E LINKX
Helios

Přihlášení ERP News



Přihlaste se k odběru newsletteru ERPnews, ve kterém pravidelně rozesíláme ty nejzajímavější články ze světa ERP.



IT Systems - předplatné

Tematické seriály

Nové!

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

Nové!

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

Nové!

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 

BERGHOF

Partneři webu

Integrace datové schránky

Pondělí, 19 Říjen 2009 16:23

do ERP systému

JKR-BYZNYSPřed čtvrt rokem vešel v platnost zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, který zcela zásadně mění způsob komunikace mezi soukromými subjekty a státními institucemi. Nový zákon ukládá orgánům veřejné správy a právnickým osobám povinnost přijímat a podávat úřední dokumenty i v elektronické podobě. Pro tento účel byl Ministerstvem vnitra zřízen Informační systém datových schránek (ISDS), jehož hlavním cílem je efektivnější, tedy rychlejší, levnější a bezpečnější, veřejná správa.


Různé způsoby práce s datovou schránkou

Samotná datová schránka je určena pouze pro bezpečný přenos zpráv a dokumentů, ke čtení datových zpráv a také jako nástroj, který ověřuje doručení datové zprávy do jiné datové schránky. Není určena k uchování zpráv ani pro další operace s nimi. Rozhodně si tedy například podnikatelé ani orgány státní moci datové zprávy ve své schránce nemohou dlouhodobě ukládat. Důvodem je, že zprávy jsou po uplynutí devadesáti dnů ze schránky odstraněny. Pro přístup do datové schránky lze využít hned několik druhů uživatelských rozhraní. Je možné se přihlásit přes webového klienta, tedy jít na příslušnou webovou stránku, a přihlásit se jménem a heslem, nebo PIN kódem a certifikátem. Dále se dá využít prostředí Czech Pointu, případně, pokud organizace používá spisovou službu, jiné řešení pro správu dokumentů či agendový informační systém, uživatelé se pak nepřihlašují vůbec a s doklady pracují skrze tyto aplikace.

Specializovaná řešení, nebo integrace?

Zavedení datových schránek však nepřináší jen nový komunikační kanál pro styk veřejnosti s orgány státní moci, který nabízí vyšší efektivitu, ale také zvýšené nároky na informační strukturu pro právnické osoby, zejména pak pro střední a velké subjekty, kde je objem přijímaných a odesílaných dat logicky mnohem větší. Dokumenty doručované jako datové zprávy je navíc kromě dlouhodobého ukládání a zpracovávání, a to nejen s ohledem na lhůtu vyřízení, třeba distribuovat dále po firmě k pověřeným osobám, rozdělovat je, vyřizovat, podepisovat, evidovat apod. Proto už v dnešní době existuje spousta dodavatelů softwaru, kteří nabízejí různá specializovaná řešení pro nakládání s elektronickými dokumenty.

Informační systém datových schránek lze implementovat hned na několika úrovních. Od jednoduchého řešení poskytujícího nezbytné úkony přes středně komplexní řešení využívající centrálního archivu až po plnou integraci datových schránek do ERP systémů či do DMS nebo ECM systémů včetně souvisejících operací (workflow, distribuce, bezpečná archivace a další). Zpráva z datové schránky se tak může stát plnohodnotnou součástí vnitrofiremních procesů. Největšími výhodami je bezpečná archivace po neomezenou dobu, a zejména pak to, že zpráva z datové schránky se může stát plnohodnotnou součástí firemních procesů.

Například ERP systémy Byznys v současné době podporují mimo jiné přímé přihlášení na portál datových stránek a umožňují zde uživatelům pročítat datové zprávy a ukládat je do systému jako přílohy k libovolným záznamům, dále nabízejí možnost využít i elektronickou fakturaci (ISDOC) a v blízké budoucnosti chystají i automatickou komunikaci s datovou schránkou přímo z modulu Informace, aby uživatel mohl jakékoliv doklady okamžitě odeslat rovnou z informačního systému. Samotné přihlášení bude probíhat na pozadí v rámci webové služby a certifikátu uživatele. V dohledné době bude také možné například přímo z Byznysu přijímat datové zprávy do přijaté korespondence a ukládat je do datového úložiště, což umožní jejich okamžité třídění dle povahy a informování odpovědné osoby bez zbytečných prodlev.

Shrnutí

Datové schránky představují v oblasti doručování písemností velmi zásadní změnu, která pro právnickou osobu může (ale také nemusí) znamenat usnadnění ověřené elektronické komunikace se státní správou a do budoucna možná i s ostatními právnickými osobami. Datové schránky je však třeba správně a včas zapojit do příslušných podnikových procesů – podnikové informační systémy kategorie ERP jsou pro to díky své robustnosti a provázaností ideální platformou.

Martin Korejs
Autor pracuje jako obchodník ve společnosti J.K.R., která vyvíjí a dodává ERP systém Byznys.

Přehled nadstavbových řešení pro datové schránky najdete zde: www.systemonline.cz/datove-schranky/



Poslat na email Tisk Přidat mezi oblíbené TwitterFacebook googleLinkujGoogle BuzzTip redakci
 
další články o ERP

Automatizace procesů v ERP

 

Kritická místa ERP projektů

 

Digitální transformace a ERP