Být na pozici projektového manažera nebylo nikdy snazší. V dnešní době existuje mnoho nástrojů a softwarových aplikací, které vám usnadní práci. Řízení jednotlivých projektů už není o vyplňování tabulek v Excelu, sepisování reportů a dělání si poznámek na papír. Mějte přehled a uchovávejte všechny informace na jednom místě. Co by měl zvládnout software pro efektivní řízení projektů?

Tabulkám už odzvonilo

Mnoho organizací si ztěžuje práci tím, že používá primárně excelové tabulky, které se následně snaží propojit s jinou aplikací. Přepisování dat a evidence jednotlivých informací na vícero místech vás však v tomto případě stojí zbytečnou námahu i čas, nehledě na to, že výsledné výstupy se mohou lišit. Softwarové aplikace nabízí komplexní řešení.

Výhody softwaru pro řízení projektů

Plánování jednotlivých úkolů a projektů v softwarové aplikaci přináší řadu výhod. Mezi ty nejzákladnější patří:

• kompletní přehled nad plněním úkolů,
• efektivní rozdělování práce na základě aktuálních kapacit,
• přehled o finančním plnění a finančním toku,
• automatizace procesů,
• eliminace chybných dat způsobených lidským faktorem,
• maximalizace efektivity workflow,
• minimalizace času řízení projektů.

Online vs. offline

Jednotlivé výhody softwarových aplikací ocení nejen projektoví manažeři, ale i zaměstnanci – zejména ti, kteří pracují na dálku. Díky online prostředí můžete rychle komunikovat, aniž byste sháněli kolegu po budově. Zároveň můžete přidávat k úkolům komentáře, chatovat a měnit termíny. Protože softwarové aplikace fungují na bázi uložiště v cloudu, je možné do nich nahrávat soubory a přílohy. Konec poznámkovým blokům a pátrání v paměti po tom, co že vám to kolega říkal.

Jaká je praxe?

Většina softwarových aplikací je dnes dostupná na webovém rozhraní i v mobilní verzi. Přístupy mají projektoví manažeři, kreativci, programátoři i řadoví zaměstnanci. Mnoho aplikací nabízí na první týdny nebo měsíc užívání zdarma, abyste si v praxi vyzkoušeli, jak vám daný systém bude sedět. Můžete volit mezi českými poskytovateli nebo ryze zahraničními, což může mít tu nevýhodu, že každý zaměstnanec nemusí rozumět cizímu jazyku nastavenému v aplikaci.

Nejpoužívanější software pro řízení projektů

Mezi nejpoužívanější software pro projektové řízení patří například:

• Freelo
• Lamael
• BaseCamp
• Trello
• Teamwork Project
• MeisterTask
• ProofHub
• Adobe Workfront
• LiquidPlanner
• Asana

Nejkomplexnější aplikací je software Basecamp. Oproti tomu uživatelsky jednoduché Trello je systém formou „to-do listů“, který snadno nahradí nástěnku a poznámky na papíře nebo flipchartu.

Podle čeho vybrat správný software?

Zmiňované aplikace jsou vhodnější spíše pro menší firmy. Velké firmy nebo korporáty budou pravděpodobně vyhledávat funkční řešení na míru. Obecně na výběru software bude mít vliv:

• velikost vaší firmy,
• počet zaměstnanců,
• komplexnost informační infrastruktury,
• množství interních procesů,
• agilní metodika firmy.

Úvodní obrázek: Unsplash.com