Symphera - PM konference
Pomáháme firmám růst

Přihlášení ERP News



Tematické seriály

Nové!

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

Nové!

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

Nové!

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 

BERGHOF

Partneři webu

Martin Válek, produktový ředitel Karat Software: „Implementace nového informačního systému sama problémy nevyřeší,"

Pondělí, 06 Květen 2013 15:49

M Valek KaratSoučasné ERP systémy jsou si na první pohled velmi podobné. Na co by se měly firmy při jejich výběru zaměřit, aby si dokázaly správně vybrat?

Každý subjekt, který chce být dlouhodobě úspěšný, musí neustále přemýšlet o tom, co dělat jinak, lépe než ostatní konkurenti. Jedním z nástrojů, který v tomto snažení může pomoci, je zcela jistě kvalitní informační systém. Požadavky zákazníků na specifické funkčnosti vyplývající zejména z povahy jejich podnikání se neustále zvyšují. Reakcí výrobců a implementátorů je orientace na určité tržní segmenty. Svá řešení maximálně přizpůsobují jejich specifickým podmínkám, požadavky zákazníků zapracovávají přímo do své funkčnosti nebo formou napojení specializovaného softwaru třetích stran (napojení na CAD, APS, WMS, ...). Takto vyvíjené a zaváděné informační systémy dosahují v praxi řádově lepších výsledků než obecná a analyticky povrchní řešení.

Při výběru informačního systému je třeba mít také neustále na mysli, že nástroj je sice důležitý, ale neméně podstatná je šikovnost a schopnosti toho, kdo s ním zachází. To lze nejlépe ověřit ze zkušeností referenčních zákazníků, kteří mohou předat důležité informace nejen o vlastním informačním systému, ale hlavně o kvalitě spolupráce s implementačním partnerem, jeho znalosti specifické problematiky atd. Při výběru informačního systému také nezapomeňte na jednu velmi podstatnou věc – budete s ním pracovat několik let a je velmi důležité, zda jste si nevybrali řešení, které je již při implementaci na hranici svých možností. Může se vám lehce stát, že již za dva roky budete muset řešit jeho výměnu a úspora získaná nižší pořizovací cenou se mnohonásobně nevyplatí.


Jak ovlivní současný vývoj technologií ERP systémy?

Současný svět se vyznačuje dvěma významnými atributy – obrovským množstvím informací, kterými jsme každodenně zahrnováni, a dostupností technických zařízení umožňujících tyto informace přijímat a zpracovávat prakticky kdekoliv a kdykoliv. Dá se předpokládat, že schopnost přizpůsobit se tomuto trendu a schopnost využít toho pozitivního, co s sebou přináší, bude jednou z hlavních úloh také pro výrobce ERP řešení. Informační systém musí být schopen pracovat s informacemi ze sociálních sítí. Bude pokračovat trend, kdy zejména manažeři a vedoucí pracovníci pracují s pečlivě vybranými ukazateli, které budou mít k dispozici prostřednictvím on-line aktualizovaných dashboardů dostupných z notebooku, tabletu či smartphonu. Další trendem bude zcela jistě přesun serverové částí IT infrastruktury k profesionálním poskytovatelům. Nesporné výhody, jako jsou škálovatelnost výkonu bez nutnosti náročných investic do nového hardwaru, garance dostupnosti služby atd. převáží obavy a nejistotu z toho, že „svá citlivá data nemám u sebe na firmě".


Jakou úlohu by měl hrát dodavatel řešení informačního systému?

Velmi významným prvkem ovlivňujícím kvalitu informačního systému je implementační a servisní partner. Dobrý partner (ideálně se zkušenostmi s procesně podobnými firmami) je schopen svým zákazníkům nejen nabídnout adekvátní řešení, ale zejména díky svým praktickým zkušenostem být nositelem přidaného know-how. Je pro své zákazníky poradcem, který jim neustále předkládá individuální návrhy dalšího rozvoje informačního systému tak, aby si zachovávali a zvyšovali svou konkurenční výhodu.


Existuje mnoho firem, které sice implementují nový ERP systém, ale ve finále tuto změnu hodnotí minimálně „rozpačitě". Čím je to způsobeno a dá se tomu předejít?

V první řadě je třeba si uvědomit, že samotná implementace nového informačního systému sama o sobě firmě problémy nevyřeší. Samozřejmě, že dobrý informační systém umí pomoci v jednotlivých činnostech, poskytne více informací atd., ale pokud si firma zachová navyklý systém práce, nemůže očekávat žádnou radikální změnu. Výměna informačního systému by měla být jedním z výstupů komplexního procesu, který se zaměří na fungování firmy jako celku. Teprve poté lze přistoupit k úvaze, zda aktuální informační systém je schopen dostatečně kvalitně podpořit optimalizované firemní procesy, je třeba jej doplnit o další funkcionality, nebo je nezbytná jeho výměna.

Dalším důležitým krokem je důkladná příprava jak na vlastní výběrové řízení na dodávku nového informačního systému, tak na jeho implementaci. Především je třeba si říci, jaká jsou hlavní očekávání od implementace, a tato očekávání pokud možno převést do vyhodnotitelných ukazatelů (výše skladových zásob se snížila o deset procent atd.). Takto popsaná očekávání pak umožní kvantifikovat očekávané přínosy, dát implementačnímu partnerovi přesné zadání, exaktně vyhodnotit dosažení těchto cílů a oprávněnost požadavku na převzetí díla. Ve finále tak získáváte řešení, u kterého dopředu víte, jak má vypadat, kolik jeho použitím ušetříte nebo získáte, a jestli to, co vám dodavatel informačního systému nakonec naimplementuje, odpovídá vašemu zadání.


Jaký je váš názor na zvyšující se počet externích poradců účastnících se výběrových řízení na nový Informační systém?

V principu je spolupráce se zkušeným externím poradcem na výběrová řízení pro firmy přínosná. Je však třeba při výběru poradce dobře zvážit, jaká má být jeho úloha, jaký je jeho styl práce. Správný poradce by měl mít jako hlavní cíl vizi, že úspěšný projekt rovná se informační systém implementovaný v dohodnutých termínech, s požadovanou kvalitou a ve schváleném rozpočtu. Jeho cíl by však měl být vyšší než jen „informační systém byl vybrán, smlouvy byly podepsány, systém byl předán do ostrého provozu". Musí být dostatečně zkušený na to, aby dokázal dát se zákazníkem dohromady smysluplné zadání pro vlastní výběrové řízení, posoudit náročnost požadovaného řešení a doporučit vhodnější alternativu, připravit zákazníka na potenciální problémy spojené s implementací, připravit jeho pracovníky na zvýšenou zátěž atd. Zároveň by měl v rozumné míře chápat a konstruktivně řešit vznikající problémy - v případě potřeby hájit zájmy projektu tím, že se postaví na stranu dodavatele IS a pomůže mu prosadit jím navrhovanou změnu, která může znamenat ústupek zákazníka v jednotlivosti, ale zisk pro projekt jako takový s ohledem na dodržení termínu, rozpočtu.


Změnily se v posledních letech nějak požadavky zákazníků na ERP systém z hlediska jeho vlastností a funkcí nebo z hlediska ceny a nabízených služeb?

V poslední době je patrná snaha zákazníků optimalizovat, řídit a sledovat co nejvíce firemních procesů. Uvědomují si, že efektivita firmy se ukrývá také ve zvládnutí interních činností, snaží se u svých klíčových zaměstnanců maximalizovat čas, který mohou věnovat své hlavní pracovní náplni. Toho lze dosáhnout tím, že jim připraví správné informace ve správný čas, odklidí jim z cesty zbytečnou byrokracii, vytvoří podmínky pro sdílení firemního know-how, umožní rychlé vyhledání procesních postupů, směrnic, nařízení. Z toho vyplývají požadavky na řešení firemních portálů, DMS, nástrojů pro popis a řízení workflow. V neposlední řadě se zvyšuje poptávka po komplexním BI řešení, jehož využití se přesouvá i na nižší úrovně řízení firmy. Jeho obsahem se stávají kromě ekonomických dat také informace umožňující sledovat výkonnost dalších firemních procesů.

Co se týká cen tak můžeme říct, že zákazníci daleko více kladou důraz na reálný přínos realizovaných služeb. Je na nás, abychom jim ve fázi nabídky řešení uměli vysvětlit jeho výhody (a zdůvodnit tak nabízenou cenu) a následně po jeho zavedení do praxe umět vyhodnotit, zda realita odpovídá předpokladům.

 
další články o ERP

Faktory výběru ERP systému

 

Příprava a realizace ERP projektů

 

Kritická místa ERP projektů