Koncem roku 2012 byl ve společnosti Simac Technik ČR, a.s. odsouhlasen záměr realizovat výměnu hlavního informačního systému. Vedení uložilo odpovědným osobám neprodleně zahájit veškeré potřebné činnosti tak, aby bylo možné nový informační systém plnohodnotně provozovat od 1. října následujícího roku. Volba padla na systém HELIOS Green od společnosti Asseco Solutions.

Za tímto zdánlivě jednoduchým sdělením se ukrývá několik měsíců práce procesních a technických specialistů Simac Technik ČR. Nešlo jen o to vyměnit „starší za novější". Při výběru byl kladen důraz především na možnost dalšího rozvoje systému s ohledem na měnící se procesy společnosti. Dalším klíčovým kritériem byla míra customizace systému, respektive schopnost systému zaintegrovat do svých struktur procesy a pracovní postupy standardně společností využívané.

"Přímé náklady spojené s realizaci obchodních případů se od nasazení systému do ostrého provozu podařilo snížit o 2,4% při současném zlepšení stanovených výnosových i kvalitativních parametrů."

Systém a procesy

„Nebudeme měnit společnost podle fungování informačního systému, budeme přizpůsobovat informační systém fungování společnosti," znělo jednoznačné stanovisko Ing. Dušana Bruotha, výkonného ředitele společnosti a Ing. Martina Jirečka, finančního ředitele společnosti.

Procesy v Simac Technik ČR nejsou zaměřeny pouze na podporu prodeje zboží, ale i na doprovodné služby poskytované zákazníkům po ukončení dodávek zboží, případně na podporu služeb souvisejících s provozováním technologických celků, které mohly být dodávány různými dodavateli. S ohledem na statut společnosti „specializovaný technologický a servisní partner" je běžná úzká spolupráce s nadnárodními výrobci technologií, případně nadnárodními poskytovateli podpůrných činností pro koncové uživatele ICT celků. Proto systém musí být schopen zpracovat doklady, které nepodléhají pouze místní legislativě, ale jsou v souladu s legislativou regionů jako je EMEA a US/CAN. Z hlediska funkčnosti byl proto výběr nového systému zaměřen na ty, které dokáží integrovat funkcionality standardních předprodejních a prodejních činností s poprodejní podporou. A to vše v interakci s logistickými procesy a procesy na podporu plánování materiálních i lidských zdrojů.

Etapy implementace

Z informačních systémů, které byly v době rozhodnutí dostupné, se jasnou „první volbou" stal brzy HELIOS Green společnosti Asseco Solutions.

Implementace zahájená na počátku roku 2013 byla rozdělena do dvou základních etap. První z nich byla zaměřena na zprovoznění modulů nezbytných pro běžný rutinní provoz, ve druhé byly nasazeny doplňkové funkcionality. V současné době probíhá ještě třetí etapa – další rozvoj systému. Asi nejzajímavější funkcionalitou, které bude v této etapě zprovozněna, je rozhraní pro přístup k systému HELIOS Green z mobilních zařízení.

Vedení společnosti si vytyčilo ambiciózní plán realizovat první etapu během 10 měsíců, a to bez omezení provozu systému, tedy i služeb poskytovaných zákazníkům. A cíl byl splněn – ostrý provoz systému HELIOS Green byl zahájen do 10 měsíců od začátku projektu. Od 1. listopadu 2013 jsou tedy postupy a procesy ve společnosti Simac Technik ČR řízeny systémem HELIOS Green.

Jak na zakázky

V první etapě bylo zprovozněno více modulů životně důležitých pro fungování společnosti. Mezi ně patří i Účetnictví a Fakturace nebo Sklady. Za zmínku pak stojí modul Zakázka, což je rozhraní, prostřednictvím něhož do systému vstupují první údaje o jakémkoli obchodním případu. Zároveň je výchozím bodem pro sledování celého případu (zakázky) v každé jeho fázi. Pověřené osoby podílející se na realizaci zakázky tak mají okamžitý přehled o všech aktivitách, které s realizací souvisí. A to nejen na úrovni účetních a logistických dat, ale díky propojení s moduly Servis a EDM/EDMC i na úrovni jednotlivých pracovních úkolů v rámci zakázky.

Od zahájení provozu vzniklo v systému HELIOS Green 653 nových záznamů typu Zakázka, které jsou v aktivním režimu.

Zobrazení stavu prací

Dalším zajímavým modulem je Servis. Byl vytvořen partnerskou společností ALDOR.

Simac Technik ČR vystupuje jako servisní partner nejen pro své zákazníky ale i pro technologické partnery. Je tedy zřejmé, že plnění stanovených SLA musí být evidováno v naprostém souladu s mezinárodně platnými procesními pravidly a doporučeními. (Standardy řízení kvality, ITIL). Modul umožňuje nejen sledovat aktivity související s plněním stanovených SLA, ale i provázat realizační úkoly prováděné nad zakázkou právě s modulem Zakázka. Díky tomu je možné efektivně zobrazit a sledovat stav jednotlivých úkolů – prací.

Důležité vychytávky

Jako obrovskou přidanou hodnotu systému vnímá vedení společnosti Přehledové šablony. Filip Kochannyj-Goralčuk, hlavní analytik implementace a QMS Manager, říká: „Přehledové šablony jsou velmi efektivní prostředek pro vytvoření vlastních pohledů na uložená data. Tyto šablony si navíc vytváříme sami, bez nutnosti využívat programátorské kapacity dodavatele."

V rámci modulu Servis se dále implementují další funkcionality rozšiřující možnosti přístupu do systému z mobilních zařízení – HELIOS Mobile, rozhraní optimalizované pro systémy Android a IOS a synchronizace se systémem MS Exchange.

Petr Kolda
Vedoucí odd. realizace zakázek, Simac Technik ČR, a.s.

Simac Technik ČR, a.s.

Simac Technik ČR je dceřinou společností nizozemského holdingu Simac Techniek N.V., který působí na evropském trhu IT. V ČR působí od roku 1994 a patří mezi přední tuzemské integrátory v oblasti návrhu, budování a servisního zabezpečení infrastruktury informačních a komunikačních technologií, správy sítí a zálohování dat. Simac Technik ČR je technologicky nezávislý systémový integrátor poskytující služby v ICT prostředí. Je mimo jiné AVAYA Platinum Partner, Cisco Silver Partner, HP NetApp Silver Partner, HP Silver Server & Storage Specialist a VMware Enterprise Solution Provider.