Akciová společnost METALIMEX a.s. patří mezi nejvýznamnější podniky svého druhu v České republice. V současné podobě působí od roku 1989, přičemž její založení se datuje až do roku 1948, kdy byla zřízena vyhláškou ministerstva obchodu. METALIMEX a.s. se zabývá mezinárodním obchodem s barevnými kovy, jejich polotovary, odpady a uhlím. V posledních třech letech dosahuje výrazných hospodářských úspěchů, a to jak z hlediska objemu zobchodovaných surovin, tak i tržeb, zisku a dalších finančních ukazatelů. Následující případová studie popisuje, jak společnost přistoupila k výměně informačního systému, proč nakonec zvolila řešení od tuzemského výrobce a jak jí tento nový ERP systém pomáhá řídit každodenní rutinní agendu, bez níž by nemohla uskutečňovat to podstatné – mezinárodní komoditní obchody.

Na cestě k novému informačnímu systému

Až do roku 2003 fungoval ve společnosti jednoduchý informační systém od lokálního producenta. Po té proběhly v METALIMEX a.s. změny ve vlastnické struktuře, po nichž se firma stala stoprocentní součástí OKD, pro něž již od roku 1998 zajišťovala veškerý export černého uhlí. Následně byl METALIMEX a.s. nucen přejít na systém SAP R/3, což byla povinnost pro všechny dceřiné společnosti OKD. V roce 2006, kdy většinový podíl ve firmě odkoupil nový akcionář, společnost MTX CZ, se změnily rovněž podmínky pro další rozvoj IS/ICT. Již nebylo nutné trvat na provozu SAP R/3 a společnost mohla uvažovat o volbě jakéhokoliv jiného ERP systému.

O téměř dva roky později stál METALIMEX a.s. před rozhodnutím, zda se pustit do upgradu SAP, což předpokládalo velký zásah do IT infrastruktury. K upgradu či výměně však muselo dojít, neboť stávající verze přestala být ze strany výrobce podporována. A tak se zrodila myšlenka porovnat nabídku informačních systémů na českém trhu a srovnat ji s variantou inovace SAP. Rozhodujícími kritérii byly celkové náklady na vlastnictví, časový rozsah implementace a kvalita celkového řešení se zaměřením na podporu každodenní práce uživatelů.

Specifika výběrového řízení

V říjnu 2008 zorganizovali odpovědní pracovníci METALIMEX a.s. výběrové řízení, a to rovnou po dvou liniích. V té první se obrátili na několik partnerů SAP s cílem zjistit možnosti a podmínky upgradu. Druhou linii představoval výběr informačního systému od ostatních dodavatelů. Osloveno bylo celkem dvacet společností. Vybráno bylo sedm nabídek na nový informační systém, které splňovaly představy a požadavky společnosti. V následujícím druhém kole byla s každým z těchto sedmi uchazečů absolvována jednodenní analýza. Ti pak na základě předvedení podnikových procesů v ekonomické a obchodní oblasti zpracovali konkrétní nabídky na implementaci informačního systému.

O postupu nejúspěšnějších uchazečů do třetího kola rozhodovala pracovní skupina složená z klíčových uživatelů, která konsensuálně vybrala dva favority – KARAT Software a společnost ITS a.s., která byla dodavatelem původního lokálního řešení, na něhož byli pracovníci METALIMEX a.s. zvyklí. Obě společnosti byly vyzvány k další prezentaci, během níž upřesnily dotazy a předvedly automatizaci některých dílčích procesů ve větším detailu. KARAT Software byl nakonec úspěšnější a stal se jediným vyzyvatelem pro dodavatele SAP.

KARAT proti SAP

Ve druhé linii, kde se rozhodovalo o potenciálním dodavateli upgrade SAP, byla vybrána společnost MPI Consulting. Rozhodl fakt, že v ní pracovali konzultanti, známí ze svého působení ve společnosti, která původně zajišťovala pro METALIMEX a.s. podporu SAP.

„Varianta inovace SAP u nás měla ztíženou pozici. Se stávajícím řešením jsme totiž nebyli moc spokojeni. Přechod od relativně jednoduchého, ale přehledného ekonomického systému na SAP znamenal rozladění mnoha zaměstnanců. Práce s ním byla těžkopádná i pro pasivní uživatele, kteří pouze používají určité typy výstupních sestav pro svou práci. Pokud se mělo v SAP něco měnit, předpokládalo to časově a finančně náročné zásahy, přičemž odezvy na naše požadavky byly příliš dlouhé – často s prodlevami dvou nebo tří měsíců,“ uvádí Michal Zeleňák, ředitel pro provoz a controlling.

„Po prezentacích konkurenčních ERP systémů jsme dospěli k názoru, že jsme schopni fungovat bez SAP za daleko lepších podmínek, než tomu bylo doposud. Dále jsme zohlednili fakt, že bychom mohli spolupracovat přímo s výrobcem, který zná jádro svého řešení a ví, jak do něj může zasáhnout a učinit příslušné úpravy ve prospěch uživatelů. To jsme považovali za nezanedbatelnou výhodu,“ dodává Michal Zeleňák.

Proč KARAT uspěl před konkurencí

O volbě nabídky na pořízení a implementaci informačního systému KARATinformačního systému KARAT rozhodly tři hlavní faktory. Prvním byla kvalita pokrytí a integrace procesů. Systém KARAT se projevil jako flexibilnější vůči možným změnám, operativnější při každodenním používání a uživatelsky přívětivý. Druhým faktorem byla časová náročnost implementace. Upgrade SAP by proběhl pouze na technické úrovni, tedy bez úpravy procesů. Trval by však zhruba stejnou dobu jako zavedení zcela nového systému KARAT, což opět hovořilo ve prospěch českého uchazeče.

Třetím důležitým faktorem byla výše celkových nákladů na vlastnictví. Technický upgrade SAP by proběhl za cenu srovnatelnou s pořízením licencí a implementací nového systému KARAT. Do celkových nákladů na vlastnictví se promítla i cena servisního poplatku, která byla u SAP nepoměrně vyšší a dále také hodinová sazba konzultanta, s níž bylo nutné do budoucna počítat, neboť uživatelé relativně často požadují nejrůznější druhy úprav. Po zhodnocení nákladů obou variant řešení v období pěti let došli odpovědní pracovníci METALIMEX a.s. k závěru, že přechod na nový informační systém KARAT přinese ve srovnání s upgradem a následným provozem SAP značnou finanční úsporu.

Cíle a průběh implementačního projektu

V dubnu 2009 schválilo představenstvo společnosti návrh pracovní skupiny s cílem spuštění ostrého provozu nového systému k 1. lednu 2010. Implementační projekt byl zahájen podpisem smluv a analýzou, které věnovali pracovníci obou společností čtyři měsíce. Po odsouhlasení cílového konceptu řešení proběhla první etapa vlastní implementace s tím, že od 1. ledna bylo možné předat k užívání ekonomickou a účetní agendu. Až do června 2010 pak byla realizována druhá etapa projektu, během níž se zaváděly další potřebné funkčnosti a kontroloval chod všech klíčových procesů za asistence konzultantů dodavatelské firmy tak, aby byl systém co nejlépe odladěn pro bezchybný provoz.

Zkušenosti a poznatky

„Za zcela zásadní pro úspěšný průběh implementačního projektu považuji schopnost uřídit jednotlivé členy týmu na obou stranách. K tomu je nezbytné udržovat pozitivní atmosféru a zvládat krizové situace, kterých se vždy během tak náročné práce vyskytne několik. Těžko by šlo obě tyto podmínky splnit bez profesionálního vedení na straně dodavatele. V tomto ohledu jsme měli štěstí, neboť KARAT Software pro nás zajistil velmi kvalitní a zkušené pracovníky. Když jsme nebyli s jedním z nich spokojeni, dokázal ho ve velmi krátké době nahradit, přeorganizovat celý tým a dotáhnout implementaci úspěšně do konce,“ shrnuje své zkušenosti Michal Zeleňák.

Celkové přínosy řešení

Informační systém KARAT pomohl společnosti METALIMEX a.s. zajistit základní potřeby v oblasti automatizovaného zpracování dat. Těmi jsou sjednocení a centralizace datové základny, integrace a pokrytí klíčových procesů požadovanými funkcemi systému a dosažení jednotné verze pravdy na všech jeho výstupech. V těchto požadavcích se mu podařilo zcela nahradit původní řešení SAP, a to za podstatně výhodnějších finančních podmínek. Bylo totiž dosaženo roční úspory celkových nákladů na vlastnictví ve výši čtyřicet procent oproti výchozímu stavu.

 „Pro aktivní uživatele a správce systému je významným přínosem otevřenost a flexibilita nového ERP. Vzhledem k tomu, že disponujeme poměrně silným IT oddělením, vyhovuje nám možnost upravovat si některá jeho nastavení vlastními silami. Jde například o filtry, uživatelské nabídky nebo drobné automatizované funkce na jedno tlačítko. Pasivní uživatelé systému, mezi něž se rovněž řadím, pak oceňují velmi jednoduché a přehledné pořizování výstupních sestav. V tomto je nový systém skutečně efektivním pracovním nástrojem,“ uzavírá své hodnocení Michal Zeleňák.