Věděli jste, že mnoho malých firem zkrachuje během prvního roku svého založení? Dokonce i během prvních deseti let své existence přežije pouze 30 % malých firem, jak např. ukazuje studie Úřadu práce Spojených států. Důvodem těchto neúspěchů je více, ale nejčastěji se zmiňuje špatné finanční řízení, neefektivní plánování a špatná alokace zdrojů. A právě zde vstupuje do hry plánování podnikových zdrojů (ERP).

Zde získávají klíčovou roli ERP systémy, které umožňují i malým firmám efektivně plánovat a řídit zdroje. Klíčem k plnému využití ERP je výběr systému, který nejlépe vyhovuje potřebám vašeho podnikání a je kompatibilní s vaším odvětvím a procesy.

V tomto článku se dozvíte, proč by právě i malé firmy měly zvážit zavedení ERP systému a jak si vybrat ten, který jim nejlépe vyhovuje. Projdeme si také odvětví, která mohou z ERP systému nejvíce těžit, abyste mohli rozhodnout, zda je to pro vás ta správná cesta.

Co je ERP?

ERP (EnterpriseResourcePlanning), což je software, který pomáhá firmám všech velikostí řídit různé obchodní operace, včetně účetnictví, financí, lidských zdrojů, řízení dodavatelského řetězce, řízení zásob, prodeje, řízení projektů a řízení vztahů se zákazníky.

ERP systémy umožňují společnostem integrovat tyto procesy do jednoho centrálního systému, což přináší řadu výhod, včetně zlepšené komunikace, spolupráce a transparentnosti napříč firmou.

Image source: projectline

Proč by tedy měly i malé firmy zavádět ERP řešení?

I když se může zdát, že ERP je určený pouze pro velké korporace, opak je pravdou. Malé firmy také mohou těžit z těchto systémů, zejména pokud chtějí efektivněji využít své omezené zdroje. ERP pomáhá zefektivnit procesy, zlepšit rozhodování a poskytovat přístup k datům v reálném čase. To vše může přinést několik výhod, jako je zvýšená efektivita, lepší spolupráce a rozhodování, viditelnost, úspory nákladů, škálovatelnost a vyšší spokojenost zákazníků.

Nicméně, ERP určitě není úplně pro každou firmu. Malé firmy s velmi menším objemem procesu nebo jednoduššími procesy nebo decentralizovanou strukturou nemusí vidět takový prospěch jako větší organizace. Při výběru ERP systému je důležité zvážit klíčové funkce, jako je automatizace procesů, řízení dat v reálném čase, reportování, správa vztahů se zákazníky (CRM) a koordinace a sdílení dat napříč firmou. Ideální ERP systém pro malé firmy by měl také snadno integrovat s existujícími nástroji a umožňovat efektivní řízení pracovního zatížení zaměstnanců.

Kromě toho by měl být ERP systém vybrán s ohledem na konkrétní potřeby a odvětví vaší firmy. Rozhodněte se, jaké oblasti chcete nejvíce vylepšit, a vyberte systém, který je specializovaný na vaše potřeby. ERP systémy často oceňují třeba firmy z oboru stavebnictví, IT služeb, maloobchodu, marketingové agentury či zdravotnictví. Mohou zde řídit projekty, cashflow, sledovat prodej i zásoby, mít přehled o zákaznících i časovém vytížení zaměstnanců. Vždy jde ale o individuální potřeby každé firmy.

Jak tedy vybrat ten nejlepší ERP systém pro vás?

Při výběru ERP systému se poraďte s odborníky, analyzujte potřeby vaší firmy a zajistěte si systém, který vám pomůže dosáhnout efektivity, konkurenční výhody a dlouhodobého úspěchu na trhu. Rozhodně stojí za to si vybraný systém nezávazně vyzkoušet v trial / demo verzi, než se opravdu upíšete.

Zde jsou klíčové funkce, které by měl každý moderní ERP systém nabízet:

1. Automatizace: by měla být jednou z hlavních funkcí zamýšleného ERP systému. Automatizací procesů se zbavíte opakujících se manuálních úkolů, budete tak mít více času na úkoly s vyšší přidanou hodnotou. Pro představu český all-in-one systém Caflou vám umožní automatizovat pracovní postupy, vytvářet a přiřazovat úkoly či projekty nebo zefektivnit práci s fakturací, cashflow a evidencí příjmů a výdajů, což vede k odstranění chyb při ručním řešení těchto operací.
2. Řízení dat a aktivit v reálném čase: s ERP systémem máte vždy přístup k potřebným informacím v reálném čase (od cash flow, přes data o zákaznících, stavu projektů či vytížení zaměstnanců). A v případě cloudového řešení i odkudkoli.
3. Reporting: slouží k přehlednému zobrazení cenných informací. S již zmiňovaným Caflou si můžete např. vytvořit vlastní nástěnku i s grafy a diagramy, která zobrazuje klíčové informace a KPI (např. počty leadů, dokončených projektů či příjmy na jednoho zákazníka nebo čerpání rozpočtů).
4. CRM: je důležité pro řízení vztahů se zákazníky. Mezi klíčové funkce CRM patří evidence zákazníků, řízení prodeje, analytické funkce a reporty nebo vykazování či nástroje pro zákaznický servis nebo řízení prodeje.
5. Odpovědnost napříč celou firmou: kvalitní reporting vám umožňuje sledovat hospodaření týmu i projektu, je tak patrné kolik času a úsilí bylo do projektu investováno a kterým zaměstnancem.
   Bonusovou funkcí, které vám ERP může nabídnout je také řízení pracovního vytížení. Např. systém Caflou vám umožní sledovat výkonnost, výstupy i čas strávený na jednotlivých projektech. Management má přehled o rozložení pracovního vytížení mezi členy týmu. Můžete tak efektivněji a férově rozdělovat úkoly mezi členy týmu.
6. Integrace: ověřte si, že zamýšlený ERP software nabízí široké možnosti integrací s jinými systémy a nástroji (např. fakturačním systémem, kalendáři, emailem).
7. Reference, podpora a cena: Nejnovější ERP systémy jsou dostupné v cloudu jako SaaS (software as a service), což znamená, že všechna data uživatelů jsou snadno a vždy dostupná a bezpečně uložená v cloudu.
   Navíc se nejčastěji řídí principem pay-as-you-go, což se pozitivně promítá do nákladové efektivity a škálovatelnosti. Vyhnete se tak zpravidla placení za funkce, které nevyužíváte nebo za uživatele, kteří software nepoužívají, váš ERP bude růst společně s vámi.
   Při výběru také zohledněte uživatelské recenze a vyzkoušejte podporu, zda a jak rychle reagují, komunikují a umí vám pomoci.
8. Uživatelská přívětivost a školení: Při výběru byste měli věnovat pozornost uživatelské přívětivosti ERP systému. Je důležité, aby byl systém intuitivní a snadno ovladatelný, což snižuje čas a náklady na školení zaměstnanců. Při výběru systému je vhodné také zjistit, jaký typ podpory a školení poskytuje dodavatel.

Vybrat správný ERP systém je důležitým rozhodnutím pro vaši firmu. Pečlivě vyhodnoťte všechny možnosti a spolupracujte s odborníky, abyste zajistili úspěšnou implementaci a maximalizovali výhody ERP systému.

All-in-one systém pro řízení celé firmy, projektů, vztahů se zákazníky a financí s nejlepším poměrem cena - výkon na trhu. Díky propojenosti funkcí i automatizacím se zbavíte rutinní práce a zvýšíte ziskovost projektů a klienti i tým budou spokojenější.