V praxi se často ukazuje, že společnosti nedokážou dostatečně vytěžit potenciál svého ERP systému. Běžně se setkáváme s tím, že takový systém vnímají pouze jako nástroj pro vedení účetnictví či skladů. ERP systémy jsou přitom navrženy k tomu, aby byly „pravou rukou“ celé firmy. Je tedy velká škoda, že mnoho firem využívá jen malý zlomek toho, co jejich ERP dokáže skutečně nabídnout.

Pokud firma potřebuje pokrýt nové procesy, například řízení skladu, výroby, vztahů se zákazníky, mzdové a personální agendy, mobilní přístupy pro zaměstnance či B2B, začne často hledat nový, specializovaný systém pro danou oblast. Tyto agendy bývají běžnou součástí komplexnějších ERP systémů, ale společností nejsou používány. Problematickým momentem bývá, když firma po spuštění systému nekonzultuje se svým dodavatelem vše, co se systémem souvisí, a nezajímá se o další možnosti jeho využití. Pak se velmi snadno dostane do ekonomicky velmi nevýhodné situace, kdy má pro každou agendu specializovaný systém. To znamená, že například používá CRM pro vztahy se zákazníky, WMS software pro řízení skladu, další software pro účetnictví, další pro mzdy a personalistiku a nad tím vším běží ERP. Každou oblast řeší s jiným dodavatelem, nemá jednoho partnera, který by společnost detailně znal. Pořízení a údržba každého systému stojí firmu spoustu peněz a integrace dat z jednotlivých systémů pak nejen spoustu peněz, ale i spoustu času. To vše v současné době, kdy se všichni snaží své náklady spíše optimalizovat a všechny procesy maximálně digitalizovat. Přitom většinu oblastí lze obsáhnout firemním ERP systémem.

Pokud společnost ještě ERP systém nevyužívá a neví, zda je pro ni takový systém vhodný, je dobré zaměřit se spíše na své potřeby než na svou velikost. Klíčovým faktorem jsou potřeby firmy a jejich správné definování. Živnostník, kterému stačí pouze vystavit fakturu, bude do ERP systému investovat zbytečně. I menší firma však může z ERP systému vytěžit maximum, důležité je vědět, co od něj očekává a kam se chce v následujících letech ubírat. Na začátku může využívat jen základ systému a postupně přidávat další oblasti.

Při výběru ERP systému vždy doporučujeme, aby společnost myslela na budoucnost a svůj plánovaný rozvoj. Kvalitní ERP systém roste společně s firmou a dokáže se přizpůsobit novým potřebám. Proto je podstatné při výběru systému komunikovat nejen současné potřeby, ale i výhled na 3 až 5 let. Je také nesmírně důležité, aby společnost před vlastním pořízením nového ERP systému prošla podrobnou analýzou svých potřeb, aby vybraný dodavatel skutečně znal danou společnost, její obchodní procesy, její nastavení a plány do budoucna.

Klára Cerovská Autorka článku je ředitelka divize Vario ve společnosti Solitea.