ERP systém je klíčovým nástrojem pro řízení podnikových procesů, který ovlivňuje výkonnost, efektivitu a kon­ku­ren­ce­schop­nost firmy. Výběr ERP systému je proto důležitým a náročným rozhodnutím, které vyžaduje pečlivou analýzu potřeb, možností a nákladů. V tomto článku se podíváme na to, jak se proces a kritéria výběru ERP systému změnily v průběhu času a jaké doporučení bychom na základě našich dvacetiletých zkušeností dali firmě, která hledá nový ERP systém.

Výběr ERP systému včera

V minulosti byl výběr ERP systému často ovlivňován účetním oddělením, které mělo hlavní slovo v tom, jaký systém bude nejlépe vyhovovat finančním a daňovým požadavkům firmy. Účetní oddělení také mnohdy zastávalo roli projektového manažera, který koordinoval výběrové řízení, komunikoval s dodavateli a zajišťoval implementaci systému.

Výběrové řízení bylo obvykle zaměřeno na technické a funkční parametry systému, jako je například kompatibilita s existujícími systémy, rozsah modulů, dostupnost podpory a aktualizací. Významnou roli hrála cena a dodací lhůta, ideálně k 1. lednu, což je pro účetní jakési magické datum. Výběr ERP systému byl tak vnímán jako investice do technologie, která měla zjednodušit a zefektivnit účetní a administrativní procesy.

Jak se přistupuje k výběru ERP systému dnes

Dnes je výběr ERP systému stále více ovlivňován vlastníky core procesů, tedy lidmi, kteří mají na starosti klíčové oblasti podnikání, jako je výroba, logistika, marketing, prodej, nákup, vývoj a inovace. Ti si uvědomují, že ERP systém není jen technologickým nástrojem, ale strategickým partnerem, který jim pomáhá řídit a optimalizovat procesy.

Obvykle na to nestačí sám majitel nebo ředitel firmy, který má sice před očima jasný cíl – kromě dosahování závratných zisků třeba i zvyšování produktivity a kvality výrobků nebo služeb a současně snižování nákladů a rizik. Pokud tedy není arogantní egocentrik, zapojuje do výběrového řízení všechny relevantní stakeholdery a vytváří projektový tým, který na základě definované podnikové strategie a cílů vyhodnocuje vhodnost, ale i návratnost investice do ERP systému.

Výběrové řízení je tak zaměřeno na obchodní a organizační parametry systému. Důležitá je schopnost podporovat a integrovat klíčové procesy, stejně jako flexibilita a škálovatelnost nebo uživatelská přívětivost a přizpůsobitelnost systému. Velkou roli hraje také inovační potenciál a spolupráce s dodavatelem. Výběr ERP systému je nyní vnímán jako investice do budoucnosti, která má přinést konkurenční výhodu a dlouhodobě zvýšit hodnotu firmy.

Hlavní rozdíly a jejich dopady

Změna perspektivy a kritérií výběru ERP systému má několik důsledků pro firmy, které hledají nový ERP systém:

1. Proces výběru je komplexnější a náročnější. Vyžaduje zapojení více lidí, analýzu více faktorů a vyhodnocení více alternativ.
2. Proces výběru vyžaduje více času a zdrojů na přípravu, realizaci a vyhodnocení výběrového řízení. Při nedostatku interních kapacit dochází k zapojení externích poradenských agentur, proces je pak delší a dražší.
3. Proces výběru vyžaduje větší míru změny a adaptace v podnikové kultuře, struktuře a firemních procesech. Může tak přinést jakousi dávku nejistoty.
4. Proces výběru má ve společnosti významnější a zásadnější roli, protože má mnohem větší dopad na výsledky a další vývoj firmy.

Doporučení pro firmu hledající nový ERP systém

Na základě našich zkušeností bychom firmě, která hledá nový ERP systém, dali následující doporučení:

• Jasně definujte vaši podnikovou strategii a konkrétní cíle, podle nich vyberte ERP systém, který vám pomůže jich dosáhnout.
• Zapojte do výběrového řízení všechny klíčové stakeholdery, zejména vlastníky klíčových procesů, a zajistěte jejich spolupráci, komunikaci a angažovanost.
• Vytvořte multidisciplinární tým, který bude mít odpovědnost za celý proces výběru, implementace i samotný provoz ERP systému, a poskytněte mu dostatečné zdroje, pravomoci a podporu.
• Vypracujte podrobnou analýzu vašich současných a budoucích potřeb, nutných procesů, dat a systémů, se kterými se má nový ERP integrovat, nebo je nahradit.
• Vyberte ERP systém, který je schopen podporovat vaše core procesy a který je flexibilní, škálovatelný, uživatelsky přívětivý a přizpůsobitelný.
• Vyberte dodavatele, který má zkušenosti, odbornost a referenci v oboru a který je schopen nabídnout kvalitní poimplementační podporu a udrží s vámi krok.
• Vyhodnoťte návratnost investice do ERP systému a zvažujte přitom nejen finanční, ale i nefinanční přínosy a náklady.
• Plánujte a realizujte výběr, implementaci a provoz ERP systému jako projekt, který má definované fáze, milníky, úkoly, zodpovědnosti, rizika a metriky.
• Zajistěte komunikaci, školení a zapojení všech uživatelů ERP systému a motivujte je k jeho využívání a zlepšování.
• Monitorujte a hodnoťte výkonnost a spokojenost s ERP systémem a hledejte příležitosti k jeho optimalizaci a inovaci.

Lenka Vejrostová Autorka je key account manažerkou ve společnosti ABIA CZ services, která se specializuje na implementaci, rozvoj a podporu ERP systému SAP Business One.