Nacházíte se v procesu výběru ERP řešení? Stejně jako u každého důležitého obchodního a stra­te­gi­cké­ho rozhodnutí začněte objasněním cílů a očekávání, zapojte klíčové zúčastněné strany, které mohou z úspěšné implementace těžit nejvíce (a nejvíce ztratit, pokud nastanou problémy). Po prvotní fázi se pak můžete pustit do porovnávání nabídek vhodných pro své podnikání. Jde o proces, který můžeme rozdělit na dvě oblasti: funkční a tzv. projektový management.

V tomto článku se zaměříme na výběr ERP řešení z funkčního hlediska. Jaké jsou rozdíly mezi jednotlivými ERP řešeními, na co se určitě ptát vašeho potenciálního dodavatele a na co si dát pozor při samotném výběru?

Ať už se do výběru systému pouštíte sami, nebo s pomocí konzultantů, měli byste zůstat otevření všem možnostem, neboť někteří konzultanti mohou upřednostňovat jedno řešení před jinými. Samot­ný výběr začíná vaší představou o systému, analýzou vašich požadavků a oslovením potenciálních dodavatelů. Je to skutečně běh na dlouhou trať a je potřeba počítat s tím, že i tato počáteční fáze zabere jistý čas. Už v procesu širšího výběru můžete získat pocit, že jedno řešení nabízí více benefitů než ostatní. Samozřejmě, může to tak být, ale může to být i chytrá prodejní taktika, jak vás nalákat.

V dalším kroku, když už zúžíte své potenciální poskytovatele ERP, byste si měli vytvořit kontrolní seznam implementace systému a položit jednotlivým poskytovatelům konkrétní a hlubší dotazy týkající se funkcionalit.

Možnosti přizpůsobení

Jako podnik můžete působit ve velmi specifickém prostředí, proto i vaše nároky na daný systém mohou být specifické. Je potřeba si ověřit, zda daný systém má předpoklady pro to, aby se při­způ­so­bil vašim procesům. Samozřejmě je nutno zmínit, že nový systém může být v mnohém odlišný než ten starý, a proto není úplně namístě vytvářet nové přizpůsobení systému jen proto, aby se podobal tomu původnímu. Někdy je jednoduší převzít určité procesy tak, jak jsou nastaveny v novém systému. Když ale identifikujete procesy, které je potřeba upravit (nebo jsou tak specifické díky odvětví, ve kterém podnikáte), zjistěte si, jak jednoduché, nebo složité tyto úpravy budou. Jaké kroky vedou k této změně, jaké komplikace jsou s ní spojené a jaký by měl být výsledek. Ujistěte se také, že poskytovatel řešení rozumí vašim požadavkům i tomu, jak jsou vaše procesy unikátní. Dalším bodem jsou stra­te­gi­cké vize a plány vaší společnosti. Kde se vidíte za pár let – např.: kolik entit plánujete? Jakým způ­so­bem budete růst? Plánujete vstup na burzu? Při výběru ERP řešení je dobré myslet i na budoucnost – jestli daný systém bude růst s vámi, nebo můžou za pár let nastat komplikace, kdy vybrané řešení už nebude stíhat a budete se muset opět poohlížet po jiném a začít s implementací znova.

Flexibilita platformy

Flexibilita je velmi silnou stránkou mnohých ERP systémů. Jak lehce a jednoduše jde daný systém upravovat pro vaše potřeby – to je bod, který by neměl ve vašem hodnotícím žebříčku chybět. Jaká je možnost flexibility systému u vašich konkrétních nabídek? Je možné, aby si uživatel sám vytvořil sestavy/reporty pro své účely? Dále je namístě otázka, jakou architekturu daný systém nabízí. Některá ERP řešení mají výhodnou otevřenou architekturu, do níž lze snadno integrovat jiný nástroj, který je pro vaše potřeby nutný, a to tak, že jsou předem připravené integrace s jinými aplikacemi, jako je reportingový systém nebo e-commerce. Samozřejmě je žádoucí vaši systémovou architekturu ztenčovat. K tomu se osvědčila varianta silného ERP řešení, které tvoří centrum vašeho byznysu, a s ním spojených dalších aplikací, které mohou být velmi specifické, ať už přímo pro vaše podnikání nebo odvětví. Dále je namístě otázka, zda pro dané ERP řešení existuje silná komunita partnerů, která nabízí doplňkové aplikace, jež jsou předdefinované pro konkrétní řešení. Jako příklad můžeme uvést různé aplikace nebo produkty, které jsou vyrobeny přímo pro dané řešení, jako je lokalizace pro specifickou zemi.

Použitelnost

Změna ERP systému není nikdy snadná a vyžaduje čas, trpělivost a zkušeného manažera změn. Je proto nezbytné, aby budoucí uživatelé ERP přijali daný systém za svůj. To je jedna část mince, o které se budete moci dočíst v dalším vydání našeho newsletteru. Druhou částí je to, že už při samotném výběru můžete díky ukázce systému vytušit, jak uživatelsky (ne)přívětivý systém bude. Dejte na svůj pocit, jak jednoduché, nebo složité bude systém používat, a ptejte se potenciálního dodavatele i na tyto otázky.

Migrace dat

Možná si řeknete, že migrace dat je téma, které vás při výběru ERP nezajímá. Navzdory tomu existují otázky, které bychom měli v jejím rámci prodiskutovat. Dotazy typu: jaká historická data a za jaké období chceme migrovat? Má daný systém kapacitu přijmout tolik dat a zpracovat je? Budeme migrovat data ze starších systémů a je si poskytoval ERP řešení vědom této složitosti? Jak budeme přistupovat k čištění dat a eliminaci nadbytečných, duplicitních a zastaralých dat? Otázka, která se zdá na první pohled jednoduchá, ale určitě se stane, že v budoucnu se k vám vrátí jako bumerang.

Aktualizace a údržba

Po úspěšné implementaci je otázkou, jak budete systém dál spravovat – vlastními zdroji, nebo s pomocí poskytovatele, odborného konzultanta nebo dokonce i programátora? Je dobré v této části výběru ERP zjistit, jak náročná je údržba daného systému, a dále si rozmyslet, zda si daný systém a údržbu budete spravovat sami a kolik lidí a s jakou kvalifikací je potřeba. Je určitě lepší, pokud si vyberete budoucího administrátora systému už v této fázi a tato osoba bude dále zainteresována v dalších krocích. Z našich zkušeností můžeme potvrdit, že určení osoby zodpovědné za správu systému může přinést benefit v tom, že nebude třeba tak široká podpora od konzultantů. Samozřejmě to záleží na typu systému a náročnosti jeho údržby, tento bod se úzce pojí s bodem flexibility platformy.

Zuzana Kubíková Autorka článku působí jako Management Consulting Manager ve společnosti RSM Technology CZ.

Zdeno Dubnička Autor článku působí jako Technical Team Lead ve společnosti RSM Technology CZ.