Pro mnoho firem jsou systémy plánování podnikových zdrojů (ERP) nedílnou součástí jejich úspěchu. Jako ERP se označuje software a systémy, které se používají pro plánování a řízení všech základních procesů dodavatelského řetězce, výroby, služeb, financí a dalších. ERP dokáže výrazně zefektivnit provoz organizace a automatizovat funkce, jako je účetnictví, nákup, projektový management, řízení vztahů se zákazníky, řízení rizika, dodržování standardů a provoz dodavatelského řetězce.

Je možné přitom využívat buď jenom jednu aplikaci ERP, nebo kompletní balíček aplikací ERP, který sjednocuje procesy v celé firmě a propojuje je dohromady, aby zlepšil komunikaci a sběr dat. Dnešní systémy ERP rozšiřují procesy tím, že poskytují nástroje pro spolupráci a digitální řešení, jež umožňují se efektivně spojit s partnery mimo organizaci včetně zákazníků, dodavatelů, dopravců, finančních institucí a dalších.

Jaké jsou výhody ERP?

Systémy ERP mají mnoho výhod. Ty sahají od optimalizace procesů přes usnadnění spolupráce jednotlivých oddělení až po zlepšování vztahů mezi firmou a jejími zákazníky. Níže nabízíme přehled několika hlavních výhod ERP.

Vyšší efektivita

Jednou z primárních výhod systémů ERP je to, že společnostem umožňují automatizovat manuální a rutinní funkce. Díky tomu mají zaměstnanci více času na úkoly, které přispívají k růstu výnosů, a běžné obchodní procesy jsou standardizovány. Vyšší efektivita vede k lepšímu předvídání poptávky, omezuje vznik úzkých míst ve výrobě, zkracuje dodací lhůty a nabízí větší transparentnost a flexibilitu v dodavatelském řetězci, nemluvě o obchodním růstu a schopnosti udržet si náskok před konkurencí.

Lepší spolupráce

Systémy ERP také propojují jednotlivé týmy a zlepšují tak komunikaci i zapojení zaměstnanců. Díky systému ERP má každý schválený zaměstnanec na vyžádání přístup k provozním datům, aby mohl lépe pochopit všechny dílčí součásti firmy a vlastní roli. Lepší propojení jednotlivých oddělení a aktualizace informací o projektech v reálném čase usnadňují průběh práce a šetří náklady. Firma je také lépe schopná spolupracovat s externími entitami, jako jsou klíčoví obchodní partneři, což dále napomáhá plnění obchodních cílů.

Data v reálném čase a pokročilé vykazování

Jednou z největších výhod systémů ERP je, že slouží jako výkonné datové centrum. Systém ERP vám umožňuje sbírat, ukládat a analyzovat data z celého provozu na jednom místě, takže máte k dispozici jednotný zdroj přesných informací, který umožňuje strategičtější plánování. Díky centralizovaným datům může firma přistupovat k informacím v reálném čase a vytvářet užitečnější výkazy. Je tak možné porovnávat jednotlivé funkce napříč odděleními, aniž by na to bylo potřeba kombinovat spoustu tabulek a zdrojů dat, nebo každý den monitorovat různé obchodní aspekty, jako je stav zásob, pro přesnější řízení kapitálu. Data jsou nové zlato a nejnovější technologie umožňují propojit data s inteligentními AI systémy pro rozšířené analytické výkazy, jež mohou potenciálně poskytovat informace na vyžádání prostřednictvím hlasových příkazů.

Pomoc při dodržování standardů

Všechny tyto výhody by ale nebyly k ničemu, pokud by vaše firma nedodržovala předpisy. Velkou výhodou systémů ERP, která se často přehlíží, je to, že jsou navržené, aby vám pomáhaly sledovat změny v průmyslových standardech a předpisech. Díky tomu mohou firmy držet krok s právními požadavky, směrnicemi a specifikacemi.

Dostupnost v cloudu

Ačkoliv ERP systémy se tradičně nabízely jako on premise řešení, v posledních letech jsou stále oblíbenější cloudové ERP systémy. Hlavními výhodami ERP v cloudu jsou nižší zátěž pro IT oddělení, profesionální zabezpečení dat a mobilita. Když používáte cloudové řešení pro ERP, můžete se k systému připojit odkudkoliv a kdykoliv přes mobilní zařízení – stačí jenom připojení k internetu. Díky tomu můžete rychle jednat, aniž by bylo nutné mít celý tým pohromadě.

Lepší zákaznický servis

Mezi data, která systém ERP poskytuje coby ústřední datové centrum, patří také informace o zákaznících. Díky centralizaci mohou k datům o zákaznících různá oddělení firmy snadno přistupovat a spolupracovat na řešení zákaznických potřeb, což snižuje rychlost reakce a zlepšuje přesnost dodávek i objednávek. Obchodní zástupci se mohou soustředit na budování vztahů se zákazníky místo vedení tabulek a marketéři mohou vytvářet kampaně zaměřené na zákazníky.

Flexibilita

Jedna z věcí, kterou uživatelé dnešních systémů ERP velmi oceňují, je modularita. Modulární systém je takový, v němž lze jednotlivé aplikace používat samostatně, nebo společně jako celý balíček. Každá firma si může vybrat, které aplikace nejlépe poslouží jejím obchodním potřebám, aniž by musela kupovat něco, co nepotřebuje. Díky této flexibilitě se mohou firmy zbavit zastaralých systémů, které do té doby používaly.

Jaké jsou nevýhody ERP?

Ačkoliv výhody systémů ERP nad nevýhodami značně převažují, i tak je zde několik faktorů, nad kterými se musíte zamyslet, abyste zjistili, jestli je použití ERP pro vaši firmu aktuálně vhodné.

Počáteční náklady

Při zprovozňování ERP systému, a to zejména on premise, je nutné zvážit počáteční náklady, jako je cena implementace a údržby, školení a potenciálních softwarových doplňků od třetích stran. Počáteční náklady se jednodušeji spravují v případě cloudového řešení ERP. Cloudová řešení ERP se obvykle nabízejí formou měsíčního předplatného, takže se náklady v čase rozloží. V každém případě ale platí, že tuto nevýhodu bohatě vyváží dlouhodobá úspora nákladů, kterou systémy ERP přinášejí.

Školení

Abyste ze systému ERP dostali maximum, je nezbytné řádné školení. Toto školení by mělo pokrývat všechny funkce systému ERP a být realizováno s ohledem na obchodní procesy. Stejně tak je potřeba vyškolit zaměstnance IT, kteří se budou starat o technické aspekty systému. Aby se zabránilo ztrátě znalostí v případě, kdy vyškolení zaměstnanci firmu opustí, je rozumné investovat do tvorby školicích plánů pro ERP, manuálů a dalších zdrojů, aby se mohli se systémem noví členové týmu rychle seznámit.

Podpora ze strany zaměstnanců

Provádění změn ve firmě vždy zabere hodně času a vyžaduje neustálou komunikaci se všemi zapojenými aktéry. To platí dvojnásob v případě, kdy zavádíte nějakou novou technologii. Celý proces obvykle vyžaduje získání souhlasu a podpory ze strany vyššího vedení, což může být složité v případě, kdy tito lidé nechápou, v čem je výhoda ERP. Po implementaci systému pak může být obtížné některé kolegy přesvědčit, aby ho začali používat a naučili se efektivně pracovat s jeho funkcemi.

Přizpůsobitelnost

Aby bylo možné využít výhod systému ERP naplno, měl by být vyladěn na potřeby konkrétní společnosti. Ať už používáte hotový systém nebo systém vyrobený na míru, vždy platí, že pro úspěch je zcela zásadní upravit ho pro konkrétní obchodní potřeby a postupy. Každá firma musí být připravena věnovat čas tomu, aby zajistila, že systém ERP má všechny funkce, které potřebuje, a žádné funkce, které nepotřebuje. Jinak by to příliš rozumná investice nebyla.

Naštěstí jsou tu adaptivní řešení ERP od QAD, která tyto nevýhody kompenzují či minimalizují a poskytují výhody a příležitosti k návratnosti investic, díky nimž je přesvědčení zbytku organizace méně složité.

Pomohla by vaší firmě implementace nebo modernizace ERP systému?

Varianty systémů ERP, které jsou dnes na trhu k dispozici, nabízejí tolik výhod, že obchodní argument může být velmi přesvědčivý. Pokud se nemůžete rozhodnout, jestli do nich investovat, nebo ne, položte si následující otázky, které vám pomohou určit, jestli by modernizace nebo implementace systému ERP přinesla vaší firmě nějaké výhody.

• Potřebujete přesnější obchodní data? Typy a množství dat, které vám systémy ERP umožňují shromažďovat, vykazovat a využívat při rozhodování, představují obrovskou výhodu.
• Roste vaše firma nebo byste chtěli, aby rostla? Je možné, že vaše aktuální technologie není schopná růst s vámi nebo vám růst zajistit. Správně nastavený systém ERP vám pomůže dostat se tam, kde chcete být.
• Jsou vaši zákazníci spokojeni? Pokud ne, moderní systém ERP vám pomůže odstranit bolestivá místa, kvůli nimž jsou zákazníci nespokojení.
• Jsou vaše obchodní systémy integrované? Jedno celopodnikové řešení může sjednotit vaše týmy a zajistit tak lepší komunikaci i efektivitu.
• Hledáte způsoby, jak snížit náklady? Efektivita, kterou vám nabízí systém ERP, vám umožňuje snížit výdaje různými způsoby od lepšího plánování zásob a přesnějšího předvídání až po optimalizaci výrobní haly a snížení výdajů na nákup a přepravu.

Caleb Finch Autor článku působí ve společnosti QAD.

Mohlo by vás zajímat:

Výběr ERP systému včera a dnes: Jak se změnil proces a kritéria v průběhu času ERP systém je klíčovým nástrojem pro řízení podnikových procesů, který ovlivňuje výkonnost, efektivitu a kon­ku­ren­ce­schop­nost firmy. Výběr ERP systému je proto důležitým a n... Money ERP nově nabízí rozhraní pro digitální cenovky Seyfor navázal spolupráci se společností Satomar, provozovatelem platformy Proficenovky, a integroval do svého podnikového systému Money ERP rozhraní pro elektronické cenovky a ... Kvalitní UX je nedílnou součástí dobrého ERP systému ERP systémy již dávno nejsou pro firmy jen „něčím navíc“ a v dnešním vysoce konkurenčním business prostředí jsou prakticky nezbytné. Pomáhají společnostem napříč sektory koordin... 8 tipů, jak neudělat chybu při výběru ERP systému Věděli jste, že mnoho malých firem zkrachuje během prvního roku svého založení? Dokonce i během prvních deseti let své existence přežije pouze 30 % malých firem, jak např. ... Od modernizace personalistiky k novému ERP systému Akciová společnost Slovenské magnezitové závody (SMZ) je největším těžebním a zpracovatelským závodem magnezitu na Slovensku. K řízení všech klíčových procesů dnes využívá ERP s...