Uživatelská avizace v informačním systému je schopna informovat formou SMS nebo e-mailu uživatele o určité události, která v systému nastala a jejíž notifikaci si dříve objednal. V rámci událostního informačního systému je tradičně k dispozici možnost upozorňovat uživatele na určité události a stavy v systému prostřednictvím odesílání avizačních zpráv. Jedná se o tzv. hromadnou avizaci, jejíž konfiguraci provádí administrátor centrálně pro celou organizaci a funguje bez aktivního zásahu adresáta zprávy.

Každý podle svých potřeb

Tento přístup je vhodný zejména v případech, kdy uživatel systému dopředu netuší, že došlo k situaci, která vyžaduje jeho pozornost nebo jeho aktivní zásah. Zpravidla se zde jedná o vypršení různých termínů pro vyřízení dokumentů, upozornění na aktivní případy se subjektem v insolvenci a monitoring desítek dalších provozních aspektů činnosti organizace.

Nicméně současně s provozem hromadných avizací rostl u uživatelů informačního systému GINIS i požadavek na principiálně odlišný přístup k notifikaci událostí. A to takový, kdy jednotlivý uživatel chce být explicitně informován o určité skutečnosti, jejíž následný vznik již dopředu očekává. Řeč je zde o tzv. uživatelské avizaci.

Hlavním rysem u tohoto typu avizace je možnost definice požadavku na zaslání upozornění samotným uživatelem, a to nezávisle na centrální konfiguraci událostního systému. Jako příklad pro uživatelskou avizaci může sloužit například požadavek na oznámení schválení nebo zamítnutí určitého podkladu kompetentní osobou, apod.

Dva přístupy k řešení

Definice požadavku na uživatelskou avizaci je možná v zásadě dvěma způsoby. Za prvé je to prostřednictvím označení zvolených událostí přímo v jednotlivých agendových modulech. U detailu dokumentu v modulu Evidence smluv tak může kupříkladu být k dispozici avizace schválení smlouvy, její podepsání, zrušení atd. Tu lze zadat kliknutím na příslušné nabídnuté tlačítko.

Specifikace požadavku na uživatelskou avizaci

Druhým možným způsobem vytvoření požadavku na uživatelskou avizaci je jeho specifikace na kartě pro správu avizačních požadavků v hlavním menu většiny aplikací. Jedná se v podstatě o zobecněnou definici požadavků na avizaci, kdy uživatel má k dispozici prakticky kompletní sadu událostí systému a může zároveň nastavit i většinu dalších parametrů vlastní notifikace. Prostřednictvím okna pro správu avizačních požadavků je možné spravovat všechny požadavky na avizaci daného uživatele napříč agendami.

Okno pro správu avizačních požadavků

Avizační pravidlo aneb Co musí nastat?

Uživatelskou avizaci je možné nastavovat nejen výběrem určité předmětné události k notifikaci, ale i pomocí dalších nástrojů, mezi které patří zejména avizační pravidla a zástupné symboly.

Avizační pravidlo je v podstatě podmínka, která musí být splněna, aby došlo k odeslání avizační zprávy. Pro jeden požadavek na avizaci může být přitom nadefinováno i několik avizačních pravidel současně, a to s příznakem, zda se jedná o pravidlo povinné, či nepovinné. Při následném vyhodnocování, zda odeslat avizační zprávu, pak platí zásada, že pro odeslání zprávy musí být splněna všechna povinná pravidla a alespoň jedno pravidlo nepovinné, ovšem samozřejmě existuje-li nějaké takové.

Zástupné symboly naproti tomu slouží pro parametrizaci textu finální avizační zprávy. Jedná se v podstatě o textovou konstantu, zpravidla na začátku a na konci uvozenou znakem procenta, která bude před odesláním avizační zprávy nahrazena příslušnou hodnotou. Do odesílané zprávy lze tímto způsobem doplnit řadu údajů, které ji konkretizují, a zvyšují tak její výslednou vypovídající hodnotu. Vložení zástupných symbolů do textu avizační zprávy je přitom při zakládání požadavku na avizaci podpořeno výběrem z jednoduché nabídky, a nepožaduje se tak po uživateli jejich bezprostřední znalost.

Jan Kuttich
Autor pracuje ve společnosti Gordic.