Podniky dnes očekávají v ERP systému podporu téměř všech procesů

Dnešní doba, která je charakterizovaná velice náročným zákazníkem a vysokou konkurencí, nutí společnosti k řešení následujícího problému: „Jak s ohledem na tyto trendy uspět a být úspěšnou společností s co nejvyšším profitem?“

Výrobci již téměř vyčerpali všechny možnosti snižování provozních a výrobních nákladů, nákladů na materiál či mzdy a stále více se orientují na zvyšování efektivity svých procesů. Očekávají samozřejmě, že tyto procesy budou mít v jejich informačním systému podporu. Tento trend zcela zřetelně dokazují dnešní formy zadávací dokumentace výběrových řízení nového informačního systému ERP, které mimo obvyklé požadavky na podporu účetnictví, finančního řízení, CRM a obchodu, nákupu, skladů, technologie či plánování a řízení výroby, obsahují také požadavky na podporu workflow, HR, projektového řízení, WMS, DMS či BI.

Řešením je komplexní a integrovaný informační systém ERP

V případě, že zákazník požadoval od svého informačního systému podporu procesu, kterou mu nedovedl zajistit, nezbývalo než tento požadavek vyřešit implementací produktu jiného dodavatele. Toto řešení jiného dodavatele pak obvykle bylo datově propojeno s jeho stávajícím informačním systémem, kdy docházelo k přenosu vybraných dat mezi oběma systémy. Tento způsob má i dnes stále své využití, nicméně je dnes zákazníkem stále méně žádán a přináší řadu úskalí. Pro pracovníky používající výsledný informační systém složený z řady dílčích řešení dodávaných různými dodavateli to mnohdy znamená práci v různém prostředí, s různým způsobem ovládání, redundantně pořizovanými daty, s různými výstupy co do formátu, tak i mnohdy co do zobrazovaných výsledků. V případě datového propojení jednotlivých částí musí pracovníci zákazníka řešit i možné konfliktní situace, které v průběhu datových přenosů vždy vznikají a vznikat budou. Z těchto důvodů dnes zákazník preferuje a od informačního systému očekává komplexní systém podporující všechny jeho procesy.

Rozšířený záběr informačních systémů ERP

Výrobci ERP systémů se snaží na tyto požadavky reagovat a investují do vývoje rozšíření záběru svých produktů nemalé úsilí. V mnoha případech se možnosti takto rozšířených komplexních ERP systémů svými funkčnostmi přibližují svým specializovaným konkurentům. Samozřejmě cena nabízená v rámci takto rozšířeného ERP systému je pro zákazníka určitě přijatelnější, mimo jiné také proto, že není třeba provádět složitou integraci.

Výhody komplexního řešení ERP systému

Komplexní řešení ERP systému pokrývající všechny procesy zákazníka přináší řadu výhod. Mimo eliminaci problémů v případě propojení produktů různých dodavatelů nabízí komplexní ERP systém uživateli jednotné prostředí práce, uživatelem pořízená data jsou dále zpracovávána v dalších agendách bez nutnosti jejich přepisování a bez nutnosti datového přenosu do řešení jiného dodavatele. Manažerská analýza a veškeré manažerské výstupy mohou jednoduše čerpat data ze všech agend ERP systému, a umožní tak analyzovat souvislosti zobrazovaných výstupů. Pro zákazníka je také klíčová smluvní podpora a garance jediného dodavatele. V případě komplexního ERP není tak smluvně „uprostřed“ více dodavatelů (byť existuje možnost systémové integrace, ve které nejvýznamnější dodavatel vystupuje v roli jediného smluvního partnera vůči zákazníkovi) a veškerá podpora zákazníka je řešena jedním týmem. V případě rozvoje a růstu má zákazník také možnost pouze rozšířit si stávající ERP řešení bez nutnosti integrace produktu jiného dodavatele, nebo v nejhorším případě bez nutnosti reimplementace celého řešení.

Vybrané funkce, bez kterých se kvalitní ERP systém neobejde:

Workflow, podpora procesního řízení a modelování

Vyspělé ERP systémy nabízí mezi svými produkty nástroje pro podporu workflow, které bývá většinou používáno pro elektronický oběh dokumentů (např. schvalování faktur přijatých). Zákazník však očekává, že mu workflow bude sloužit k řízení všech jeho procesů, kterými může být např. příprava nabídky, příjem nového pracovníka, organizace vánočního večírku apod. Současný zákazník chce mít možnost si tyto jednotlivé procesy modelovat, kreslit, popisovat a využívat je jako nástroj pro zhmotnění firemního know-how.

Business Intelligence

V oblasti BI dnešní zákazník očekává v ERP systému podporu pro ekonomické a strategické řízení firmy, přípravu finančních plánů, kalkulací, řízení peněžních toků apod. Chce mít možnost vytvořit si svůj specifický KPI ukazatel, rychle a jednoduše si připravit jakoukoliv manažerskou analýzu, uložit si ji na svou nástěnku či manažerský dashboard a následně ji opakovaně používat.

Projektové řízení

Projekty v nejrůznější podobě existují ve všech společnostech. Informační systém v oblasti projektového řízení musí umožňovat definovat libovolnou stromovou strukturu etap, milníků a jednotlivých činností projektu, které mají být provedeny. Každá činnost s sebou nese definici časové náročnosti jejího provedení, zdroje či skupiny zdrojů, které ji mají provést, rámcový termín realizace, prostředky potřebné pro její realizaci apod. Nutností je možnost stanovit plán nákladů a výnosů projektu, plán cash-flow projektu, a následně provést vyhodnocení s možností rozpadu na jednotlivé etapy. Samostatnou kapitolou je schopnost projekt kapacitně plánovat, ideálně za použití Ganttova diagramu. Stejně jako v jiných oblastech informačního systému, tak i v oblasti projektového řízení klient očekává manažerské výstupy a reporty. Přehledně potřebuje vidět aktuální stav rozpracovanosti jednotlivých etap projektu, úkoly ve zpoždění, konflikty v plánování, plán práce každého pracovníka apod.

DMS

Za DMS (Document Management System) nelze považovat pouhé přikládání různých příloh k dokladům nebo záznamům informačního systému. DMS musí umět scanovat např. přijatou fakturu a tuto automaticky přiložit k datové podobě faktury v ERP systému. Dnešní náročný zákazník předpokládá, že při vkládání dokumentace nejrůznějších formátů v nejrůznějších agendách informačního systému bude dokumentace opatřena dalšími identifikačními daty (tzv. meta daty), podle kterých bude možné vyhledávat. Samozřejmostí je možnost dokumentaci procesně schvalovat a sledovat její jednotlivé verze. V případě, že je potřeba si zobrazit dokumentaci např. k určitému projektu, zákazník neakceptuje prohledávání dokumentace jednotlivých agend. Chce, aby mu informační systém zobrazil veškerou dokumentaci na jednom místě.

WMS

Další oblastí, ve které ERP systémy rozšiřují svou podporu, jsou řízené sklady (WMS – Warehouse Management System). Zde opět řada předních výrobců komplexních ERP systémů do svých produktů vyvinula funkčnosti, které přesahují běžný rámec podpory procesu skladování a logistiky. Ty dnes v rámci svých modulů WMS nabízejí funkčnosti umožňující optimalizaci skladovacích procesů od objednání zboží, naskladnění až po jeho expedici. Mimo výše uvedeného např. nabízí hierarchickou organizaci skladu do jednotlivých sekcí, zón a pozic s definovanou kapacitou. Dispečer musí být schopen plánovat, řídit a případně reorganizovat běžící procesy ve skladu, skladové transakce jsou realizovány pomocí mobilních terminálů se čtečkami čárových kódů, na pozadí se automaticky generují jednotlivé skladové doklady apod.

Podpora mobility, nezávislost na platformě

Současně je mimo výše uvedená rozšíření záběru komplexních ERP systémů zákazníkem vyžadována podpora jejich mobility. Řada informačních systémů tuto podporu nabízí, nicméně jsou to většinou samostatně přepsané části systému pro platformu mobilních zařízení, např. řešení CRM. Budoucnost však mají řešení se speciální verzí klienta, který umožní uživateli pracovat na zařízeních s OS Android, iOS a dalších, sice s omezením vyplývajícím z velikosti a výkonu použitého HW, ale bez kompromisů, co se týká vlastní funkčnosti informačního systému.

Další vývoj komplexních ERP systémů

Zákazník očekává, že bude úspěšnou společností, která poroste, a proto hledá informační systém, který dokáže růst společně s ní. Díky tomuto chování zákazníků často uspějí při výběru informačního systému právě komplexní ERP systémy s rozšířeným rámcem své podpory. V nejbližší budoucnosti můžeme předpokládat pokračování tohoto trendu a těšme se proto na odpovědi ze strany jednotlivých výrobců komplexních ERP systémů. V každém případě vítězem bude jen a jen zákazník.

Bc. Daniel Holec Autor článku je obchodním ředitelem společnosti KARAT Software, a. s.