy

Systém musí podporovat evidenci doby montáže formy na lis

06 Výroba

06.16 Seřízení lisu

Systém musí podporovat evidenci seřízení lisu a drobných oprav forem včetně výdejů ze skladu náhradních dílů a dopadů do kalkulace zakázky.

06 Výroba

06.17 Sklad provozních náhradních dílů

Systém musí podporovat sklad provozních náhradních dílů.

06 Výroba

06.18 Tisk polepek na balení

Systém musí podporovat tisk etikety na balení výrobku s obsahem a množstvím. Etiketa musí obsahovat unikátní údaje z výrobního příkazu.

Obr. 2: Ukázka katalogu požadavků na funkcionalitu informačního systému

Závěr

Dotace jsou významným faktorem současného ekonomického prostředí. Jejich efekty jsou velmi komplexní. Je jasné, že firma, která by je ignorovala, se dostává do problematické pozice. Jejich využití tak, aby byly opravdu přínosem, však vyžaduje jistou obezřetnost. Pokusili jsme se dát managementu středních podniků přehled o rizicích, která s sebou dotace na ICT v podnicích nesou, a zároveň i návod, jak je eliminovat.

Vladimír Svoboda

 
další články o ERP

Na co se zaměřit při výběru ERP?

 

Výmluvy, proč nový ERP "nefunguje"

 

Proč neodkládat inovaci ERP