Skládá se vaše firma z mnoha oddělení, která potřebují vzájemně spolupracovat, sdílet mezi sebou data a trocha automatizace by jim rozhodně prospěla? Rozhodli jste se pořídit ERP systém, ale nevíte si rady, jak postupovat při jeho výběru? V tom případě čtěte dál.

ERP systém – co to je?

ERP (anglicky Enterprise Resource Planning) je pokročilý software pro plánování podnikových zdrojů. Jeho úkolem je automatizovat procesy v celé společnosti: od výroby a logistiky, přes prodej a marketing až po personalistiku a účetnictví.

Díky centralizaci veškerých podnikových dat do jednoho ERP systému se změny v některé z firemních oblastí automaticky propíšou i do oblastí jiných. Spolupráce mezi jednotlivými odděleními je tak výrazně jednodušší, a navíc je zaručeno, že všichni vždy pracují s nejnovějšími daty.

Výběr ERP systému

Navzdory všem výhodám, které může ERP systém společnostem přinést, dělá mnoho z nich tu chybu, že kvůli nedostatečné znalosti problematiky zvolí takové ERP, které špatně zapadá do jejich obchodního modelu a cílů. Po implementaci a vyzkoušení systému v plném provozu pak začnou zjišťovat, že je vlastně nový systém nevyhovující a musí hledat nové řešení.

Abyste se podobným chybám vyvarovali, držte se následujících rad.

Zásadní funkce

Podnikový informační systém by vždy měl obsahovat tyto základní funkce:

• integrace s jinými podnikovými aplikacemi, buď nativně, nebo prostřednictvím rozhraní API,
• automatizace a řízení workflow,
• analýza dat a business intelligence (BI),
• reporting a vizualizace dat,
• administrativní přehledy se sledováním v reálném čase,
• velká databáze a úložiště dat,
• vlastní podrobná uživatelská a administrátorská oprávnění.

Pokrytí všech procesů

Některé ERP systémy nabízejí pouze základní funkce nezbytné pro řízení procesů v back-office. Pokud ale podnikáte ve vysoce specializovaném oboru, je důležité důkladně zvážit, jaké funkce budete potřebovat, aby zahrnuly všechny firemní oblasti.

Ujistěte se, že vámi vybraný EPR systém pokrývá:

• účetnictví a controlling,
• řízení zdrojů a zásob,
• řízení nákupu a logistiky,
• řízení výroby,
• prodej a marketing,
• řízení lidských zdrojů,
• údržbu zařízení,
• řízení projektů,
• a případné další oblasti pro váš specifický obor.

Konzultace s kolegy

K výběru ERP systému přizvěte co nejvíce relevantních osob, které rozumí IT nebo jsou dostatečně kompetentní v problematice oblastí, které je potřeba systémem zaštítit. Přiblíží vám, jaké nástroje jejich oddělení denně používá, jaké jsou současné procesy, a především jaké jsou pro ně klíčové požadavky na novou platformu.

Audity jednotlivých firemních oddělní

Abyste se ujistili o tom, jaké současné firemní procesy fungují dobře, které špatně a odhalili ty, co jsou úplně zbytečné, proveďte audity procesů a činností jednotlivých oddělení.
Při výběru podnikového informačního systému tak budete jasně vědět, na jaké funkce se zaměřit.

Čištění dat

Abyste zajistili, že změna bude představovat upgrade a ne downgrade, zvažte, zda před přechodem na ERP nevyčistíte současná data od zbytečného balastu. Tento krok může vést ke zvýšení přesnosti i relevance nového systému.

Schopnosti týmu

Při výběru zvažte i schopnosti vašeho IT týmu. Zvládnou sami nastavení systému a jeho správu? Nebo budete starost o ERP systém outsourcovat zkušenější specializované firmě? To rozhodne o tom, zda pro vás bude prioritou uživatelsky přívětivé a intuitivní prostředí a otevřený zdrojový kód systému, nebo bude tento požadavek nerelevantní.

Výběr s odborníky

Pokud už při samotném výběru tápete a tyto řádky vás utvrdily v tom, že sami vhodný ERP systém vybrat nezvládnete, zkonzultujte výběr s odborníky. Firmy, které ERP implementují, zpravila nabízí i poradenství, kdy vám pomůžou zhodnotit vaši současnou situaci a podle toho vybrat ideální systém pro vaši firmu. Vzhledem k tomu, o jak nákladnou položku si jedná, se může poradenství vyplatit – rozhodně více než ztráta plynoucí z nevhodné investice.