Přemýšlíte, že si do firmy pořídíte nový ERP systém, a nejste si jistí, kde začít a jak jej správně vybrat? Nebo již máte systém vybraný a chystáte se k jeho implementaci do firmy? Ať spadáte do první nebo druhé kategorie (nebo někam mezi), připravili jsme pro vás přehled toho základního, jak při výběru ERP systému postupovat a na co určitě nezapomenout. Od otázek, které byste měli položit sami sobě a potenciálním dodavatelům, až po tvorbu business case.

Rozhodli jste se pořídit si ERP systém? Stejně jako u každého důležitého obchodního rozhodnutí začněte objasněním svých cílů a očekávání, zapojte klíčové zúčastněné strany, které mohou z úspěšné implementace těžit nejvíce (a nejvíce ztratit, pokud nastanou problémy). Jakmile toto budete mít, můžete se pustit do porovnávání nabídek vhodných pro vaše podnikání.

Do výběru systémů se můžete pustit buď zcela sami, nebo můžete požádat o radu konzultanta, který vám pomůže vyhodnotit možnosti a sestavit podrobnější žádost o nabídku. V případě spolupráce s externistou je však třeba počítat s tím, že někteří konzultanti se mohou specializovat na práci pouze s jedním nebo několika preferovanými poskytovateli ERP.

Když zúžíte své potenciální poskytovatele ERP, vytvořte si kontrolní seznam implementace systému a položte jednotlivým poskytovatelům konkrétní dotazy týkající se technické podpory, řešení problémů a nákladů. Jedná se například o:

• Časové okno. Jak dlouho bude implementace trvat? Jak vypadá podrobný plán? Jaké zdroje budeme muset poskytnout a kdy? Jak jsou provozní narušení omezená a kdy mohou nastat?
• Přizpůsobení. Nakolik lze systém přizpůsobit našim potřebám? Kde jsou přizpůsobení skutečně nezbytná a kde můžeme použít moduly, sestavy nebo jiné zdroje, které již poskytovatel pro naše odvětví vytvořil? Rozumí poskytovatel tomu, kde jsou naše procesy a požadavky skutečně jedinečné?
• Projektový management. Jak bude poskytovatel řídit náš projekt? Budeme mít zkušenou kontaktní osobu? Kdo z našeho týmu se bude podílet na implementaci? Jak nám poskytovatel pomůže sledovat pokrok? Komu zavoláme, pokud nastane problém? Jak rychle poskytovatel reaguje?
• Použitelnost. Přijetí uživatele je základním prvkem úspěšného nasazení ERP. Zjistěte, jak intuitivní a snadné je použití aplikace v různých rolích.
• Náklady na předplatné. Jak jsou v uspořádání předplatného strukturovány náklady? Jaké náklady jsou předem, co se platí měsíčně a jak smlouva řeší změny (například zvýšení využití)?
• Náklady na projekt. Může naše implementace přinést další náklady? Kde nejčastěji dochází k navýšení nákladů?
• Migrace dat. Co bychom měli vědět o migraci našich stávajících dat? Jsme s poskytovatelem ERP zajedno při hodnocení složitosti migrace ze starších systémů, čištění dat, eliminace nadbytečných nebo zastaralých dat atd.?
• Aktualizace a údržba. Jak budeme v systému ERP provádět změny po implementaci? Jaký je postup pro přidávání nových funkcí, změn počtu uživatelů, přizpůsobení nových přehledů nebo jiné úpravy? Jaké změny budeme moci provést? Můžeme například vytvářet nové přehledy a dotazy? Které činnosti budou vyžadovat pomoc od poskytovatele, odborného konzultanta nebo od programátora?
• Flexibilita platformy. Nabízí prodejce programovací nástroje k přizpůsobení systému? Existuje silná komunita partnerů, která nabízí doplňkové aplikace podle oddělení nebo odvětví a předem připravené integrace s jinými aplikacemi?
• Školení. Jaká školení jsou poskytována a jaké jsou náklady na ně? Jak často jsou školení aktualizována a rozšiřována?

Vyžadujte důkladné předvedení systému, aby si ho váš tým mohl vyzkoušet, prozkoumal jeho možnosti a lépe si tak představil, jak by práce s tímto softwarem mohla reálně vypadat.

Nezapomeňte si vyžádat reference společností podobných té vaší, které implementovaly stejný software, a věnujte čas důkladné kontrole těchto referencí. Nebojte se zeptat na detaily – co se stane, když nastane problém? Jak má firma řešenou uživatelskou podporu? Jak dobře software funguje? Zaměřte se také na to, jak rychle si zaměstnanci na daný software a jeho prostředí zvykli a jak dlouho trvalo, než začali vidět přidanou hodnotu vybraného systému.

Jak vytvořit business case pro nákup ERP?

Před samotnou investicí do ERP byste se měli ujistit, že vám systém něco přinese. S tím vám pomůže vypracování tzv. business case – je to tzv. odhad, který poskytuje informace o nákladech a funkčnosti ERP systému, ať už čistě ve finanční nebo slovní podobě, a vy to budete moci snadno porovnat s náklady a riziky implementace. To vám pomůže udělat kvalifikovaný odhad a pohled na to, jaké ERP si vybrat a jaké výhody přináší. To znamená, že i vám bude interně jasnější, co od ERP očekáváte, a může vám to pomoci v implementační fázi.

Chcete-li vytvořit business case pro ERP, začněte s problémy, které potřebujete vyřešit, a následně výhodami, které chcete získat. Můžete očekávat, že některé z těchto výhod se projeví poměrně rychle – například vyřazování serveru z provozu a vyhnutí se upgradům softwaru, které již nepotřebujete. Jiné mohou být dlouhodobější, například 10–20% růst produktivity poté, co budou všichni zaměstnanci plně vyškolení a vy jste otestovali a implementovali všechny automatizované pracovní postupy, které si představujete.

Pečlivě a realisticky také kvantifikujte náklady včetně nákladů na plánování, implementaci, školení.

Před desítkami let byly systémy ERP primárně určeny pro ty největší společnosti a implementace byla komplexní. Od té doby se ale hodně změnilo. ERP systémy se osvědčily a jejich správa je jednodušší. Můžeme snadněji odhadnout celkové náklady nejen na implementaci, ale i na údržbu vašich systémů. Pokud se na výběr ERP řádně připravíte předem, jeho nákup se stane jednou z nejúčinnějších akcí, které můžete podniknout pro zvýšení své konkurenceschopnosti! Pokud si nejste jisti, ozvěte se nám a my vám poradíme!

Mária Straňáková Autorka článku působí ve společnosti RSM Technology CZ na pozici Head of Technology and Management Consulting a vede tým funkčních a technických konzultantů Cloud ERP Oracle NetSuite na lokálních i mezinárodních implementačních projektech.

Lucie Odehnalová Autorka článku vede v RSM Technology CZ oddělení Management Consulting. Má rozsáhlé znalosti o metodice a principech Lean Six Sigma, které se používají pro procesní analýzu a pro identifikaci možných zlepšení. Dříve pracovala pro Accenture s různými odpovědnostmi za řízení provozní výkonnosti, RPA projekty a přechody.