Projektové řízení rozsáhlých montážních projektů po celém světě není snadné a zahrnuje dlouhý seznam agend i administrativních výzev. Společnost Montáže Brož svoji expanzi a růst opírají o systém Byznys, se kterým postupně míří do budoucnosti – online prostředí.

Montáže Brož je česká společnost, která se zabývá montáží automatizovaných regálových systémů pro velká distribuční centra. Na kontě má přes 3200 instalací ve 30 státech světa. Největší z projektů přitom trvají i déle než rok a čítají více než 200 pracovníků.

Hlavní devízou společnosti jsou kvalifikovaní pracovníci a konstrukční know-how. Právě vysílání zaměstnanců do zahraničí a organizace řady souběžných projektů klade vysoké nároky na administrativu a organizaci.

Zaměstnance je třeba nejenom dopravit na místo určení, ale také pro ně zařídit veškeré dokumenty (povolení, školení, certifikáty), ubytování, zdravotní prohlídky a další nezbytné úkony.

Přímo na místě montáže je nutné zaměstnancům vydat odpovídající vybavení a nářadí, předat jim instrukce a následně vést, evidovat a vyhodnotit jejich práci. V neposlední řadě musí podnik sledovat kapacity zaměstnanců i strojního vybavení a mít přehled o plnění jednotlivých zakázek.

Hledá se náhrada za Excel

Výše uvedené agendy podnik v minulosti řešil kombinací menšího ERP systému a tabulek MS Excel. Když ale začaly Montáže Brož expandovat do zahraničí, zvyšovat počet pracovníků i zakázek, tyto metody již přestaly stačit. Zástupci firmy proto začali hledat řešení, které podpoří jejich růst.

Hlavní požadavky směřovaly k projektovému řízení – správa, řízení a sledování projektů. „Gró spočívalo v řízení projektů, protože už jsme to nechtěli dělat za pomoci MS Excel či podobných metod,“ přibližuje kontext Luboš Novák, IT manažer společnosti.

Ve hře bylo několik možností včetně produktů od nadnárodních dodavatelů, nejvíce ale oslovil až ERP systém Byznys. Zabodovala především provázanost jednotlivých agend a možnost přizpůsobit systém na míru (například napojení na systém pro objednávání letenek nebo aplikace Microsoft 365).

Rozmanité projektové řízení a fungování online

Do ostrého provozu byl Byznys nasazen v roce 2015 a od té doby se stal nedílnou součástí každodenní rutiny společnosti. Stěžejní je zmiňované projektové řízení. Vedení společnosti v Byznysu plánuje a řídí projekty, potřebné náčiní, zajištění pracovní síly a řadu dalších organizačních záležitostí.

Ve výsledku tak Byznys pokrývá dlouhý seznam agend, které navíc postupně převádí do online prostředí, protože tam vidí Montáže Brož budoucnost.

Nejvýznamnější agendy, které firma řídí pomocí systému Byznys:

• Plánování projektů: Vedení společnosti využívá Byznys k plánování kapacit.
• Nábor zaměstnanců: Byznys zpracovává CSV soubory od externí společnosti, po jejichž importu lze pro nového zaměstnance rychle vytvořit profil pro mzdy, personální systém i číselník osob. Systém rovněž slouží jako zdroj veškerých informací pro personální agendu. Zaměstnanci mají online přístup ke svým údajům a smlouvám.
• Sledování kapacit lidí i strojů: Stavební deník shromažďuje fyzická data o kapacitě a vytížení lidských pracovníků i strojního vybavení a následně je zpřístupňuje pro projektové řízení. Vedení společnosti tak má perfektní přehled o probíhajících projektech i fázi, ve které se nacházejí.
• Mzdový systém a evidence náhrad: Byznys umožňuje na základě záznamů o odvedené práci snadno vypočítávat nejen odměny, ale také přehledně evidovat cestovní náhrady.
• Správa a rozesílání důležitých dokumentů: Aby Montáže Brož dostály v zahraničí veškeré legislativě, potřebují zaměstnanci řadu úředních listin, od lékařských prohlídek až po pracovní povolení. Všechny tyto dokumenty Byznys přehledně eviduje a umožňuje jejich automatické odesílání na e-mailové adresy pracovníků. Byznys je propojený také se systémem pro objednání letenek.
• Řízení skladů: V oblasti skladu je klíčové koordinovat dopravu náčiní z centrálního na lokální sklady. Řízení skladu probíhá pomocí online čteček, které komunikují přímo s databází Byznysu. Na přání zákazníka jsou pak místo čárových kódů využívány QR kódy. Pracovníci skladu tak mohou snadno a rychle položky vydávat, přijímat, evidovat jejich revize či zaznamenávat výměny.
• Propojení s aplikacemi Microsoft: Na přání Montáží Brož byl Byznys upraven pro možnost komunikace s řešeními Microsoft. Mezi nejpoužívanější patří platforma Sharepoint a aplikace Power BI jako efektivní reportingový nástroj. Výsledné spojení umožňuje v Byznysu synchronizovat stavební deníky, popisy činností a další projektovou agendu.
• Byznys Online: Pro pohodlný online přístup k datům využívají Montáže Brož webovou aplikaci Byznys Online. Pracovníci na stavbě pracují pouze s aplikací, kde vedou veškerou evidenci o projektu, stavební deník nebo zde také vyřizují kompletně agendu letenek a ubytování.

Spolehliví konzultanti a online budoucnost

Speciální chválu si dle slov Luboše Nováka zaslouží spolupráce s týmem Byznysu. „To, co nás velmi posouvá dál, je kvalita konzultantů.“

Největší přínosy Byznysu pak Luboš Novák spatřuje v následujících oblastech:

• Vše důležité v jednom rozhraní: všechny firemní agendy řídí v jednom systému.
• Možnost úpravy systému na míru: společně s konzultanty Byznysu si firma upravila systém na míru jejich potřebám.
• Propojení s jinými technologiemi: Byznys přijímá data i z jiných systémů, jako například aplikace Microsoft či systém pro objednávání letenek.
• Přehledný reporting: Vedení firmy vidí přehledně reporty o jednotlivých projektech, jak a kde se daří plnit zadání od zákazníka díky napojení na Power BI.
• Byznys Online: Díky Byznysu Online může podnik řadu agend přesunout do online prostoru. Zaměstnanci tak mají přístup k datům v systému odkudkoliv na světě.