Pomáháme firmám růst

Přihlášení ERP News



Tematické seriály

Nové!

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

Nové!

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

Nové!

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 

BERGHOF

Partneři webu

Pohledem dodavatelů IT: Význam školení uživatelů informačních systémů

Středa, 16 Červenec 2014 15:53

anketa-skoleni250Ani z nejdokonalejšího IT řešení organizace nevytěží přiměřený užitek, pokud uživatelé nerozumí jeho funkcím, mechanismům a způsobům používání. Ať už se jedná o implementaci, upgrade nebo změnu v obchodním procesu, zaměstnanci musí být dobře připraveni. V následující anketě jsme se tedy zeptali dodavatelů informačních systémů, jak přistupují ke školení uživatelů a jaký vývoj na tomto poli v posledních letech vidí.

Jak z pohledu dodavatele vnímáte význam školení uživatelů informačních systémů?

Martin Jirmann (Abra): Osobně považuji kvalitní a dostatečné proškolení za potřebný základ k tomu, aby uživatelé uměli využít informační systém co nejefektivněji a firmě se investice do něho co nejvíce vyplatila. To se týká hlavně velkých a provázaných systémů s mnoha agendami.

Jan Vápeník (Aimtec): Školení uživatelů má samozřejmě významnou roli již při implementačním projektu, kdy je primárním cílem předat know-how o systému klíčovým uživatelům, respektive vlastníkům procesů. Ti jsou pak zodpovědní za vyškolení koncových uživatelů, jsou nositelé znalostí o systému, měli by ho dále rozvíjet, generovat požadavky na jeho úpravy a rozvoj. Vývoj posledních let, kdy vzrostla poptávka po poimplementačním školení, je spíše způsoben dostupností různých forem dotací na vzdělávání zaměstnanců. Společnosti, které aktivně rozvíjejí svůj informační systém, externí školení stále aktivně využívají a zároveň se snaží know-how o systému držet ve svých interních kapacitách, které pak využívají k dalšímu školení.

Luboš Krubner (Asseco): Školení uživatelů je nezbytné pro úspěšné zvládnutí projektu a přechod systému do ostrého provozu. Stále se nám potvrzuje, že čím lépe jsou uživatelé proškoleni a připraveni na nový informační systém, tím méně problémů vzniká při prvních dnech práce uživatelů s tímto systémem.

Marek Kaman (Cígler Software): Naše společnost přikládá školení uživatelů velký význam. Žádný systém nelze naprogramovat tak, aby byl schopný zcela odolávat nesprávným postupům. Proto tvůrce systému připravuje metodiku pro jeho správné používání. Naprosto souhlasíme s řízeným nasazením systému za pomoci odborných konzultantů, kteří jsou schopni předat uživatelům znalosti, které z nápovědy vyčíst nelze. Konzultanti také pomáhají klienty vzdělávat nejen v oblasti ERP systémů, ale i v nové legislativě, analýzách vnitrofiremních procesů a v dalších činnostech, se kterými firmy často mají jen minimální zkušenosti.

Václav Urban (Microsoft): Školení klíčových uživatelů a „popularizace" systému jsou opravdu zásadní záležitosti, jak v předimplementační fázi, tak při samotném nasazování i běhu systému. V souvislosti s tlakem na cenu se často stává, že se náklady na tento typ činnosti nezahrnou do projektových nákladů nebo do nákladů pro rozvoj zaměstnanců, a pak je systém buď implementován, aniž by respektoval „realitu" firmy, nebo trpí nedostatečně efektivním využíváním, protože se jej uživatelé bojí.

Vladimír Bartoš (Minerva): Pokud pominu malé, několika uživatelské systémy či instalace, nedokážu si představit úspěšný projekt implementace informačního systému do výrobní firmy bez intenzivních školení. V posledních letech se forma školení mění z klasických obecnějších hromadných školení na specializovaná individuální školení včetně využití elektronických metod. Kvalitní a pravidelná školení jsou základem maximálního využívání systému a efektivity práce se systémem.

Jak se podílíte na školení uživatelů vámi dodávaného informačního systému?

Jirmann (Abra): V rámci roční podpory poskytujeme školení zdarma, bez jakéhokoliv omezení. Naši uživatelé se mohou přihlásit i opakovaně, tak jak potřebují. Jenom dobře proškolený uživatel dokáže systém využít na sto procent. Školení zajišťuje vlastní Abra Akademie.

Vápeník (Aimtec): Školení je součást poimplementační podpory, která je volitelná. Vzhledem k charakteru našich školení školíme sami, nevyužíváme externí firmy.

Krubner (Asseco): V rámci projektu implementace provádíme školení tzv. klíčových uživatelů a správců systému na straně zákazníka. Školení má dvě části. Školení základního ovládání, kde se uživatelé seznámí se základními principy ovládání systému, to je pro všechny společné, a odborná školení, která se již týkají jednotlivých oblastí a konkrétních uživatelů. Samostatnou část tvoří školení pro správce informačního systému, které je zaměřeno na technickou oblast. Tato školení jsou součástí ceny projektu a poskytujeme je sami. Nicméně našim zákazníkům nabízíme i další rozšiřující školení, která jsou již placená samostatně. Jedná se zpravidla o odborná školení zaměřená na legislativní změny apod. Pro některá školení využíváme i externích odborníků.

Kaman (Cígler Software): Převážnou část školení provádíme sami a doplňujeme je službami certifikovaných konzultantů našich partnerů. Zpravidla se jedná o volitelnou službu.

Václav Urban (Microsoft): Disponujeme celým partnerským ekosystémem a záleží samozřejmě na typu licence, kterou si zákazník nakoupí. Jde o kombinaci údržby a doplňkových služeb jak ze strany společnosti Microsoft, tak jejích partnerů. Mimo konkrétní vztah se zákazníkem pořádáme řadu seminářů a webcastů pro různé cílové skupiny, publikujeme online, tak abychom témata našich produktů a služeb dostatečně popularizovali.

Bartoš (Minerva): Nedílnou součástí implementace našeho systému je školení klíčových uživatelů, volitelnou součástí pak školení koncových uživatelů. Školení poskytují přímo konzultanti naší firmy, kteří na projektu pokračují i dalšími činnostmi. Dále pořádáme v našich školících prostorách během roku různá hromadná školení k modulům a funkcím systému pro naše zákazníky.

anketa-skoleni-Jirmann-Abra Martin Jirmann, generální ředitel, Abra Software anketa-skoleni-Vapenik-Aimtec Jan Vápeník, business development manager, Aimtec anketa-skoleni-Krubner-Asseco Luboš Krubner, vedoucí projektu Helios Green, Asseco Solutions
anketa-skoleni-Kaman-Cigler Marek Kaman, analytik, Cígler Software anketa-skoleni-Urban-Microsoft Václav Urban, ředitel divize podnikových řešení Microsoft Dynamics, Microsoft anketa-skoleni-Bartos-Minerva Vladimír Bartoš, ředitel podpory prodeje, Minerva

Jakou formu školení preferujete?

Jirmann (Abra): Každý uživatel je jiný a preferuje jinou formu. Vedle klasických školení v našich školicích místnostech nabízíme již dlouhé roky e-learning a nedávno jsme zahájili také webináře pro ty, kteří upřednostňují přímý kontakt s lektorem, ale nemohou osobně na školení dorazit, například z důvodu velké vzdálenosti do naší firmy.

Vápeník (Aimtec): Jednoznačně preferujeme cílená, konkrétní školení na klíč, která jsou „ušita" přímo na míru zákazníkovi. Ve většině případů školíme na systému a datech zákazníka. Samotnému školení předchází krátká analýza a upřesnění, jak bude školení vypadat, na co se zaměří, pro koho je určené, jaké výstupy při něm vzniknou atd. Samotné školení vždy realizujeme jako workshop spíše pro menší skupiny uživatelů. E-learningové nástroje nepoužíváme vzhledem k charakteru školení.

Krubner (Asseco): Zatím stále jednoznačně preferujeme formu prezenčního školení. Informační systém je velmi komplexní a rozsáhlá problematika a zatím se nám stále jeví jako nejefektivnější forma osobního přístupu lektora a praktických cvičení přímo v daném systému.

Kaman (Cígler Software): Preferujeme prezenční formu školení. V našem pojetí se nejedná o monolog konzultanta ale o dialog, pomocí kterého se snažíme společně dorazit do vytyčeného cíle. Výsledkem dobré implementace ERP systému je nejen jeho dlouhodobé používání, ale také partnerský vztah, který lze e-learningem vybudovat jen obtížně.

Urban (Microsoft): Nelze říci obecnou preferenci, vždy záleží na typu produktu, služby, na konkrétní dohodě se zákazníkem nebo na typu projektu.

Bartoš (Minerva): Volba formy školení je závislá na fázi projektu. Při implementaci systému poskytují naši konzultanti klasické přímé školení, nejprve krátké hromadné zaměřené na vysvětlení principů systému a jeho ovládání a pak individuální zaměřené na transformaci podnikových procesů za podpory systému QAD. Formu e-learningu využívají naši klienti spíše za běžného provozu systému ke svému dalšímu sebevzdělávání.

V posledních letech je na poli informačních systémů mimo jiné trendem zjednodušování interface, zlepšování user experience. Projevuje se nějak tento směr na potřebě školit uživatele zaváděného IS?

Jirmann (Abra): Opět záleží na tom, koho a za jakým účelem proškolujete. Takže ano, user experience pomůže v orientaci a pochopení používání systému a my jsme v tomto ohledu naše systémy hodně vylepšili, ale určité typy, zejména pokročilejších školení, budou poptávány i v budoucnu. A navíc, osobní kontakt je v určitých případech prostě nade vše.

Vápeník (Aimtec): Dle mého názoru se podoba rozhraní, a vůbec způsob ovládání informačního systému podílí na školení velmi malou měrou. Práci se samotným systémem uživatel zvládne velmi brzo. Hlavním cílem ale je, aby chápal, jak se systémem pracuje a jak jeho činnost v systému ovlivňuje další oblasti.

Krubner (Asseco): Jedna věc jsou pěkné formuláře, přehledné tabulky a ergonomicky umístěná tlačítka, a druhá věc jsou procesy, které systém pokrývá. Přestože se práce s informačními systémy zjednodušuje a zpřehledňuje, je důležité si uvědomit, že odborná problematika se zejména díky neustálým legislativním změnám spíše komplikuje. Zjednodušování rozhraní informačních systémů má do jisté míry vliv na první část školení, a tím je základní ovládání. Tam se dá očekávat postupné zkracování a zjednodušování školení a možná časem i úplný přechod na e-learningovou formu. Nicméně si nemyslím, že by se v dohledné době dala jakkoli nahradit prezenční odborná školení uživatelů.

Kaman (Cígler Software): Zlepšování user experience nevede ke snížení potřeby školit uživatele, ale ke zrychlení a zpříjemnění dlouhodobého používání systému. Pro uživatele je použití ERP systému prostředkem k jejich podnikání, ne cílem. Proto je budování lepšího user experience způsobem, jak snižovat čas strávený prací se systémem. Získaný čas pak může klient investovat do vlastního podnikání. Školení by pak měla klienty učit, jak ERP systém využívat co nejefektivněji a jak si jej nastavit a přizpůsobit tak, aby se jim používal rychle a pohodlně.

Urban (Microsoft): Podoba výsledného uživatelského rozhraní má samozřejmě vliv na rychlejší osvojení koncovými uživateli. Nicméně stále přetrvává a asi navždy přetrvá nutnost školit zaměstnance ohledně znalosti procesů a jejich logiky včetně sladění s implementovaným informačním systémem. Čím vyšší je míra přizpůsobení systému, tím vyšší je potřeba školení.

Bartoš (Minerva): Zjednodušování uživatelského rozhraní informačních systémů se projevuje na struktuře poskytovaných školení. Zatímco dříve jsme věnovali značnou část školení uživatelů ovládání systému, dnes jsou školení více zaměřená na transformaci podnikových procesů a na optimalizaci práce uživatelů. Klíčové uživatele bude nutné školit dle mého názoru i v daleké budoucnosti, protože školení je jedním z hlavních nástrojů dodavatele IT, pomocí něhož pomáhá výrobnímu podniku změnit zaběhanou praxi. Koncové uživatele bude zřejmě nutné školit méně a méně, protože uživatelské prostředí systému připravené na míru jejich potřeb je povede samo v jejich běžných činnostech.

 
další články o ERP

Faktory výběru ERP systému

 

Příprava a realizace ERP projektů

 

Kritická místa ERP projektů